Guida alla fatturazione elettronica

16 ottobre 2018

Quali sono i passaggi preliminari con cui poter avviare il ciclo di fatturazione elettronica?

Il processo di fatturazione elettronica B2B, che diventerà obbligatorio per i privati titolari di partita IVA e per le imprese dall’ 1 gennaio 2019*, consiste nell’emissione, trasmissione e conservazione delle fatture in modalità digitale. Si parla di modalità digitale perché le fatture elettroniche sono dei file informatici redatti in formato XML (eXtensible Markup Language). Questi dovranno rispettare i requisiti di autenticità, integrità e leggibilità dal momento in cui vengono emessi fino al termine del periodo di conservazione digitale a norma (10 anni).

La fatturazione B2B si differenzia dalla fatturazione B2C e dalla fatturazione PA:

  • La fatturazione B2B, come detto, riguarda le fatture emesse tra privati titolari di partita IVA. Dal 1° gennaio 2019 sarà obbligatoria per tutte le imprese, ad eccezione dei contribuenti che rientrano nei regimi dei minimi o nel regime forfettario e di chi intrattiene relazioni di scambio con l’estero;
  • La fatturazione PA riguarda tutte le fatture emesse verso la Pubblica Amministrazione;
  • La fatturazione B2C, rappresenta la fatturazione verso il consumatore finale. Anche in questo caso persiste l’obbligo di fatturazione elettronica.

Per poter avviare questo processo è utile seguire i seguenti passaggi preliminari:

Innanzitutto, è necessario definire il canale di trasmissione su cui ricevere i file XML ed inviare la richiesta di accreditamento allo SdI (Sistema di Interscambio), tramite la registrazione del proprio codice destinatario o indirizzo PEC sul sito dell’Agenzia delle Entrate. Nel caso in cui si scelga di delegare ad un intermediario l’emissione e ricezione delle fatture, si dovrà registrare il codice destinatario dell’intermediario stesso.

In seguito, si dovrà, da un lato, comunicare il proprio codice destinatario o il codice destinatario del proprio intermediario ai propri clienti e fornitori, dall’altro, richiedere il codice destinatario o indirizzo PEC ai propri clienti o fornitori.

Oltre alla definizione dei canali, è fondamentale verificare che il proprio sistema gestionale/ documentale sia predisposto alla raccolta dei dati necessari per la fatturazione elettronica B2B e alla generazione di file XML (dal momento che le fatture dovranno possedere questo formato). Nel caso in cui il sistema non supporti la generazione di XML ci si può dotare di un software di conversione o si può delegare questa operazione ad un intermediario, che si occuperà dell’emissione delle fatture elettroniche.

A seguito di questa scelta si dovrà definire la modalità di comunicazione con lo SdI: diretta, nel caso in cui il processo di fatturazione elettronica venga gestito in house. In questo caso è necessario attivare un proprio canale di comunicazione con il Sistema di Interscambio, o indiretta, nel caso in cui ci si avvalga del servizio offerto da un intermediario.

Ricordiamo, inoltre, che nel caso in cui ci si trovi a gestire relazioni con l’estero ci si deve assicurare di possedere un sistema di gestione multicanale, in grado di gestire sia l’invio di fatture elettroniche dello SdI, sia su altri canali.

Come ultimi passaggi per completare le operazioni preliminari possiamo suggerire: la predisposizione di un apposito registro sezionale all’interno del quale inserire tutte le fatture elettroniche, numerate in ordine cronologico e l’adozione di soluzioni di gestione per quanto riguarda la conservazione digitale a norma, che come ricordiamo è obbligatoria.

Completate le configurazioni necessarie, è possibile procedere con il processo di fatturazione elettronica, che, soprattutto nel caso di alti volumi di fatture, può essere affidato ad un partner tecnologico. Il ricorso ad un intermediario certificato risulta infatti un’ottima soluzione per una gestione sempre conforme con le normative e per lo snellimento del ciclo di fatturazione (sia attivo che passivo), dal momento che sarà l’intermediario stesso ad occuparsi della gestione dell’intero processo di fatturazione elettronica: dall’emissione, all’apposizione della firma e marca temporale, alla trasmissione allo SdI, fino alla ricezione delle notifiche dallo SdI ed alla conservazione a norma.

* Fonte: www.agenziaentrate.gov.it

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