Fatturazione Elettronica: una nuova speranza

Come scegliere lo standard di fatturazione elettronica giusto per le proprie esigenze? Una chiave di lettura ‘prospettica’ per cogliere un’opportunità e far crescere il proprio business.

L’A-B-C della Fatturazione Elettronica

Essere “compliant” con l’obbligo di emissione di Fatturazione Elettronica (da 1 gennaio 2019, per praticamente tutte le imprese italiane), lo abbiamo letto e in molti casi lo abbiamo anche comprovato direttamente confrontandoci con il mercato, non presenta particolari difficoltà: l’offerta sul mercato è ampia e la soluzione abbastanza “chiara”, la compliance è assicurata! Per fare un buon progetto, quindi, basta porre attenzione ai costi e all’efficacia del servizio nel suo insieme: vuoto per pieno, si fa fatica a non cadere in piedi.

Assicurare la compliance normativa della Fatturazione Elettronica, però, è un po’ come essere un pesce rosso che si trasferisce a Parigi: cambia poco e la boccia rimane la stessa. Per fortuna non siamo pesci rossi e a Parigi qualcosina di bello da vedere c’è: un’occasione persa. Certo, ma solo se so che Parigi è Parigi, altrimenti l’occasione persa non la si coglie neanche. Seguendo questa logica, quindi, verrebbe da dire che quando per la Fatturazione Elettronica prevale l’approccio “compliance-only”, probabilmente le opportunità vere non sono conosciute. Provo allora a renderle evidenti attraverso una chiave di lettura “prospettica” che parte dalle fondamenta di questa innovazione.

Basi solide, regole chiare: il progetto si può estendere

Alla base della Fatturazione Elettronica c’è lo standard. Infatti, fare una Fattura Elettronica non significa solo mandare un file via email senza usare la carta ma significa comporre un documento in formato elettronico strutturato secondo uno standard pubblico e condiviso (obbligato) e inviarlo a un Sistema Centrale (il Sistema di Interscambio) affinché proceda all’emissione della Fattura, gestendone il recapito e sancendone “indelebilmente” l’esistenza. Tutto questo processo ruota attorno all’XMLPA, lo standard già in uso per inviare le Fatture Elettroniche alla PA da alcuni anni, già pronto per essere applicato anche alle Fatture B2B.

Se lo standard è alla base della Fatturazione Elettronica, il vero “cuore” di questa innovazione sta però nelle “regole di funzionamento”: processo (come devo fare la Fattura Elettronica, che informazioni inserisco, come identifico il destinatario, ecc.), linguaggio (sintassi e semantica) e trasmissione (quale canale di trasmissione utilizzo, come garantisco la completezza dell’invio, ecc.). Queste “regole di funzionamento” si differenziano non poco da quelle che per anni hanno governato la Fatturazione “tradizionale”: sia quella cartacea, sia quella dei file pdf allegati a un’email. Queste regole prevedono la consapevolezza, da parte di mittente e fornitore, che si sta praticando una trasmissione in formato elettronico strutturato di informazioni di business. Una volta definite e condivise le regole (e l’obbligo fa esattamente questo: le impone chiaramente a tutti), il loro valore rimane inalterato anche modificando gli elementi specifici che le costituiscono, come per esempio lo stesso standard. Infine, queste regole sono talmente “potenti” che possono essere applicate a qualsiasi documento del ciclo dell’ordine, non solo alla Fattura, per implementare modelli digitali e integrati.

Perché cambiare uno standard? Molto spesso non serve farlo ma a volte può capitare che emerga l’esigenza. Per esempio, l’XMLPA, alla base dell’obbligo di Fatturazione Elettronica in Italia, sarà presto affiancato da altri due standard, che in base alla normativa EU sugli appalti pubblici, non potranno essere rifiutati da nessuna PA europea. Questi standard, già identificati da una specifica commissione, sono entrambi basati su XML: il Cross Industry Invoice (CII) e l’XML Fattura sviluppato nell’ambito del progetto PEPPOL (Pan European Public Procurement On Line – per semplicità, lo chiamerò nel seguito “XML PEPPOL” anche se sarebbe più corretto definirlo “UBL PEPPOL”).

Da gennaio 2019, quindi, in Italia diventa obbligatorio fare le Fatture in standard XMLPA e poco dopo, da aprile dello stesso anno, entra in vigora il regolamento EU che prevede che ogni PA Europea è “obbligata a non rifiutare” le Fatture Elettroniche ricevute in standard CII o XML PEPPOL.

Alternative a confronto

Alla luce di questa prospettiva, un’impresa convinta di voler digitalizzare il proprio B2B sfruttando l’occasione dell’obbligo di Fatturazione Elettronica potrebbe trovarsi di fronte a un dilemma: quale standard adottare? A mio modo di vedere, la risposta che preferisco è quella di costruire, in prospettiva, i propri processi di interfaccia sull’XML PEPPOL e, in parallelo, attivarsi al più presto per essere in grado di fare e ricevere Fatture in XMLPA, già da gennaio.

Provo a condividere il perché di questa posizione, attraverso un veloce confronto tra XML PEPPOL, XMLPA e CII.

XML PEPPOL vs XMLPA – XMLPA è lo standard italiano per il documento Fattura. Comodo e facile da leggere e interpretare anche nella visualizzazione “a codice” (i tag sono in italiano) ha il vincolo di essere uno standard “solo italiano” (vincolo molto sopravvalutato, in verità: nel mondo degli standard le codifiche non sono un grande problema e quella tra XMLPA e XML PEPPOL esiste già ed è anche in uso, per esempio in Emilia Romagna) e di coprire il solo documento Fattura. XML PEPPOL, invece, è un linguaggio che mappa più di una sessantina di documenti, tra i quali anche la Fattura, e nasce e si sviluppa in tutta Europa per essere uno strumento di supporto a tutte le relazioni B2B (in particolare verso la PA).

