La grafometria, una forma comune di firma elettronica avanzata (FEA)
Processi e tecnologie digitali per la sottoscrizione dei documenti elettronici; focus su cliente, ROI e regtech.
Gli obiettivi fissati dalle aziende sono, com’è risaputo, impatti positivi sugli utenti finali, ritorno sugli investimenti e conformità con le normative vigenti. Abbiamo preso spunto da questo scenario per chiedere a Biagio Mangialardi, Solution Offering Design & Support di Intesa (Gruppo IBM) di parlarci dei servizi di firma elettronica avanzata (FEA) e relativi casi d’uso, un tema che vede il nostro paese tra i precursori a livello europeo nell’implementazione di queste soluzioni in industrie specifiche.
Cosa si intende per firma elettronica avanzata (FEA) e come si inserisce nell’attuale contesto normativo?
Parlando di Firma Grafometrica si fa riferimento a un particolare tipo di Firma Elettronica Avanzata (FEA) che registra i tratti biometrici dell’utente nel momento in cui si appone una firma su un dispositivo tablet attraverso un’apposita penna e con un gesto analogo alla firma autografa (sono un esempio la firma di un contratto bancario oppure di una polizza assicurativa). Al momento dell’apposizione della firma, l’utente viene informato circa le modalità di trattamento dei suoi dati biometrici e su come gli stessi non possano essere utilizzati per firmare altri documenti a sua insaputa. In fase di sottoscrizione di un servizio infatti vengono memorizzati una serie di dati comportamentali quali velocità, pressione esercitata, accelerazione dei movimenti che attribuiscono alla grafometria pieno valore legale. Tale tecnologia consente quindi di ottimizzare il processo di firma dei documenti informatici, il trattamento e l’archiviazione dei documenti firmati, garantendo un risparmio in termini di tempo e costi di gestione.
Esistono varie tipologie di firma elettronica; anche una firma semplice (senza rilevamento dei tratti biometrici), una e-mail o una firma OTP costituiscono una tipologia di firma elettronica e hanno un’efficacia probatoria valutabile dal giudice caso per caso. Esiste poi un secondo tipo, ovvero la firma avanzata o FEA, che ha l’efficacia probatoria della scrittura privata e integra la forma scritta ad substantiam, tranne che per i contratti immobiliari e fideussioni. Un’ulteriore tipologia è rappresentata dalla firma qualificata o digitale, ottenibile ad esempio attraverso smart-card, token o HSM, che ha l’efficacia probatoria della scrittura privata e integra la forma scritta ad substantiam.
La Firma Elettronica Avanzata (FEA) non è considerabile una tecnologia, nè un prodotto, ma un processo. Quando si parla di FEA si fa riferimento quindi ad un processo che deve garantire: l’identificazione del firmatario del documento, la connessione univoca della firma al firmatario e il controllo esclusivo del firmatario del sistema di generazione della firma.
Il firmatario non deve essere influenzato nell’utilizzo del device durante la firma. Offre inoltre la possibilità di verificare che il documento informatico sottoscritto non abbia subito modifiche dopo l’apposizione della firma.
Il processo di FEA avviene secondo vari passi: in primis, si identifica in modo certo l’utente tramite un documento di riconoscimento valido, poi lo si informa in merito agli esatti termini e condizioni relativi all’uso del servizio. L’attivazione del servizio è subordinata alla sottoscrizione di una dichiarazione di accettazione delle condizioni del servizio da parte dell’utente (che può anche rifiutarsi e richiedere l’uso della firma tradizionale) ed è possibile conservare la copia del documento e la dichiarazione di accettazione del servizio. Vanno sempre specificate le caratteristiche delle tecnologie utilizzate e come queste consentono di ottemperare a quanto prescritto (per esempio informarlo che si andranno a raccogliere suoi dati biometrici).
In quali mercati sta operando Intesa e quali sono i vantaggi che emergono dalla necessità di essere adempienti alle normative?
Le soluzioni di Firma Elettronica Avanzata basate sulla grafometria abilitano numerosi processi che portano vantaggi tangibili. Il più importante è rappresentato sicuramente dalla digitalizzazione dei documenti. La FEA grafometrica permette la creazione di documenti digitali, dalla piena valenza legale, che non dovranno più essere stampati e gestiti manualmente.
Le aziende hanno infatti spesso problematiche da affrontare come operazioni lente e costose, difficoltà d’utilizzo dei sistemi e, in casi gravi, anche violazioni delle norme di conformità.
Possiamo riassumere i vantaggi della soluzione come riduzione dei costi per stampa e spazio occupato per archivi fisici, aumento della velocità di reperimento dei documenti, maggior sicurezza, ecc. Emergono inoltre altri aspetti positivi come l’archiviazione veloce, ovvero possibilità di centralizzare il trattamento delle pratiche e i processi di lavoro, consentendo di archiviare documenti elettronici in maniera univoca e automatizzata. In questo modo essi risulteranno sempre facilmente condivisibili e reperibili attraverso sistemi automatici di ricerca.
Infine la FEA concorre alla creazione di documenti consistenti, cioè il fatto che i documenti firmati in questa modalità, saranno sempre consistenti e validi grazie alle regole e policy che si possono associare ad ogni documento. Per esempio sarà possibile introdurre dei controlli che individueranno firme mancanti o che guidano il firmatario nel processo di firma in caso ci fossero diverse opzioni possibili in base ai modelli di documento (template).
