L’opportunità fantasma della Fatturazione Elettronica

19 luglio 2018

La fatturazione elettronica è un obbligo, ma il valore sta nella digitalizzazione dell’intero ciclo. Come cambia il B2B digitale con SDI, XMLPA e PEPPOL.

L’obbligo di fatturazione elettronica tra privati (che entrerà in vigore a partire dal primo gennaio 2019) sta già spingendo alcune imprese, in particolare quelle più grandi e strutturate, a capire come adeguarsi. I percorsi che si scorgono sono diversi: mentre in alcune prevale la necessità di aggiornare la compliance normativa, mantenendo il più possibile inalterato l’attuale processo – beatificato da anni e anni di onorato servizio … – altre, in numero minore, ne sentono l’esigenza, sono spinte quindi non solo dal non farsi trovare impreparate per il 2019.

Abbiamo già avuto modo di affrontare come questo obbligo insista sull’emissione delle fatture, cioè sul ciclo attivo, ma impatti soprattutto sulla ricezione delle fatture, ovvero sui processi del ciclo passivo. Proviamo allora a cogliere meglio le dimensioni di questo impatto, guardando questa volta soprattutto alle realtà che hanno già digitalizzato il loro ciclo passivo e quindi a quelle imprese un po’ più grandi e strutturate che il percorso di digital B2B transformation lo hanno già iniziato e oggi devono capire come allinearlo alle esigenze imposte dall’obbligo.

Frequentemente, una realtà di grandi dimensioni che ha già un ciclo passivo “digitale”, in fase di ricezione si appoggia a 3 canali principali, tra loro complementari:

  1. sistemi OCR (Optical Character Recognition) connessi a software di Intelligent Data Capturing, per la gestione delle fatture ricevute in formato cartaceo o elettronico non strutturato;
  2. portali B2B, in cui il cliente grande chiede ai propri fornitori (più piccoli) di caricare le loro fatture o il fornitore grande rende disponibili le sue fatture ai clienti (più piccoli);
  3. canali EDI (Electronic Data Interchange), abilitati soprattutto a supporto di relazioni continuative nel tempo tra partner di business consolidati.

Quale futuro aspetta questi canali, una volta obbligata la fatturazione elettronica?

Tanto per cominciare, va detto che la fatturazione elettronica, così come è stata pensata e obbligata, segue soprattutto le logiche dell’EDI, in quanto prevede lo scambio di file in formato elettronico strutturato, direttamente elaborabili dai Sistemi. Per gli affezionati utenti del mondo EDI (non pochi e in media molto soddisfatti), quindi, questo obbligo rappresenta un po’ quello stimolo all’attivazione per i partner di business (in particolare verso i fornitori) che è spesso mancato nel passato e non ha consentito di diffondere in modo pervasivo queste pur consolidate ed efficaci tecnologie.

Per quanto riguarda i canali OCR per la lettura delle Fatture, molto probabilmente andranno rapidamente ad esaurirsi, in quanto le Fatture non in XML_PA (formato strutturato ed elaborabile) sono destinate a non essere considerate come fatture: decade quindi la necessità di conservare attivi strumenti per la lettura digitale di informazioni senza riconosciuto valore fiscale, fatta eccezione di qualche documentazione che potrebbe arrivare dall’estero. Tuttavia, è più che plausibile pensare che questa tecnologia non sparirà: anzi, mostrerà il proprio valore nella gestione di altri documenti, in particolare, per i documenti di trasporto per la consegna delle merci, non ancora digitalizzati ma appartenenti a quel ciclo dell’Ordine il cui estremo “Fattura” è destinato (obbligatoriamente) a diventare digitale.

Anche i portali B2B, ragionevolmente, risentiranno dell’avvento dell’obbligo. E’ probabile che resteranno attivi quelli in cui grandi fornitori caricano le loro Fatture per farle scaricare dai clienti. Naturalmente, a patto che prima queste stesse Fatture vengano “fatte passare” da SdI (Sistema di Interscambio). I portali per la raccolta delle Fatture emesse dai fornitori, invece, potrebbero evolvere in hub per ricevere direttamente da SdI le Fatture, per poterle integrare coi Sistemi.

Infine, forse un po’ meno ma anche le relazioni EDI verranno impattate. Laddove fornitore e cliente sono connessi attraverso lo stesso partner EDI, infatti, sarà possibile sviluppare modelli di “flusso semplificato”. Si tratta di una modalità per la gestione “agile” della Fatturazione Elettronica: nata per la PA, consente al VAN (il fornitore del servizio EDI) di provvedere a ricezione e recapito della Fattura, relazionandosi direttamente con SdI. In questo caso, quindi, anche nel B2B sarebbe il VAN “unico”, se presente, a gestire scambio della Fattura e relazione con SdI. Se invece i VAN adottati da fornitore e cliente sono tra loro diversi, il flusso semplificato non è attivabile – a meno di non ricorrere a una riconfigurazione degli accordi in essere: per esempio, il VAN in ricezione (o in invio) riceve (o emette) le Fatture per conto del destinatario (mittente): in tal caso, potrebbe rientrare dalla finestra il modello del flusso semplificato, messo alla porta dalla presenza di 2 intermediari diversi che operano sulla stessa relazione.

Toccare il tema EDI, tuttavia, significa anche affrontare il tema degli “standard”. E anche su questo fronte, qualche novità potrebbe emergere.

Gli standard – detto in modo fin troppo semplice – sono i linguaggi e le modalità di “conversazione” che le imprese adottano per consentire ai loro Sistemi di integrarsi. Il tracciato XML_PA, per esempio, è lo standard con cui dovranno essere gestite le Fatture Elettroniche dal 1 gennaio 2019, per farle transitare da SdI. Vedremo dunque il tracciato XML_PA estendersi anche su Ordini, Conferme d’Ordini, DDT, ecc.?

Probabilmente, e sperabilmente, no.

In primo luogo, perché non serve mettere a terra nuovi standard per scambiare in formato elettronico strutturato i documenti del ciclo dell’ordine: di standard per questo processo ne esistono già molti, efficaci e ben funzionanti. Personalmente non credo occorra aggiungerne un altro, magari con i tag (le etichette che identificano i campi) in Italiano.

In secondo luogo, perché per la gestione completa del ciclo dell’ordine, in tutta Europa è oggi presente e molto ben posizionato UBL PEPPOL . Questo standard, che è stato ufficialmente selezionato da una Commissione EU come lo standard del documento Fattura su cui imbastire gli obblighi di accettazione delle Fatturazione Elettronica da parte di tutte le PA europee (insieme al CII) a partire da Aprile 2019 (direttiva sugli Appalti pubblici), è stato sviluppato all’interno del conclusosi progetto Europeo PEPPOL (Pan European Public Procurement On Line), con l’intento di mettere a disposizione delle PA di tutta la UE uno strumento per lo scambio dei documenti del ciclo dell’ordine. Alcuni Paesi EU hanno scelto questo standard come loro riferimento (di recente, anche la Germania), e qualcuno lo ha addirittura già adottato (tra chi lo ha adottato, vale la pena citare fuori EU Singapore e con piacere la “nostra” Emilia Romagna, che ha obbligato l’uso di Ordini, DDT e Fatture elettroniche PEPPOL per tutti gli acquisti fatti da Sanità regionale e Regione già dal 2014).

 


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