I vantaggi della Conservazione a norma PEC

4 agosto 2016

Perchè bisogna Conservare a norma la Posta elettronica Certificata?

La Posta Elettronica Certificata (PEC) consente di attribuire ad una email, inoltrata e ricevuta attraverso gestori PEC, nel rispetto di determinati requisiti tecnico/normativi, lo stesso valore legale di una raccomandata con avviso di ricevimento tradizionale garantendone il non ripudio.

L’obbligatorietà delle comunicazioni tra imprese e pubblica amministrazione, esclusivamente via posta elettronica certificata (PEC) entrata in vigore dal 1º luglio 2013, e l’utilizzo sempre più intenso anche nei rapporti tra privati, comporta la necessità di gestire il processo di conservazione dei messaggi PEC evitandone le dispersioni, le alterazioni e la mancata rintracciabilità.

Nell’ordinamento giuridico non esistono delle norme specifiche sulla conservazione a norma della Posta Elettronica Certificata. Questa tematica è trattata in generale dal Codice dell’Amministrazione Digitale (Decreto Legislativo n.82 del 2005 e successive modificazioni) e dalle relative Regole Tecniche sui sistemi di conservazione (DPCM 3 dicembre 2013), i quali definiscono i requisiti da rispettare necessariamente nel caso di conservazione dei documenti informatici.
Con la pubblicazione da parte dell’Agenzia per l’Italia Digitale delle “Linee guida sulla conservazione dei documenti informatici ” è stato modificato l’approccio sul tema della conservazione, con particolare riferimento alla Posta Elettronica Certificata.

Secondo la normativa vigente “il documento informatico è la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti”, quindi è senz’altro errato considerare soltanto il formato PDF come un documento digitale giuridicamente rilevante. Anche secondo il Codice dell’Amministrazione Digitale, la definizione di documento informatico va interpretata considerando come informatico “ogni atto”, purché abbia le caratteristiche minime indicate dal decreto stesso, per tale ragione anche una email, un tracciato record, un database, una PEC, sono da considerarsi documenti informatici a tutti gli effetti.

Secondo le Regole Tecniche, per poter identificare pienamente un documento come informatico, occorre dapprima garantirne il rispetto delle caratteristiche di origine e autenticità, di integrità, di affidabilità, di leggibilità e di immodificabilità; caratteristiche tali da garantire nel tempo il valore legale del documento stesso, e ciò può essere assicurato attraverso un processo di conservazione elettronica a norma di legge.

Il documento informatico assume la caratteristica di immodificabilità se generato in modo tale che sia la forma che il contenuto non siano alterabili durante le fasi di tenuta e accesso, ne deve quindi essere garantita la staticità nella fase di conservazione. In sintesi la corretta produzione di un documento informatico presuppone al contempo un’attenta e precisa valutazione delle norme in tema di conservazione; anche la PEC, in quanto documento di natura informatica, non può essere esente da tali considerazioni.

In ambito non prettamente informatico ma in generale civilistico, l’art. 2214 del codice civile prevede l’obbligo di conservazione delle scritture contabili e della corrispondenza aziendale. È ragionevole affermare che la corrispondenza aziendale includa anche la PEC, alla cui conservazione va posta particolare attenzione per lo specifico valore di prova legale attribuitole dalla legge, che può diventare determinante per l’azienda in caso di contenzioso, accertamenti tributari, procedure concorsuali, e così via.

Al fine della massima garanzia occorrerebbe conservare la “ricevuta di consegna completa” in quanto contenente tutti gli elementi atti a garantirne l’opponibilità a terzi del messaggio e dei suoi attributi nel tempo, ovvero il messaggio inviato, la ricevuta, la firma elettronica e il file daticert.xml che riporta al suo interno tutte le informazioni rilevanti del messaggio PEC (identificativo ID del messaggio PEC, data e ora di consegna e soggetto che ha spedito la PEC).

Conservare correttamente i messaggi di Posta Elettronica Certificata è essenziale: per tale ragione bisogna affidarsi ad un Certificatore e al contempo Conservatore. Esso ha l’obbligo di tenere traccia delle informazioni che viaggiano attraverso il canale PEC e parallelamente garantire la conservazione del tempo di tali informazioni (log) e di tutti gli elementi rilevanti ai fini legali (messaggio e ricevuta). Per far fronte al meglio a questa esigenza con la certezza di aver adottato un processo tecnologico conforme alla normativa e ai massimi livelli di sicurezza è sicuramente opportuno identificare e scegliere un Certificatore e Conservatore Accreditato. In tale ambito, Intesa, dispone di un servizio specifico, erogato in outsourcing, in grado di soddisfare le esigenze dei propri clienti. Al link è possibile visionare le caratteristiche del servizio.

La conservazione elettronica a norma di legge dei messaggi PEC e delle ricevute consente di gestire in completa sicurezza la corrispondenza certificata e il suo utilizzo, non solo in relazione alla certificazione del momento della consegna del messaggio, ma nell’ottica della garanzia di inalterabilità delle informazioni e del loro valore legale nel tempo.

FONTE: AgID

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