Imprese e professionisti: come adottare la fatturazione elettronica

Professionisti, micro, piccole e medie imprese sono all’esame di maturità della trasformazione digitale; un’opportunità che non sarà solo più appannaggio delle grandi imprese. Come coglierla?

Mentre si legge di un ulteriore provvedimento di rinvio da parte del Governo, la fattura elettronica B2B per qualche azienda è già diventata realtà a partire dal primo di luglio. Erano pronte le imprese? L’Agenzia delle Entrate e il Sistema di Interscambio (SdI)? Erano pronti gli Intermediari?

Chi, come noi, sta vivendo quotidianamente l’invio della fattura e poi il patema di riuscire ad ottenere la ricevuta di ritorno dallo SdI (possibilmente non quella di scarto!), i controlli, gli arrotondamenti, la gestione dei decimali (diversi a seconda che si inserisca l’importo unitario, l’importo di riga, lo sconto, ecc.), sa bene che esistono ancora molti margini di miglioramento. Questo accade sempre con l’introduzione di novità di portata così ampia, che non risultano mai semplici ed indolori.

Altrettanto complessa risulta anche la ricezione della fattura elettronica B2B lato passivo, con una gestione ancora perfettibile dell’inserimento del Codice Destinatario, o della delega o ancora dell’indirizzo PEC, sul sito di Fisco On Line o di Entratel per le Imprese con più di 20 dipendenti.

Se si riesce, però, ad ampliare la visione oltre a quelle che sono delle difficoltà contingenti, legate a processi e applicativi ancora acerbi, che saranno certamente più maturi il primo gennaio 2019, possono risultare decisamente evidenti le grandi opportunità che la fattura elettronica B2B può portare alla singola impresa, al commercialista e, complessivamente, al sistema Italia.

Prima di tutto l’opportunità è rappresentata dalla possibilità di ‘agganciare’ alla fattura elettronica tutta una serie di processi digitali interni all’azienda, dalla contabilizzazione della stessa, alla possibilità di riconciliare in automatico l’incasso o il pagamento ad essa riferiti, all’archivio digitale di tutti i documenti contabili dell’azienda correlati alla fattura, quali l’ordine, la bolla di consegna, eventuali comunicazioni ed altri documenti aziendali. Tutto questo si traduce, in pratica, in un aumento di efficienza delle imprese in termini di:

1. Tempistiche: maggiore velocità nella gestione dei propri processi interni e verso i propri Clienti e Fornitori;
2. Riduzione dei costi e dell’utilizzo delle risorse ambientali: minore spreco di risorse ambientali quali ad esempio carta, energia, spazi fisici per gli archivi, ecc.
3. Produttività: aumento del numero di processi/commesse che l’azienda può seguire;
4. Utilizzo delle risorse umane: migliore gestione del proprio capitale umano attraverso uno sgravio dalle attività di contorno al proprio lavoro (es. firma cartacea documenti, archiviazione manuale fatture/ordini, verifica dei tempi di consegna, ecc.) e una maggiore velocità nell’interazione sia interna che esterna all’azienda.

Questi vantaggi legati ai processi digitali, fino ad ora, sono stati quasi totalmente ad esclusivo appannaggio delle grandi aziende. Poiché, però, l’obbligo della fatturazione elettronica B2B sarà esteso a tutte le imprese a partire dal 1° gennaio 2019 (a parte quelle in regime di vantaggio) questo potrà consentire di estendere l’adozione dei processi digitali e dei relativi benefici anche alle micro, piccole e medie imprese, che rappresentano la percentuale preponderante sul territorio nazionale.

L’impresa quindi, per cogliere questi vantaggi, farsi trovare pronta alla scadenza ormai prossima e non incorrere in quei piccoli inconvenienti legati alla mancanza di tempo per testare le nuove tecnologie, dovrebbe quanto prima scegliere una soluzione di fatturazione elettronica B2B.

La scelta non dovrà tenere conto solo del prezzo: con l’aumento di efficienza i costi verranno riassorbiti nell’arco di pochissimo tempo.

Sul mercato esistono proposte di vario genere e natura ma, nell’ottica di estendere l’obbligo di fatturazione elettronica agli altri processi digitali delle imprese, dei lori commercialisti e/o rivenditori, è opportuno individuare una soluzione che vada a gestire la tematica in modo completamente digitale, a partire dal processo di on-boarding, con la firma delle lettere di affidamento e delega, fino alle notifiche via SMS o mail. La soluzione dovrà inoltre essere in grado di gestire l’invio e la ricezione di qualsiasi tipo di fattura elettronica, B2B, PA, estero, ecc., essere integrabile con gli applicativi contabili-amministrativi dell’azienda ed essere studiata specificatamente per il tipo di impresa che dovrà utilizzarla. Un occhio di riguardo dovrebbe essere posto anche alla modalità di accesso al sistema (ad esempio l’utilizzo di credenziali utili anche per SPID potrebbe facilitare l’accesso al sito delle Agenzie delle Entrate che, come abbiamo visto, oggi è obbligatorio per tutti) e alla modalità di dialogo verso lo SdI (un Intermediario con un accesso via FTP è sicuramente preferibile che non l’accesso via PEC).

Inoltre, se chi deve scegliere la soluzione è un Commercialista o un Rivenditore, un aspetto rilevante da considerare dovrà essere la neutralità della soluzione rispetto ad altri sistemi contabili/gestionali e, last but not least, l’affidabilità dell’Intermediario.

Con questi accorgimenti, il decollo verso la fattura elettronica e a tutti i benefici legati al digitale sarà immediato!

La fatturazione elettronica induce le aziende a compiere scelte strategiche per il proprio futuro e capacità di selezionare le variabili corrette tra una moltitudine di opzioni sarà un elemento cruciale. Comprendere come hanno agito le aziende che si sono già attrezzate può essere di grande aiuto. Contattaci per un confronto.
 

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