Fatturazione elettronica, ciclo passivo: più controllo grazie al digitale
Ottimizzare il ciclo passivo attraverso l’impiego di adeguati strumenti IT.
Parlando di fatturazione elettronica (e-invoicing, ndr) la prima precisazione da effettuare è la differenza tra ciclo attivo e ciclo passivo. Sono entrambi processi del ciclo amministrativo che da sempre attirano l’attenzione del Management aziendalenel quale è cresciuta la consapevolezza sui vantaggi offerti dalla gestione digitale di tali processi, oggi non più limitata al semplice saving garantito dall’eliminazione della carta. Monitoraggio degli ordini, verifiche sul venduto, sulle spedizioni e sui resi (ciclo attivo), così come analisi sugli acquisti, verifiche dei listini, delle consegne e del livello di servizio dei fornitori (ciclo passivo), senza tralasciare tutto il tema della gestione dei pagamenti, sono alcune delle principali leve adottate oggi dalle aziende per portare efficienza alla gestione del ciclo “order-to-pay”.
Secondo una recente indagine condotta dagli Osservatori Digital Innovation del Politecnico di Milano, il transato elettronico in ambito B2B in Italia (eCommerce B2B, ovvero le relazioni di business tra aziende operate grazie all’ausilio di strumenti elettronici) nel 2016 è stato di € 310 Mld, registrando un +19% rispetto all’anno precedente seppur sia solo il 14% del totale delle transazioni B2B nazionali (€ 2.200 Mld), la stragrande maggioranza gestite secondo modalità analogiche che limitano le possibilità di azione sulle leve del business sopra citate. Sono evidenti quindi gli enormi spazi di crescita in termini di efficienza per il mercato italiano.
Tornando alla fatturazione elettronica ed al ciclo attivo, esso è parte della relazione tra azienda e clienti ed è il processo su cui tipicamente l’azienda riesce ad esercitare maggior controllo. Negli ultimi anni i servizi di fatturazione elettronica per il ciclo attivo hanno fatto registrare tassi di adozione crescenti, anche grazie all’obbligo di fatturazione elettronica verso le Pubbliche Amministrazioni. Oggi, le soluzioni IT disponibili hanno raggiunto elevati livelli di solidità, efficienza, integrazione e scalabilità.
Diversamente, il ciclo passivo rappresenta ancora il maggior grattacapo amministrativo per moltissime aziende. Tale fenomeno è principalmente riconducibile alla natura frammentata del processo e alle innumerevoli relazioni che l’azienda ha costruito con i propri fornitori. Ma è anche l’ambito nel quale sono possibili significativi recuperi di costi ed efficienza, e ove condivisibili con i fornitori le informazioni sullo stato di lavorazione delle fatture, diventa uno strumento di relazione più ampia e solida con le controparti.
La gestione elettronica del ciclo passivo permette l’acquisizione di documenti e dati per la registrazione contabile, nonché la loro riorganizzazione per finalità di business. I documenti, indipendentemente dal loro formato (elettronico, telematico, cartaceo, ecc.) o dal canale di trasmissione (posta, email, EDI, portali, ecc.) vengono acquisiti, controllati e trasformati nei formati necessari a popolare le piattaforme gestionali. È quindi possibile operare sia in modalità multicanale che multiformato.
Grazie all’impiego di sistemi per la gestione documentale elettronica del ciclo passivo, è possibile definire ogni singolo legame con i fornitori e seguire attentamente i relativi workflow: dagli ordini, alle fatture, dai documenti di trasporto, ai fogli di lavoro e alle scritture contabili, passando per le bolle di spedizione. Il processo digitalizzato consente di effettuare ricerche mirate e trovare anche il dettaglio di una singola fattura in pochi secondi perché tutti i passaggi sono tracciati. Il tracking end-to-end diviene pertanto una leva imprescindibile per il monitoraggio ed il controllo del business o in caso di audit. Inoltre non va certo tralasciata la dematerializzazione degli archivi aziendali: di fatto ogni documento che nasce o entra in azienda già digitale costituisce il “pivot” per innescare processi digitali end-to-end coinvolgendo i partners in ottica di “azienda estesa”.
Molte aziende scelgono di gestire il proprio ciclo passivo di fatturazione elettronica in outsourcing. Si tratta di una practice diffusa che, nella maggior parte dei casi, è dettata dalla volontà di dotarsi di competenze ed infrastrutture ICT certe, che consentano di massimizzare gli investimenti in strumenti digitali, ottimizzare l’efficienza di business e tutelare il patrimonio di documenti aziendali nel tempo. La gestione digitale della documentazione relativa al ciclo passivo consente infatti l’accesso alla conservazione elettronica a norma di legge, che garantisce piena validità legale ai documenti fiscali secondo quanto previsto dalla normativa vigente.
