Il risveglio (Digitale) della Fatturazione

11 giugno 2018

Che cosa significa per le imprese l’obbligo di Fatturazione Elettronica B2B? Perché può portare vantaggi intriganti se affrontato con consapevolezza? Quali opportunità si celano nei tracciati strutturati e come evolveranno?

La regola “processo che vince non si cambia” vale anche e soprattutto nel business. E’ così che alcuni processi sono rimasti immutati per lungo tempo, forti della comprovata efficacia dimostrata in anni di onorato servizio. Ne è un esempio la gran parte dei processi amministrativi: complessi da impostare, costretti da obblighi e variazioni normative tutt’altro che orientate a creare valore, quasi meccanici nella loro esecuzione, ma solo una volta “trovato il ritmo”. Su questi processi hanno dominato spesso le due regole d’oro di ogni attività rilevante, ma che non contribuisce direttamente alla creazione di valore per il business: “fanno tutti così” e “ha sempre funzionato bene”.

Uno di questi processi è quello di Fatturazione, attiva o passiva, che più o meno in quasi tutte le organizzazioni viene ancora gestito secondo modelli troppo spesso tradizionali, poco “digitali” se non addirittura “filo-cartacei”. L’Amministrazione, in effetti, nelle imprese ha spesso una curva evolutiva caratteristica: comincia con pochi documenti, la cui mole a poco a poco cresce fino a saturare il tempo delle persone che li gestiscono. A questo punto la soluzione più semplice è introdurre nuove persone che però spesso finiscono col fare data entry, trovare collegamenti tra Fatture e Ordini o DDT, e così via. Ed ecco come si sono accumulati gli anni di onorato servizio, appunto: più o meno tutti fanno così e in fondo ha sempre funzionato bene.

Qualcosa, tuttavia, sta per cambiare: profondamente, almeno quanto il quadro appena descritto ricalca effettivamente l’esperienza di molte imprese. A provocare una rivoluzione in questo sistema sarà l’obbligo di Fatturazione Elettronica B2B (tra privati) previsto per l’1 gennaio 2019. Per leggere correttamente questo obbligo (le cui prime evidenze sono previste già per luglio 2018 per i subappalti nella PA e per la vendita di benzina e diesel) è prioritario quanto opportuno inquadrarlo nella corretta prospettiva.

 

Partiamo dagli elementi di breve.

Tanto per cominciare, osserviamo che l’obbligo insiste sull’emissione delle Fatture. Occorrerà dunque produrre Fatture in formato elettronico strutturato, in particolare in XML_PA (quello già in vigore per le Fatture Elettroniche alla PA), e farle transitare attraverso il Sistema di Interscambio (SdI) di Agenzia delle Entrate e Sogei. In questo modo, le Fatture emesse avranno effettivo valore fiscale. Ancora più chiaramente: esclusivamente le Fatture emesse in questo modo (nessun’altra forma sarà ammessa), avranno effettivo valore fiscale. Come si emetteranno? Quando? Ancora tra il 27 e il 30 del mese? Ha senso mantenere le attuali prassi e abitudini per produrre le nuove Fatture Elettroniche? O è probabile che emergeranno nuove dinamiche di Fatturazione? Per rispondere bisognerà attendere e “stare a vedere”.

Nonostante l’obbligo insista sull’emissione, tuttavia, è lecito attendersi che l’impatto più drastico sarà sul Passivo e quindi sulla ricezione delle Fatture. Dal primo di gennaio, infatti, tutte le fatture ricevute in Italia saranno quasi esclusivamente in formato elettronico strutturato XML_PA, fatta eccezione per le sole fatture emesse dall’estero. Diventa dunque prioritario per le organizzazioni guardare criticamente ai processi di gestione del Passivo e riconfigurarli sapendo che alcune delle attività tipiche di queste fasi (per esempio il Data Entry o le successive attività di riconciliazione) potrebbero dover cambiare anche profondamente, aprendo una vera e propria breccia in grado forse di consentire l’ingresso di trasformazione digitale e innovazioni di processo nella gestione delle relazioni con clienti e fornitori.

