Fatturazione PA: la conservazione è obbligatoria

13 maggio 2015

Le PA, per la conservazione elettronica a norma di legge, potranno rivolgersi esclusivamente ai conservatori accreditati.

Nell’ambito del processo di fatturazione elettronica alla PA è ormai noto da tempo che tutte le fatture trasmesse dai fornitori alle amministrazioni pubbliche tramite il Sistema di Interscambio (SDI) dovranno essere obbligatoriamente conservate in modalità elettronica, secondo quanto disposto dall’art. 43 del Codice dell’Amministrazione digitale (CAD – D.Lgs. n. 82/2005).

Fatturazione PA: la conservazione è obbligatoria

Per quanto riguarda le PA, inoltre, tale obbligo è ribadito anche nell’Allegato C del DM n. 55/2013, dove si pone in evidenza che tra gli interventi da effettuare sulle procedure organizzative, le PA dovranno verificare anche il processo di conservazione adottato, realizzato in conformità a quanto disposto dal CAD e dalle Regole tecniche richiamate.
Nel contempo i fornitori dovranno fare altrettanto, sulla base della normativa generale e in particolare dell’art. 39 del DPR n. 633/1972, che stabilisce espressamente che le fatture elettroniche devono essere conservate in modalità elettronica, ai sensi del DMEF 17 giugno 2014.

Come è noto le PA, per la conservazione elettronica a norma di legge, potranno rivolgersi esclusivamente ai conservatori accreditati da parte dell’Agenzia per l’Italia Digitale ed iscritti quindi al relativo albo, mentre le aziende private potranno scegliere liberamente, pur sapendo che i conservatori accreditati garantiscono i requisiti di sicurezza ed aderenza alla normativa come appare evidente dal processo di accreditamento stesso.

Ad oggi la maggior parte dei 2 milioni di fornitori della PA e dei circa 40.000 uffici destinatari all’interno della stessa PA, si sono attrezzati o si stanno attrezzando per la parte di invio e ricezione della fattura elettronica. Molto pochi stanno già pensando alla fase di conservazione che, come da normativa del MEF, potrà essere effettuata entro la fine dell’anno successivo all’esercizio fiscale di partenza dell’obbligo.

Fatturazione PA: la conservazione è obbligatoria

Sulla base delle stime conosciute, le fatture inviate alla PA sono circa 60 milioni, il che significa che, considerando il ciclo attivo di fatturazione dei fornitori e il ciclo passivo delle PA, tra il 31 dicembre 2015 (per chi è partito a giugno 2014) e il 31 dicembre 2016 (per chi è partito a fine marzo di quest’anno) un volume di 120 milioni di fatture ogni anno dovrà obbligatoriamente essere conservato in modalità elettronica a norma di legge.
Questo delay tra l’emissione e la conservazione potrebbe far pensare che c’è del tempo davanti per organizzarsi. Ma siamo davvero sicuri che sia così?

Conservare a norma un documento fiscalmente rilevante e soggetto quindi ad audit da parte dell’Agenzia delle Entrate e della Guardia di Finanza, oltre che delle autorità costituite in eventuali giudizi, significa fare un processo in casa che garantisca tutti i requisiti di sicurezza e di affidabilità richiesti dalla normativa, nonchè assumersi il ruolo di responsabile della conservazione e garantire quanto richiesto dalla norma (art. 7 DPCM 3 dicembre 2013) per quanto riguarda i compiti di quest’ultimo. In alternativa occorre cercare il partner giusto cui affidare il processo, verificando con attenzione il contratto di outsourcing che occorre stipulare, le relative lettere di nomina o delega e le credenziali di affidabilità e sicurezza della piattaforma e dell’infrastruttura su cui i dati fiscali e legali dovranno essere conservati per almeno 10 anni. Dovranno inoltre essere definiti i processi tecnici per lo scambio dei dati tra produttore (l’azienda che emette o riceve la fattura elettronica) e conservatore, i metadati di ricerca e le modalità di consultazione ed esibizione delle fatture.

Lasciar trascorrere ancora troppo tempo tra la scelta della soluzione di invio allo SDI (canale PEC, upload su portali, ecc.)  delle fatture e la relativa conservazione che, ben inteso, può essere affidata anche a partner diverso rispetto a chi la invia, può non essere la scelta ottimale.

Il nostro consiglio è quindi di cominciare rapidamente a leggere la normativa sulla conservazione (DPCM 3 dicembre 2013), rendersi conto degli obblighi previsti ed effettuare con attenzione e tempestività la scelta su come svolgere o a chi affidare un processo che dovrà essere gestito per molti anni con una valenza legale, fiscale e probatoria assoluta.

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