Intesa, e-fattura a supporto delle aziende
La legge di Bilancio 2018 ha stabilito che le future fatturazioni saranno esclusivamente in formato elettronico: ecco le soluzioni di Intesa.
Luigi Traverso, responsabile offering dematerializzazione e B2B di Intesa (Gruppo IBM), ha rilasciato un’intervista alla rivista Office Automation* in cui espone i nuovi obiettivi da raggiungere alla luce dei cambiamenti in termini di digitalizzazione e trasformazione digitale delle aziende. La fatturazione elettronica rappresenta una grande opportunità di cambiamento e di apertura al mercato, risparmio ed aumento di competitività che può coinvolgere tutte le imprese, anche le PMI, sia in Italia che all’estero. L’offerta di Intesa trova solide basi proprio nell’esperienza pluriennale dell’azienda in ambito EDI (Electronic Data Interchange).
Fatturazione elettronica: le nuove opportunità per le aziende
Le aziende per essere in regola devono allinearsi alla normativa, ma hanno bisogno di un servizio capace di affrontare a 360° e in modo produttivo il nuovo scenario che si era già aperto con l’entrata in vigore della FeB2B facoltativa. Luigi Traverso spiega che un sistema certificato di fatturazione elettronica, oltre alla gestione digitale dei cicli (attivo e passivo), la conversione dei documenti in formato XML, l’inoltro al Sistema di Interscambio con la gestione delle notifiche e la conservazione a norma, deve comprendere anche servizi a valore aggiunto che permettono ai clienti di affrontare la fatturazione elettronica come l’inizio di un nuovo processo di digitalizzazione, rinnovamento e innovazione del business aziendale. Questi processi sono passaggi obbligati per tutte le aziende, che rischierebbero altrimenti di restare fuori da un mercato in continua evoluzione dove la parola d’ordine è flessibilità.
Ad esempio, alcuni servizi come il “canale cortesia” ed il delivery multicanale permettono alle aziende di inviare una copia in pdf delle fatture elettroniche a tutti i cessionari. Come spiega Luigi Traverso, questo passaggio è particolarmente utile per risolvere problemi tecnici legati al Sistema di Interscambio, che talvolta possono impedire la ricezione corretta dei documenti da parte dei destinatari.
Altro importante aspetto sottolineato dall’articolo, per quanto riguarda la conservazione a norma, è la memorizzazione sia del formato XML (che resta il documento valido ufficiale a fini fiscali) sia del pdf per una visione “human readable” della fattura. Il cliente deve quindi avere l’opportunità di eseguire in ogni momento ricerche sul portale, effettuando anche download massivi con chiavette e hard disk crittografati rilasciati dalle stesse aziende per la gestione degli archivi.
Processo di fatturazione: l’EDI, i ruoli e le fasi fondamentali
La fatturazione elettronica rappresenta una componente fondamentale dell’EDI in quanto ne è uno degli elementi base. Da diversi anni l’XML è un formato utilizzato in molte filiere e dall’anno prossimo diventerà standard in tutta Europa con la digitalizzazione della fattura elettronica.
Come spiega Luigi Traverso, all’interno del nuovo processo di fatturazione si distinguono due fasi: il ciclo attivo ed il ciclo passivo. Nella prima fase l’attore principale è il cedente che deve creare il file XML, gestire la trasmissione allo SDI e le notifiche di ritorno. Deve inoltre occuparsi della conservazione elettronica obbligatoria della fattura. Nella seconda fase l’attore principale è il cessionario, a cui spetta la gestione della fattura e del relativo trattamento del file XML, la creazione delle notifiche di ritorno per lo SDI e la conservazione elettronica della fattura. Il processo di fatturazione elettronica tra privati B2B è simile a quello rivolto alla Pubblica Amministrazione ed usa gli stessi canali della Fattura PA. Poiché i sistemi di invio e di trasmissione da certificare sono molto complessi, è di fondamentale importanza la presenza di terzi intermediari già integrati con lo SDI per adempiere all’obbligo e gestire tranquillamente il ciclo attivo ed il ciclo passivo.
I vantaggi della fatturazione elettronica
Uno dei principali vantaggi di questa tipologia di fatturazione è la digitalizzazione delle imprese ed il conseguente sviluppo del mercato digitale europeo. Altro importante vantaggio è il risparmio, inteso sia come minori costi di stampa e di spedizione sia come completa automazione ed integrazione dei processi tra quelle parti che riducono ed ottimizzano i costi. Sul mercato esistono diversi software capaci di gestire le fatture in formato elettronico ed Intesa offre varie soluzioni adatte per differenti tipi di azienda.
Dopo la pubblicazione della Legge di Bilancio 2018 sulla Gazzetta Ufficiale numero 302 del 27 dicembre 2017 (Legge 205/2017), entrerà in vigore la fatturazione elettronica tra operatori economici privati (B2B) e sostituirà definitivamente quella tradizionale. Il provvedimento sarà esteso su tutto il territorio italiano a partire dal 1° gennaio 2019, ma per alcuni settori è operativo già dal 1° luglio 2018. I vantaggi dell’adeguamento normativo sono significativi e permettono alle aziende di intraprendere percorsi di digitalizzazione e dematerializzazione dei processi e al sistema paese di contrastare l’evasione fiscale.
