Come ripensare i processi aziendali in digitale?

I pilastri per restare competitivi nell’era del cambiamento.

I flussi documentali in azienda si stanno progressivamente attestando su piattaforme di gestione e tecnologie digitali; la rapidità di questa trasformazione è fortemente legata al tipo di azienda ed al mercato in cui si opera, ma la digitalizzazione è inevitabile.

Stiamo assistendo ad una crescita esponenziale del numero di documenti digitali gestiti attraverso ecosistemi tecnologici interni alle aziende. Esse devono ‘aprirsi’ verso l’esterno per consentire il dialogo multicanale e lo scambio di dati con la community di fornitori, partner e clienti. Nell’arco dell’ultimo decennio, il quantitativo di processi digitali all’interno dell’economia globale è passato dal 15% al 22%, e le proiezioni indicano un ulteriore avanzamento sino al 25% entro il 2020 ¹.

Ciononostante, sono ancora moltissime le aziende che basano il proprio business su processi manuali e che fanno ancora un forte utilizzo della carta. In questi contesti, i dipendenti continuano a fare affidamento su documenti cartacei per rispondere alle richieste interne ed esterne; questo rende estremamente difficile il reperimento delle informazioni qualora richiesto.

Le conseguenze sul business sono molteplici:
– tempistiche interne di disponibilità delle informazioni – processi più lunghi e decisioni meno consapevoli,
– time to market verso l’esterno,
– perdita di competitività rispetto a strutture più agili.

Le persone sono il principale driver del cambiamento, ma talvolta possono esserne anche il freno. Alcuni dipendenti opporranno resistenza al passaggio ad un approccio più automatizzato perché abituati alla carta; altri potranno nutrire preoccupazioni sul fatto che l’automazione possa cambiare drasticamente il loro lavoro. Secondo il recente studio Technology Vision 2016 ², per favorire il cambiamento culturale è opportuno che le aziende inizino a lavorare su alcuni dei pilastri della trasformazione:

• BUILT FOR CHANGE. Muoversi alla velocità con cui si muove la trasformazione digitale significa dotarsi di nuove competenze, nuovi processi e più in generale di un nuovo modo di fare business.
• DATA DRIVEN. Basarsi sulle nuove competenze e strumenti innovativi per andare oltre e cambiare il modo con cui si prendono decisioni ad ogni livello all’interno dell’organizzazione: i dati divengono l’elemento guida a favore di decisioni più consapevoli.
• EMBRACE DISRUPTION. Diffondere internamente la visione di come la tecnologia sia in grado di supportare la trasformazione, migliorando i processi ed introducendo nuovi e più efficienti metodi di lavoro.
• DIGITAL RISK AWARENESS. Valutare i rischi di migrazione verso ecosistemi digitali per anticipare l’insorgere di problemi inaspettati e successivi fallimenti. Un cambiamento così rilevante non può prescindere dalla gestione delle criticità che possono insorgere durante la migrazione.

Molti ritengono che per “passare al digitale” sia necessario eseguire la scansione di tutto il proprio business. Tuttavia, si rendono rapidamente conto che il costo per l’analisi di tutti i processi spesso supera i potenziali guadagni di produttività. Uno scenario più concreto e sostenibile per le aziende prevede un progetto di “Go-to-Digital” che sia in grado rivedere i processi in modalità digitale trovando il giusto equilibrio, in modo progressivo, scalabile ed adattabile nel corso del tempo.

Le aziende che si stanno aprendo all’innovazione hanno compreso quanto sia fondamentale compiere questo passo. Con il digitale, le informazioni diventano disponibili in ogni fase del flusso di lavoro e ciò consente alle organizzazioni di automatizzare e monitorare i processi di business, migliorare la collaborazione ed agevolare i processi decisionali.

[1] Fonte: Digital Economic Value Index, Accenture, January 2016.

[2] Fonte: Accenture Technology Vision 2016