Intesa come Responsabile della Conservazione Digitale a norma

La conservazione digitale è l’insieme di attività, regole e strumenti che garantiscono nel tempo autenticità, integrità, leggibilità, accessibilità e reperibilità dei documenti informatici.

È il cuore della gestione documentale conforme alla normativa italiana, definita dal Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) e dalle Linee Guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici.

Affidare la conservazione a un soggetto qualificato significa preservare il valore giuridico dei documenti, assicurare la possibilità di esibirli in sede legale e liberare l’azienda dalla complessità gestionale e normativa.

Intesa, a Kyndryl Company, opera come Responsabile della Conservazione Digitale, assumendosi la piena responsabilità tecnica e operativa del processo per conto delle aziende clienti.
Ciò significa garantire sicurezza, conformità e continuità nella conservazione di archivi digitali e documenti a rilevanza legale.

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Chi è il Responsabile della Conservazione Digitale

Secondo le Linee Guida AgID, il Responsabile della Conservazione è “il soggetto, interno o esterno, cui compete la gestione e la supervisione dell’intero sistema di conservazione”.
È una figura centrale che assicura la validità legale e la corretta gestione dei documenti informatici nel tempo.

 

In sintesi, il Responsabile:

  • definisce le regole tecniche e organizzative del processo di conservazione;
  • approva e aggiorna il Manuale della Conservazione, che documenta le modalità operative e i soggetti coinvolti;
  • garantisce la sicurezza dei sistemi, il controllo degli accessi e la tracciabilità delle operazioni;
  • valida e coordina le attività del conservatore e degli eventuali fornitori di servizi collegati;
  • assicura che il sistema rispetti i requisiti di integrità, autenticità e leggibilità nel tempo.

 

Questa funzione può essere interna all’organizzazione o delegata a un soggetto esterno, come Intesa, che dispone delle competenze tecniche, infrastrutturali e normative necessarie.

 

Cosa significa affidare a Intesa il ruolo di Responsabile della Conservazione

 

Affidare la conservazione digitale a Intesa significa delegare la gestione del processo a un operatore conforme alle Linee Guida AgID, che:

  • gestisce l’intero ciclo di vita dei documenti: presa in carico, archiviazione, monitoraggio e accesso controllato;
  • opera su infrastrutture certificate, ospitate in data center europei conformi agli standard ISO 27001 e al GDPR;
  • mantiene il Manuale della Conservazione aggiornato e condiviso con il cliente;
  • utilizza sistemi di firma e marca temporale per garantire la validità nel tempo;
  • effettua verifiche periodiche e audit di conformità;
  • garantisce l’esibizione legale dei documenti su richiesta delle autorità competenti o del produttore.

Con Intesa, l’azienda cliente trasferisce la responsabilità operativa e tecnica della conservazione digitale a un soggetto qualificato, ottenendo la massima sicurezza normativa e serenità gestionale.

 

I ruoli nel processo di conservazione digitale

 

Il sistema di conservazione prevede ruoli distinti e integrati, ognuno con funzioni specifiche:

Il produttore dei documenti

È il soggetto (ente, azienda o professionista) che crea i documenti informatici da conservare e li invia al sistema di conservazione.

Il Responsabile della Conservazione

Coordina l’intero processo, verifica la conformità normativa e approva le procedure operative. È garante della corretta conservazione e dell’esibizione legale dei documenti.

Il Conservatore

È l’organizzazione che gestisce la piattaforma e i servizi informatici di conservazione.

Responsabilità e obblighi normativi

 

In qualità di Responsabile della Conservazione Digitale, Intesa assicura:

  • Conformità alle Linee Guida AgID e al Codice dell’Amministrazione Digitale (D.Lgs. 82/2005)
  • Gestione e aggiornamento del Manuale della Conservazione
  • Verifica costante di autenticità, integrità e leggibilità dei documenti
  • Monitoraggio e registrazione di tutte le operazioni (log, metadati, audit trail)
  • Protezione dei dati personali, in conformità con il GDPR
  • Disponibilità dei documenti su richiesta, anche in caso di contenziosi o controlli
  • Archiviazione a lungo termine, anche decennale o superiore, garantendo la validità probatoria

 

Ogni attività è tracciata, documentata e soggetta a controlli periodici per mantenere standard elevati di sicurezza e compliance.

 

Perché scegliere Intesa come Responsabile della Conservazione

 

Scegliere Intesa significa affidarsi a un partner riconosciuto per competenza e affidabilità, che da oltre 35 anni supporta imprese e pubbliche amministrazioni nella digitalizzazione dei processi documentali.

 

I punti di forza di Intesa:

  • Esperienza pluridecennale nella digitalizzazione e compliance documentale
  • Infrastrutture e servizi conformi agli standard europei di sicurezza (ISO 27001, ISO 22301)
  • Approccio end-to-end: dalla presa in carico alla conservazione, fino all’esibizione legale
  • Team specializzato in normativa digitale e processi documentali
  • Continuità operativa e assistenza dedicata per tutto il ciclo di vita dei documenti

 

Con Intesa, ogni documento informatico è gestito secondo standard certificati, conservato in modo sicuro e valido nel tempo dal punto di vista giuridico e probatorio.

Affida la conservazione digitale dei tuoi documenti a Intesa

La conservazione digitale non è solo un obbligo normativo, ma un elemento chiave di fiducia, trasparenza e tutela legale.

Con Intesa come Responsabile della Conservazione, la tua azienda è conforme, protetta e sempre pronta a esibire i propri documenti in modo semplice e sicuro.

Scopri come affidare in sicurezza la conservazione digitale dei tuoi documenti a Intesa.

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