GDPR: quali aspetti considerare nella scelta del software di gestione PEC
Le tue procedure aziendali di gestione della PEC sono conformi al GDPR?
La Posta Elettronica Certificata (PEC), come ben noto, permette di inviare un messaggio e-mail con lo stesso valore legale di una raccomandata con avviso di ricevimento. Essa è il mezzo di comunicazione più utilizzato dalle aziende per scambiare con terzi dati e documenti dal contenuto sensibile. Permette di:
- monitorare gli accessi;
- impedire la perdita volontaria o dolosa dei dati;
- sapere se una determinata comunicazione è stata presa in carico dal corretto destinatario;
questi possono sembrare aspetti prevedibili ma sono estremamente importanti, soprattutto quando si ha a che fare con documenti sensibili.
La PEC si differenzia dai canali tradizionali per il suo impiego nelle circostanze in cui è richiesta autenticazione, integrità dei dati e confidenzialità. Grazie alla PEC i documenti commerciali, legali o amministrativi possono essere gestiti in maniera pratica, veloce e sicura.
Con l’entrata in vigore del Regolamento europeo sulla protezione dei dati personali (GDPR) bisognerà prestare ancora più attenzione ai dati trattati. Il General Data Protection Regulation, infatti, prevede per tutte le aziende l’adozione di misure tecniche e organizzative in grado di tutelare i dati personali da trattamenti illeciti, tracciando gli accessi e le azioni svolte, garantendo contemporaneamente al proprietario dei dati la possibilità di richiederne lo scopo d’uso, la portabilità e la cancellazione.
Stando a questo nuovo Regolamento, gli strumenti come la webmail o i sistemi di gestione della posta tradizionale non sono più sufficienti a garantire la tutela e la protezione dei dati scambiati, tantomeno permettono di soddisfare i requisiti di Legge.
Dotarsi di uno software per la gestione delle PEC diventa, quindi, requisito essenziale per ottenere la conformità al regolamento GDPR in termini di:
- ricerca: identificare la presenza di dati personali e relativa ubicazione;
- gestione: avere sempre sotto controllo accessi e gestione dei dati;
- protezione: garantire sempre la sicurezza dei dati;
- reportistica: avere funzionalità che consentano sempre di esportare, cancellare i dati del richiedente/Cliente.
Sul mercato vi sono vari strumenti per la gestione delle comunicazioni via PEC che tengono in forte considerazione la tutela, la riservatezza, la pertinenza e la non eccedenza delle informazioni scambiate tramite posta elettronica. Essi garantiscono:
- accesso integrato con la sicurezza aziendale;
- log degli accessi;
- log delle azioni compiute;
- integrazione sicura con le procedure aziendali
- conservazione a norma di Legge dei documenti.
Alla luce di questi aspetti, è necessario scegliere accuratamente il software per la gestione della Posta Elettronica Certificata, anche al fine di rendere conformi al GDPR le procedure aziendali.
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