XML PEPPOL vs XML CII – Tra i due standard di Fattura per le PA scelti in EU, dal punto di vista tecnico e della copertura non esistono limiti: sono entrambi ottimi e validi standard, entrambi prevedono un ecosistema di più documenti (quindi sono estendibili all’intero ciclo dell’ordine, fino a toccare anche documenti molto peculiari). Nell’insieme, tuttavia, XML PEPPOL copre oggi un numero di documenti circa 3 volte superiore a quelli previsti dalla “famiglia” dei documenti CII ed è formalmente adottato e/o sostenuto in 16 paesi europei – tra cui l’Italia; si è aggiunta anche Singapore e da maggio di quest’anno anche la Germania. Se non ne uso nessuno e sono in un settore dove nessuno dei due è largamente diffuso, io preferirei l’XML PEPPOL. Infine, l’eventuale domanda “ma siamo proprio sicuri?” è comunque fuori contesto: tra questi due XML le dimensioni di compatibilità sono notevolissime.

A ulteriore sostegno dell’XML PEPPOL, va detto che in Italia è già attivo e utilizzato per Ordini, DDT e Fatture: tutto questo avviene in Emilia Romagna, dove gli Enti della Sanità e la Regione sono obbligati a gestire in questo modo – e già da alcuni anni – tutte le relazioni con i loro fornitori.

Aggiungo che XML PEPPOL è già in rampa di lancio per essere adottato come il linguaggio nella stessa PA italiana per la gestione degli ordini verso i fornitori, attraverso il “Nodo Smistamento Ordini” (NSO), l’equivalente “logico” del Sistema di Interscambio per gli Ordini. Il Nodo Smistamento Ordini è una struttura centrale, attualmente in fase di sperimentazione e abilita gli Enti Pubblici del nostro paese a inviare i propri Ordini ai fornitori. Infine, anche il SDI, da aprile, sarà in grado di gestire XML PEPPOL e CII (lo impone il regolamento EU – e questa interoperabilità è stata l’obiettivo del progetto eIGOR – eInvoicing GO Regional – progetto nazionale finanziato dalla Commissione Europea per abilitare il sistema di fatturazione elettronica italiano allo scambio di fatture conformi agli standard comuni europei; il progetto è stato coordinato da AGID e ha visto il coinvolgimento di Agenzia delle Entrate, Unioncamere, Infocamere, Intercent-ER e alcuni operatori privati).

Strumenti digitali, rivoluzione culturale

In questo crescendo di iniziative digitali, a mio modo di vedere XML PEPPOL sta iniziando a ricoprire un ruolo centrale e probabilmente strategico. Secondo me, è destinato a diventare “di fatto” uno dei più diffusi e condivisi standard per lo scambio in formato elettronico strutturato – in tutta Europa e non solo – dei documenti del ciclo dell’Ordine (Fattura compresa): una piattaforma ampia cn cui gestire le relazioni commerciali. Insomma, a guardare bene il set degli strumenti e degli orientamenti (più o meno forti) normativi oggi disponibili o in ultimazione, sembrerebbe proprio che la digitalizzazione nel ciclo dell’ordine sia finalmente destinata a diffondersi largamente.

Questo processo di DigitalB2BTransformation andrà progressivamente a modificare gran parte delle abitudini consolidate e presenti da anni nelle tradizionali procedure amministrative. Per esempio, in Fatturazione avrà sempre meno senso allegare pesanti documenti alle Fatture; non sarà più utile emettere le Fatture (solo) dal 27 del mese; un domani, forse, potrebbe addirittura perdere di significato il DDT – magari ripensando i processi che prevedono la Fatturazione accompagnatoria, naturalmente rigorosamente elettronica.

Su una base costituita da un linguaggio standard e condiviso, blindato da regole chiare e diffuse, con un po’ di spirito critico e qualche concessione alla fantasia è possibile provare a immaginare una visione prospettica. Si può quindi intravedere un “tessuto digitale”, nelle relazioni B2B, costituito dallo scambio di tutti i documenti del ciclo dell’ordine in formato elettronico strutturato (per “figurarcelo” non dovremmo pensare a documenti scambiati, ma a messaggi che si susseguono e si “completano” a vicenda, all’interno di un flusso di dati, un po’ come se fossero notifiche in un workflow), fortificato dall’uso intensivo di tool digitali e applicazioni Mobile per la gestione delle approvazioni, per il monitoraggio delle spedizioni, per la raccolta degli esiti di consegna “sul posto”, per la gestione dei pagamenti, ecc.

Questo scenario prevede inevitabilmente anche importanti cambiamenti organizzativi, culturali e di infrastrutture informatiche. L’attuale centralità del documento e degli archivi, nei processi “amministrativi”, inizierà ad essere affiancata – se non forse superata – dalla centralità del dato, dall’analisi del dato e dalla gestione delle informazioni (come è già successo e sta succedendo in altre aree gestionali, come per esempio nel marketing, nelle operations o nella logistica), a favore di nuove prassi e procedure di lavoro anche molto diverse da quelle attualmente esistenti. Se questo “futuro” sembra effettivamente credibile e potenzialmente interessante, allora non serve far altro che cominciare a costruirlo.