Digitalizzazione nel settore farmaceutico

La conservazione a norma per le aziende farmaceutiche

La digitalizzazione nel settore farmaceutico è orientata a garantire la conservazione a norma dei dati sensibili, con alto livello di sicurezza. Chiunque abbia a che fare con documenti e dati sanitari, particolari o biometrici, deve per legge conservare i documenti con un grado di avanzato di sicurezza, comprese le aziende farmaceutiche che svolgono attività di ricerca.

Con l’entrata in vigore del GDPR, a maggio 2018, l’Unione Europea ha formalmente restituito ai cittadini il pieno controllo dei loro dati personali. Una misura necessaria, in un’era in cui la disponibilità di informazioni e dati personali – se analizzati sapientemente – può significare un vantaggio economico, ma anche una maggiore incidenza di furti d’identità e frodi.

La conservazione a norma farmaceutica

Il nuovo regolamento ha avuto ricadute importanti anche sulla conservazione a norma farmaceutica perché interessa la conservazione dei dati personali dei clienti, alcuni dei quali particolarmente sensibili, come i dati sanitari o biometrici: a questi dovrà essere riservato un livello di protezione aggiuntivo. Un’accortezza che non coinvolge solo il sistema sanitario nazionale o la PA, ma anche le aziende farmaceutiche che si occupano di ricerca e sviluppo.

Attraverso la digitalizzazione nel settore farmaceutico, è possibile per le aziende farmaceutiche conservare al meglio i documenti contenenti dati sensibili, la loro sicurezza e la validità probatoria.

Che cos’è la conservazione a norma dei documenti

La conservazione a norma dei documenti permette di archiviare e garantire l’integrità e la validità probatoria dei documenti aziendali, generati sia in formato digitale che cartaceo, ed è una fase molto importante nella gestione documentale di ogni azienda. Sebbene alcuni documenti debbano essere conservati a norma per legge, come le fatture attive e passive, è possibile mandare in conservazione qualsiasi tipologia di documento elettronico che si ritenga importante per la tutela dell’azienda, non solo ai fini fiscali: registri, libri fiscali, contratti stipulati con i clienti.

La trasformazione digitale del settore farmaceutico attraverso la conservazione a norma

La conservazione a norma dei documenti contenenti dati sensibili, oltre a rispondere a un obbligo normativo, consente di proteggere i documenti aziendali dai rischi di un accesso web, dalla distruzione involontaria, da fenomeni di data breach e, soprattutto, dall’obsolescenza tecnologica.

Nel caso di esigenze specifiche di gestione documentale e di trattamento dei documenti, come nel caso delle aziende dell’ambito pharma, è inoltre importante non concepire la conservazione a norma come una semplice protezione del dato. Per proteggere al meglio i documenti è indispensabile infatti inserire la procedura di conservazione in un contesto organizzativo e di organigramma, poiché la gestione del documento inizia a tutti gli effetti con la sua creazione.

Nell’implementazione di soluzioni di conservazione a norma infatti, Intesa supporta le aziende farmaceutiche anche nella revisione dei processi aziendali che garantiscono il corretto ciclo di vita del documento.

Soluzioni di trasformazione digitale farmaceutica per conservare i documenti contenenti dati sensibili

Come si è detto, è dunque importante che i documenti contenenti dati particolari o sensibili, anche per le aziende farmaceutiche, vengano protetti con un’attenzione in più. Le soluzioni di trasformazione digitale farmaceutica sono mirate alla conservazione a norma ad alto livello di sicurezza, attraverso componenti di crittografia più avanzate, politiche di controllo degli accessi con utenze molto ristrette e permessi immodificabili, verifica dell’identità dell’utente ad ogni accesso, e assicurazione dell’illeggibilità dei dati nel caso ne venga richiesta la distruzione.

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Intesa è conservatore accreditato AgID, soddisfiamo tutti questi requisiti e implementiamo la soluzione con una fase di analisi dei processi e dei sistemi aziendali. L’interoperabilità con altre piattaforme è garantita attraverso l’azione di adeguate soluzioni tecnologiche e normative.