Dematerializzazione e conservazione dei documenti digitali

28 ottobre 2016

Sei criteri per scegliere la cassaforte digitale dei tuoi documenti aziendali.

In seguito al crescente volume di informazioni elettroniche, le imprese si scontrano quotidianamente con una serie di questioni relative alla produzione di informazioni digitali e alla loro conservazione nel rispetto dei vincoli normativi.Le aziende hanno ormai compreso i benefici della dematerializzazione e si stanno attrezzando opportunamente per poter affrontare il passaggio dall’analogico al digitale. In alcuni casi, come ad esempio per alcuni documenti con valenza fiscale, non si tratta più nemmeno di una scelta ma di un adeguamento normativo a cui le imprese si sono dovute di fatto adeguare.

Conservazione

Si pensi ad esempio alle fatture emesse verso la Pubblica Amministrazione, che in Italia devono essere esclusivamente emesse in formato elettronico sin da aprile 2015. Non si tratta di semplici documenti in formato pdf allegati ad una mail ma di fatture elettroniche compilate secondo un linguaggio standard (XML PA), firmate digitalmente da chi le ha emesse e obbligatoriamente conservate in formato digitale, a fini fiscali.

Importanti cambiamenti sono però attesi anche in ambito B2B. Dal 1° gennaio 2017, infatti, le imprese potranno scambiarsi fatture in formato elettronico tramite il Sistema di Interscambio (SdI) già utilizzato per le transazioni che riguardano la PA. Se nel 2015 il numero di fatture scambiate in formato elettronico tra imprese è stato di circa 80 milioni, ovvero il 6% dell’1,3 miliardi di fatture scambiate ogni anno 1, è quindi lecito credere che tali valori potranno ulteriormente crescere a partire dai primi mesi del prossimo anno.

La gestione di questi flussi informatici porta ulteriormente in evidenza il problema di come conservare adeguatamente i documenti digitali; le aziende si troveranno ad affrontare sfide tecniche, finanziarie ed organizzative nel tentativo di implementare soluzioni di archiviazione elettronica, con particolare focalizzazione verso i documenti che hanno valenza fiscale e per cui viene richiesta la conservazione obbligatoria di 10 anni.

Ma come si sceglie un adeguato soggetto terzo a cui affidare la responsabilità della conservazione, che assicuri una corretta gestione dei pacchetti di versamento e dei pacchetti di archiviazione secondo le modalità descritte nella normativa e quindi declinate nel Manuale della Conservazione?

ilPuntoDiVista

 

[1] Fonte: Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione, Politecnico di Milano.
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