La Fatturazione Elettronica è realtà. E ora?
Il punto sull’evoluzione dei progetti di fatturazione elettronica B2B e il ruolo ricoperto dai provider di servizi tecnologici che gestiscono, oltre alla fatturazione elettronica, altri dati e processi chiave per il business aziendale.
Tanto la collaboration verso i Trading Partner quanto i workflow collaborativi all’interno dei vari sistemi aziendali rappresentano la vera chiave di volta della digitalizzazione orientata al raggiungimento di una situazione di efficienza e competitività sostenibile.
Se consideriamo il primo ambito, quindi l’aspetto B2B, la fatturazione elettronica veicolata da e verso il Sistema di Interscambio ha fondamentalmente un assoluto valore fiscale mentre presenta qualche limite di carattere gestionale legato alla struttura dell’xml e alla mancata tipizzazione di alcuni contesti specifici.
Sappiamo di contro che l’EDI (Electronic Data Interchange) è inconfutabilmente un dato gestionale di prim’ordine che non sarà soppiantato da una fatturazione fiscale come quella introdotta della fattura B2B. L’EDI è il vero dato di cui ha bisogno il gestionale per alimentare i propri processi logistici e di supply chain, mentre la fattura scambiata attraverso il SdI è il documento chiave della contabilità fiscale.
L’unione dei due canali risolve gli aspetti gestionali e amministrativi. Risulta quindi cruciale adottare soluzioni che possano coordinare i due mondi, gestendo entrambe le connessioni e correlando i due processi in invio e ricezione. Questa condizione di partenza abilita l’integrazione con workflow in grado di automatizzare e gestire in maniera ottimale, anche nel rispetto della compliance aziendale, il processo di registrazione ed autorizzazione al pagamento, coordinando dato contabile e dato gestionale.
Finalmente le aziende possono gestire l’intero flusso della fatturazione passiva in modo omogeneo, anche per ciò che proviene da controparti estere o che non rientra ancora nell’ambito dell’obbligatorietà della fattura elettronica.
In questo senso, al di là di soluzioni di digitalizzazione di PDF ricevuti ad esempio via mail o caricati su Portali (connettori con i sistemi di posta, funzionalità OCR, servizi di indicizzazione, ecc.) assume grande valore la prospettiva di Core invoice, quindi l’estensione della fattura B2B ad un perimetro almeno europeo dove progetti come OpenPEPPOL, divenuto lo standard per molti altri documenti di supply chain oltre alla fattura, diventano finalmente cruciali per un’evoluzione digitale vera e completa.
Per quanto riguarda invece “l’altra faccia della medaglia”, quella orientata alla sfera interna dei processi di core business dell’azienda, esistono soluzioni volte alla gestione centralizzata di documenti e dati nei legacy aziendali, soluzioni documentali e di Business Process Management integrate con i sistemi informativi dell’azienda e con i flussi in essi gestiti.
L’obiettivo principale dei progetti di trasformazione digitale deve essere quello di rispondere con servizi che siano sempre più integrati, allo stesso tempo modulari e che permettano, con investimenti mirati, di rispondere complessivamente alle esigenze aziendali.
In particolare, in tema di gestione “post-obbligo” fatturazione elettronica, lo scenario si presenta più che mai variegato e completo:
- Soluzioni integrate Fattura B2B “grande azienda” con soluzione per i partner in una logica di filiera ottimizzata
- Ambiente di “staging” e riconciliazione con flussi EDI
- Traduzione e “normalizzazione” di flussi informativi da e verso gli standard
- Cruscotti di tracciatura completa del processo di fatturazione
- Soluzioni EDM/BPM: interfacce per la validazione, verifiche, integrazioni, definizione di workflow collaborativi ed approvativi e gestione eccezioni
- Collaborazione con player competenti per l’integrazione dei flussi nei diversi sistemi ERP.
Il valore delle soluzioni digitali atte a gestire questi processi complessi risiede in una reale system integration tra piattaforme EDI, servizi di fatturazione elettronica, gestionali e repository aziendali, mantenendo un approccio non invasivo, basato su un substrato digitale che si appoggia sui «legacy» del cliente. Le best practice che abbiamo maturato, ci suggeriscono quindi di non intervenire pesantemente sui sistemi informativi già consolidati in azienda, bensì di integrare sistemi digitali, basati su una logica molto agile e modulare, definendo nel contempo gli elementi necessari per la trasformazione digitale.
