Cassetto fiscale, fatturazione elettronica e gestione integrata
Come digitalizzare le fatture elettroniche e gestire la loro conservazione attraverso un processo dinamico e snello.
Con l’entrata in vigore, nel 2019, dell’obbligo della fatturazione elettronica ai sensi della legge 27 dicembre 2017 n. 205, tutte le aziende, anche private, si sono trovate a dover gestire una situazione innovativa e per certi aspetti anche critica, con la necessità di organizzarsi direttamente o tramite un intermediario per l’emissione e la ricezione di tutte le fatture elettroniche.
Dopo diversi mesi di attuazione della normativa si sono verificate alcune criticità relative alla conciliazione della trasmissione delle fatture elettroniche e del relativo obbligo di conservazione a norma.
In ambito privato, infatti, vige l’obbligo della conservazione delle fatture attive e passive ai sensi D.M. del 17/06/2014 (Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici e alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto – articolo 21, comma 5, del Decreto Legislativo n. 82/2005).
La conservazione dei documenti informatici è un tipo di processo in grado di fornire piena validità legale ai suddetti documenti, similmente ai documenti originali cartacei. Ciononostante, alcune fatture specifiche non seguono l’iter normale. Più precisamente si tratta delle c.d. Finc nonché (in alcuni casi anche) le fatture passive che non vengono recapitate dal Sistema di Interscambio (SdI) al destinatario o all’intermediario di riferimento.
Con la locuzione Finc si vuole identificare quelle fatture attive emesse in nome e per conto da un soggetto terzo. Nell’altro caso sopracitato, il Sistema di Interscambio procede a rendere le fatture disponibili direttamente cassetto fiscale ossia il portale fatture e corrispettivi gestito dall’Agenzia delle Entrate senza recapitarle successivamente al destinatario.
Si tratta di un servizio on line dell’Agenzia delle Entrate che consente la consultazione delle proprie informazioni fiscali nonché di compiere alcune operazioni comuni, quali a mero titolo esemplificativo: dati delle dichiarazioni fiscali, oppure dei versamenti effettuati tramite F24 e F23, o ancora relativi agli studi di settore.
Risulta di immediata evidenza la difficoltà che possono incontrare coloro che hanno demandato la gestione delle fatture ad un intermediario e questi non ha la possibilità di inviare questa documentazione in conservazione perché il Sistema di Interscambio non recapita le fatture per i motivi sopracitati.
Compresa la problematica sono analizzate di seguito le modalità con cui attuare varie soluzioni.
Il servizio creato ad hoc per questa tipologia di casistica prevede la definizione di un soggetto terzo che può essere uno studio di commercialisti, o la persona che più si ritiene adeguata al tipo di operazione, con il compito di recuperare le fatture direttamente dal cassetto fiscale e successivamente inviarle in conservazione.
Il servizio tiene conto dei limiti normativi di gestione e accesso ai dati in quanto le informazioni rilevanti ai fini IVA di un soggetto passivo, nel momento in cui vengono messe a disposizione dall’Agenzia delle Entrate possono essere consultate dal soggetto stesso o da un intermediario purché esplicitamente delegato. Pertanto, qualora il privato non disponga, personalmente, di adeguati mezzi a disposizione per svolgere questa attività, può delegare una figura terza al recupero della fattura elettronica al fine di poterla mettere in conservazione.
Tale servizio a valore aggiunto è già offerto da alcuni Commercialisti che, in collaborazione con Intesa (Gruppo IBM), rendono disponibile ai propri assistiti una tipologia d’offerta integrata, volta a semplificare e rendere più celere la gestione della fatturazione elettronica coadiuvando i privati nel recupero delle fatture e nell’inoltro delle stesse in conservazione, in conformità alla normativa vigente.
