La gestione digitale degli ordini di lavoro in officina è “Gold”

23 Aprile 2019

Un servizio innovativo che consente di eliminare tutta la documentazione cartacea delle pratiche di manutenzione relative ad un veicolo: una gestione totalmente paperless dall'accoglienza fino alla riconsegna del mezzo al cliente.

Presso molte concessionarie e officine, documenti, ordini e moduli di svariato tipo sono oggi già digitali e integrati nei sistemi gestionali o in applicativi di vario genere; ciononostante, è ricorrente la pratica di stampare alcune pagine della documentazione per l'apposizione di firme, consensi e per la successiva archiviazione. Ciò si verifica poiché i processi digitali adottati non tengono conto di alcune fasi importanti e autorizzazioni necessarie per una corretta gestione digitale dell'intero processo e per la tutela delle parti coinvolte.

Ai possessori di un veicolo sarà infatti già capitato di rivolgersi ad un'officina per un intervento di manutenzione. Dopo aver prenotato l'appuntamento ed essersi recati presso il centro di accoglienza, un responsabile cliente compila la scheda dell'intervento, affida il mezzo ad un tecnico e invita ad attendere il tempo necessario per l'intervento o a tornare in un secondo momento. Alla riconsegna, viene solitamente chiesto di firmare la scheda che attesta l'entità dell'intervento e che autorizza quindi il pagamento, se previsto.

Questo processo ibrido, misto digitale e cartaceo, presenta molte aree di inefficienza per l’officina la quale si trova in condizione di dover gestire processi frammentati, basati su documenti cartacei trasferiti da un reparto ad un altro, con poca visibilità sullo stato di avanzamento dei singoli interventi di manutenzione. Allo stesso modo, il cliente non beneficia del giusto livello di trasparenza circa le attività effettuate sul proprio veicolo o sull'orario della riconsegna, momento che genera spesso attimi di attrito o dispute sugli interventi effettuati.

Grazie a GOLD (Gestione Ordine di Lavoro Digitale), un servizio pensato, disegnato e sviluppato per una gestione totalmente digitale dei processi d'officina, le strutture che lo adottano hanno la possibilità di ottimizzare le attività di un team di tecnici affinché gli interventi sui mezzi siano più efficienti e tracciati, azzerando l'utilizzo della carta sia in fase di lavorazione che per quanto riguarda l'archiviazione e il recupero delle pratiche. Allo stesso tempo, GOLD consente di gestire una relazione più trasparente con il cliente, resa possibile dall'integrazione digitale delle fasi autorizzative, come ad esempio la firma digitale dei documenti, coadiuvata da sistemi di notifica real time, come ad esempio gli aggiornamenti sullo stato dell'intervento che contribuiscono a migliorare il dialogo tra le parti e la customer experience complessiva.

Chi ha già adottato il servizio e lo utilizza ogni giorno, come ad esempio la concessionaria e officina Autovega di Arzignana (VI), che dal 2013 ha processato oltre 40.000 ordini di lavoro digitali con GOLD, rileva i seguenti principali vantaggi:

  • eliminazione totale della carta e semplificazione delle pratiche burocratiche
  • compliance garantita per il processo service grazie alla firma digitale integrata
  • comunicazione più efficiente tra reparti e tracciatura completa
  • attività d'officina sotto controllo grazie alle funzionalità della dashboard di monitoraggio
  • accesso semplificato e velocizzato allo storico degli interventi già effettuati sui veicoli
  • massima trasparenza verso il cliente

GOLD è un sistema completo ma estremamente semplice da utilizzare che permette una gestione ottimale dei processi di manutenzione sui veicoli, con importanti vantaggi sia per l'officina che per il cliente.

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