Più digitali con la Fattura B2B: suggerimenti e opportunità da non perdere

19 Marzo 2019

Dal webinar presentato durante la Milano Digital Week, un aggiornamento su come la fatturazione elettronica sta cambiando le abitudini di aziende e cittadini.

La Milano Digital Week è stata anche l’occasione per fare il punto sugli ultimi sviluppi nell’ambito della Fatturazione Elettronica, tema chiave per le imprese che hanno recentemente affrontato progetti di digitalizzazione dei propri processi aziendali per adempiere all’obbligo normativo italiano previsto per il 1° gennaio 2019. La nuova normativa si applica, nello specifico, alle fatture B2B emesse verso titolari di partita iva, ad esclusione dei regimi dei minimi, forfettari, aziende sanitarie locali e B2C, ovvero quelle emesse verso il consumatore finale.

In un Webinar abbiamo affrontato i differenti temi della fatturazione elettronica: ciclo attivo e passivo, gli impatti della fatturazione sulle aziende e la definizione della cosiddetta e-fattura che coinvolge specifici settori, con alcuni operatori più coinvolti di altri; infine, abbiamo dato uno sguardo alla fatturazione elettronica dal punto di vista dei cittadini.

La fatturazione elettronica è da considerarsi sempre più come un processo, che consiste nell’emissione, trasmissione e conservazione a norma delle fatture per 10 anni, periodo di tempo che ha valore probatorio in termini di autenticità, integrità e leggibilità.

Le aziende coinvolte in Italia sono ad oggi 2,3 milioni, di cui 4.500 sono grandi imprese, 250.000 piccole e medie e 2.550.000 micro per un totale di ben 228 milioni di fatture emesse con 7 milioni di deleghe per i servizi del sistema fatture e corrispettivi e 3,6 milioni, invece, le registrazioni dell’indirizzo telematico. I canali utilizzati sono principalmente SFTP/FTP (57%), Webservice (40%), PEC (2,5%) e il portale stesso dell’Agenzia delle Entrate (0,5%). Solo il 4,43% degli invii delle fatture non è andato a buon fine negli ultimi mesi, mentre il settore più interessato dalla trasmissione delle stesse sono stati quello del commercio all’ingrosso e al dettaglio e la riparazione di autoveicoli e motocicli. Gli operatori più coinvolti, dopo concessionarie e autofficine, sono stati i liberi professionisti.

Ma ritornando al processo di fatturazione, come funziona nello specifico il ciclo attivo?

Il cedente invia il file in formato XML all’intermediario oppure direttamente al Sistema di Interscambio (SdI), che effettua i dovuti controlli; ad esempio, se la fattura non presenta errori, invia il documento al cessionario e all’intermediario le conferme di ricezione. In alcuni casi possono verificarsi delle anomalie e il processo viene interrotto. Ad esempio, se la fattura contiene degli errori, il Sistema di Interscambio invia una notifica di scarto al cedente (o intermediario); in questo caso la fattura non viene considerata emessa e dovrà essere corretta e inviata nuovamente. Se il canale di comunicazione del cessionario non è raggiungibile, il Sistema di Interscambio invia invece una notifica di mancata consegna al cedente (o intermediario). A questo punto il cedente dovrà informare il proprio cessionario che la fattura è stata depositata sulla propria area del sito dell’Agenzia delle Entrate.

Analogamente a questo processo, come funziona invece il ciclo passivo?

Si parte dalla ricezione delle fatture da parte del Sistema di Interscambio: se il cliente si affida a un intermediario, registra il codice destinatario dell’intermediario sul sito dell’Agenzia delle Entrate e lo comunica ai propri clienti e fornitori. Il codice è associato alla partita IVA e in questo modo le fatture passive verranno inviate dal Sistema di Interscambio all’intermediario e dall’intermediario al cliente.

Che tipologie di verifiche devono attuare quindi le aziende per ridurre al minimo gli scarti?

È necessario che analizzino il proprio processo di fatturazione e definiscano dei limiti attuali oppure degli elementi da migliorare, come tempi, integrazione con i sistemi esistenti e automatismi. Serve inoltre che riducano i punti di debolezza con la scelta della soluzione più adeguata alle proprie esigenze, come servizi di data entry, upload e internalizzazione dell’intero processo.

Quali modelli attuare quindi per l’intero processo di fatturazione elettronica?

  • Internalizzare, ovvero gestire questi progetti internamente: è tipico di aziende multibusiness, che possono quindi gestire in autonomia ogni fase;
  • Esternalizzare, cioè affidare l’attività a degli intermediari: viene affidato il processo ad un soggetto terzo (es. provider, software house) che lo gestisce. In questo caso la gestione interna dell’azienda non subisce necessariamente particolari modifiche, se non per l’integrazione con l’ente terzo.
  • Adottare un sistema ibrido, ovvero esternalizzazione del ciclo attivo e dalla conservazione e internalizzazione del ciclo passivo. È il caso di aziende con un numero di clienti pari a circa un migliaio e un numero di fornitori medio tra uno e diecimila, i quali scambiano tra le dieci e le cinquantamila fatture l’anno.

Non solo le aziende beneficiano della digitalizzazione delle fatture, ma anche i cittadini, che possono averle a disposizione nel proprio cassetto fiscale ed è loro facoltà riceverne copia sia in forma analogica che digitale.

Per ulteriori approfondimenti è possibile accedere alla registrazione completa del Webinar.

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