Archiviazione elettronica
L'Archiviazione elettronica è il "processo di memorizzazione, su un qualsiasi supporto idoneo, di documenti informatici, anche sottoscritti, (...), univocamente identificati mediante un codice di riferimento, antecedente all'eventuale processo di conservazione" (articolo 1, comma 1, lettera g) della delibera CNIPA); l'archiviazione elettronica non è obbligatoria ma eventuale e antecedente alla procedura di conservazione.
Dà luogo ad una procedura libera non tipizzata, ossia non soggetta a particolari modalità operative.

Conservazione a Norma
La Conservazione a norma, o archiviazione sostitutiva di documenti informatici, è il processo che presuppone la memorizzazione, su supporti ottici o altri idonei supporti, dei documenti ed eventualmente anche delle loro impronte e che termina con la sottoscrizione elettronica e l'apposizione della marca temporale sull'insieme dei documenti o su un'evidenza informatica (ossia una sequenza di bit oggetto di elaborazione informatica) contenente l'impronta o le impronte dei documenti o di insiemi di essi (articolo 3, comma 2, del D.M.)
In base alle suddette definizioni, il processo di conservazione differisce da quello di archiviazione sia dal punto di vista tecnico sia per le garanzie, civilistiche e tributarie, che offre.
Il processo di conservazione, a differenza di quello di archiviazione, consente la tenuta nel tempo (almeno dieci anni) dei documenti e delle scritture contabili, circostanza essenziale a fini probatori, di opponibilità ai terzi e ai fini del controllo.

Fattura Elettronica
Il D.M.23 gennaio 2004 definisce le modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici validi ai fini tributari e alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto.
Per Fattura Elettronica si intende il documento informatico, predisposto in forma elettronica, secondo specifiche modalità che garantiscono l'integrità dei dati contenuti e l'attribuzione univoca del documento al soggetto emittente, senza necessità di provvedere alla stampa su supporto cartaceo.
Più precisamente, l'emittente deve assicurare:

• l'attestazione della data
• l'autenticità dell'origine
• 'integrità del contenuto.

Tali requisiti sono rispettivamente garantiti mediante l'apposizione su ciascuna fattura, ovvero sul lotto delle fatture destinate ad un unico soggetto, "del riferimento temporale e della firma elettronica qualificata dell'emittente (...)" (articolo 21, comma 3, quinto periodo, del dPR n. 633 del 1972)

Memorizzazione
La Memorizzazione è il "Processo di trasposizione su un qualsiasi idoneo supporto, attraverso un processo di elaborazione, di documenti analogici o informatici,..."(articolo 1, comma 1, lettera f) della delibera CNIPA)