 

Sempre in chiave prospettica, guardiamo ora a un elemento molto particolare con prospettiva di medio periodo: quale standard adottare?

È evidente che l’XML_PA oggi ha un ruolo prioritario e centrale, è il linguaggio principe con cui si scrive e si legge la Fattura Elettronica nel nostro Paese, a disposizione di PA e imprese. Eppure non è l’unico disponibile e sfruttabile. Se si guarda un po’ più in là, per esempio ad aprile 2019, si scopre che in quel mese, in tutta Europa, entrerà in vigore la direttiva sugli appalti pubblici, che obbliga tutte le PA in Europa a non poter rifiutare (cioè, a dover ricevere) Fatture Elettroniche a patto che siano scritte in due particolari formati, già definiti e identificati da un tavolo tecnico Europeo: il formato CII (Cross Industry Invoice) e l’UBL (Universal Business Language) del progetto europeo PEPPOL (Pan European Public Procurement On Line), dedicato alla digitalizzazione del ciclo dell’ordine delle PA. Si tratta di due formati strutturati, entrambi XML, che le PA di tutta Europa (anche la nostra) dovranno saper ricevere e gestire: quindi, da aprile SdI gestirà anche questi due standard.

 

Sempre più in prospettiva, proviamo a cogliere qualche segnale di lungo periodo.

Approfondendo il tema degli standard, si scopre che uno dei due, l’UBL, è particolarmente innovativo, in quanto si basa sul principio di non dover riscrivere informazioni se già presenti nello scambio documentale (ad esempio, se la partita IVA del cliente viene inserita nell’Ordine, poi non va più riportata nei documenti di consegna o nella Fattura, in quanto si può rimandare al primo campo in cui è presente il dato, senza doverlo ripetere). Questa caratteristica stimola una naturale evoluzione del modello: dallo scambio di documenti si passa alla gestione di un “flusso di dati” e i percorsi di riconciliazione tra i documenti potenzialmente si semplificano molto. Questo standard, quindi, non riguarda la sola Fattura ma parte dall’Ordine e copre tutti i documenti della sequenza del ciclo dell’Ordine, Fattura compresa. Possibile che un giorno si possano scambiare documenti in standard così evoluti? Sì, è possibile: anzi, già oggi, in Emilia Romagna, questo standard da anni è obbligatorio per tutte le relazioni di business tra operatori economici, Sanità locale e Regione.

Rimettendo a posto gli elementi emersi in questo tentativo di guardare all’obbligo di Fatturazione Elettronica B2B in chiave prospettica, all’orizzonte si intravedono diverse occasioni per “minare” la rigida valenza delle regole d’oro del “fanno tutti così” e del “ha sempre funzionato bene”. Cambi di abitudini, nuovi processi, evoluzioni di standard e forte digitalizzazione a supporto delle relazioni B2B germoglieranno pervasivamente nelle imprese italiane. Un fenomeno che potremmo definire di vero e proprio “risveglio” nei processi amministrativi, che porterà alla creazione di “nuove prassi”, sconvolgenti rispetto alle abitudini tradizionali (provocatoriamente, in un contesto abituato al proliferare di Note di Credito/Debito, fatto di Fatture Elettroniche emesse alla partenza delle merci, che valore potrebbe avere un DDT?).

E se la novità convince poco e lascia più dubbiosi che convinti, ricordiamoci che di questo obbligo in realtà non si poteva fare a meno per due motivi sostanziali: da un lato, ci ha aiutato ad evitare un pericoloso scatto automatico dell’IVA, altrimenti già previsto per l’inizio del 2018; dall’altro, speriamo che ci servirà da stimolo alla diffusione di una crescente digitalizzazione delle relazioni verso clienti e fornitori. Nonostante le tecnologie siano efficaci e disponibili da anni, infatti, sono ancora poche le imprese che hanno affrontato progetti di Digital B2B Transformation con convinta consapevolezza, sebbene portino evidenti benefici, in particolare se applicate non a poche relazioni o a pochi documenti ma all’intero ciclo dell’ordine.

 


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