INTESA, società del gruppo IBM, ha firmato un accordo triennale con BENNET per la fornitura di servizi di gestione documentale e conservazione a norma dei documenti aziendali.
L'accordo consolida il rapporto esistente fra BENNET e INTESA, che già gestisce il collegamento con i fornitori di BENNET tramite i servizi di EDI.
Il Gruppo BENNET rappresenta uno degli operatori più importanti nell'ambito della grande distribuzione organizzata del Nord Italia.
Nasce nel 1964 a Como e dopo aver consolidato la sua presenza in maniera forte in Lombardia, si espande in Piemonte, in Emilia Romagna, in Veneto, in Friuli Venezia Giulia e in Liguria.
La leadership europea del gruppo è confermata dalla costante crescita degli ultimi anni: oltre 7.500 persone, 48 ipermercati in Italia, 29 gallerie commerciali con più di 800 negozi, un giro di affari di circa 1.500 milioni di euro.
Nell'ottica di costante rinnovamento e miglioramento dell'efficienza aziendale, BENNET aveva espresso l'esigenza di:

• gestire in modo elettronico i documenti aziendali (ciclo attivo, ciclo passivo, documenti provenienti da spool a altri), organizzandoli secondo un flusso che ne consentisse la consultazione semplice ed immediata da parte di tutte le funzioni;
• archiviare e conservare a norma di legge la documentazione valida ai fini fiscali, creando un collegamento fra i documenti archiviati elettronicamente e il sistema gestionale.

INTESA ha proposto a BENNET una soluzione articolata su due componenti applicative:

• gestione Elettronica dei Documenti con piattaforma presso la sede del cliente (come da richiesta dallo stesso)
• conservazione a norma dei documenti in servizio presso INTESA incaricata, come terza parte fidata, di gestire l'archiviazione a norma dei documenti informatici, interfacciata con il prodotto di gestione documentale.

I vantaggi immediati per il cliente sono:

• eliminazione dei costi di stampa
• miglioramento della qualità e della disponibilità delle informazioni
• facile integrazione con le applicazioni aziendali esistenti
• integrazione con firma digitale e servizi di CA per l'adempimento delle norme sull'Archiviazione Ottica Sostitutiva
• aggiornamento costante in linea con le normative di legge
• eliminazione del tempo dedicato all'archiviazione e alle successive ricerche
• recupero degli spazi destinati agli archivi - drastica riduzione dei costi relativi alla sicurezza della conservazione dei documenti.

Il progetto prevede:

• L'installazione della piattaforma di Gestione Documentale presso il cliente.
• La definizione della tipologia di documenti che saranno gestiti dal sistema e dei flussi documentali.
• L'interfacciamento della piattaforma di Gestione Documentale presso il cliente con il servizio di Conservazione a norma erogato da INTESA.
• La formazione del personale tecnico del cliente e degli utenti del sistema.

Affidabilità e competenza: sono queste le chiavi del successo di INTESA nel progetto BENNET. Una solidità tecnica già dimostrata a BENNET nella gestione del servizio EDI, unita alle competenze specifiche di INTESA in campo normativo, per ciò che concerne espressamente l'area della firma digitale e della conservazione a norma.
In qualità di Certification Authority INTESA è infatti in grado di garantire a BENNET un presidio anche futuro in questo settore, nonché un adeguamento puntuale e costante del sistema del cliente alle normative in costante trasformazione.
La proposta di INTESA a BENNET di un sistema di Gestione Documentale di profilo elevato ma con un buon rapporto costo/beneficio è stata resa possibile dall'ottimo lavoro di team svolto con il partner Top Consult.
Infine BENNET ha apprezzato in modo particolare la flessibilità dimostrata da INTESA nell'elaborare una soluzione mista (parte in House presso il cliente e parte in service); anche la consulenza fornita da INTESA in merito a problematiche specifiche del settore della Grande Distribuzione Organizzata è risultata gradita a BENNET.