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Conservazione a norma

Ogni documento è al sicuro

Nuove linee guida AgID

AgID (Agenzia per l’Italia Digitale) ha adottato e pubblicato le nuove linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici che entreranno in vigore entro la fine dell’anno sia per le pubbliche amministrazioni che per i privati. L’ambito di applicazione riguarda anche la conservazione digitale dei documenti fiscali, delle scritture contabili e dei libri sociali obbligatori, con impatti sui processi di conservazione eseguiti dalle aziende e dagli intermediari, quali gli studi professionali e le associazioni di categoria.

Intesa (Gruppo IBM) supporta i propri clienti a comprendere quali sono gli impatti sugli attuali processi di conservazione oltre che valutare come meglio adattare gli attuali modelli organizzativi a quelli previsti da AgID.

Tra le principali novità:

  • Maggior valore per la funzione archivistica
  • Il Sincro 2020 sostituisce il Sincro 2010
  • Aumentano i formati ammessi in conservazione (es: zip compresso e vari formati audio e video)
  • Previsto il responsabile del servizio di conservazione: ogni titolare dell’oggetto di conservazione dovrà prevedere il suddetto ruolo all’interno della propria struttura organizzativa
  • Previsti nuovi metadati: al fine di incentivare l’interoperabilità nello scambio di documenti informatici, nell’allegato 5 “I metadati” indicati sono circa 40 da associare al documento informatico, di cui circa 30 sono obbligatori e dovranno essere utilizzati nei processi di conservazione digitale di tutti i documenti, compresi quelli fiscali.

Su indicazione delle nuove linee guida, coloro che non si adeguano entro la fine dell’anno, non potranno più procedere alla conservazione elettronica dei documenti.

Intesa, mette a disposizione il proprio team di consulenti specialisti per supportare i propri clienti negli adempimenti normativi.

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Conservazione digitale a norma dei documenti

Con il servizio di conservazione a norma qualunque documento può essere conservato in osservanza alle direttive AgID espresse nel Codice dell’Amministrazione Digitale.
La soluzione garantisce la protezione, sicurezza e validità probatoria dei documenti nel tempo.
L’apposizione della firma e della marca temporale al documento, infatti, certificano l’autenticità e l’integrità dei documenti.

Ogni documento è al sicuro con la conservazione elettronica a norma

Ogni tipologia di documento, a valenza fiscale e non, può essere conservato a norma.
Per i documenti contenenti dati particolari (sanitari, politici, giudiziari, ecc.) oppure dati ritenuti sensibili, esiste una soluzione in grado di fornire una maggiore protezione tramite sofisticati sistemi di trasferimento sicuro e di crittografia.

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Intesa, conservatore accreditato

Ci sono molte offerte sul mercato per la conservazione a norma di documenti, ma solo alcune godono della certificazione AgID.

Intesa fa parte dei Conservatori Accreditati e si sottopone a ciclici audit che mettono alla prova il servizio di conservazione, per garantirne la piena conformità alla normativa vigente e la completa affidabilità.

Oltre ad essere un Conservatore Accreditato, Intesa è anche un eIDAS Qualified Trusted Service Provider.

La garanzia che ogni azienda merita.

Come vengono gestiti i documenti mandati in conservazione?

Il servizio di conservazione gestisce ogni documento conservato come singola entità, apponendo firma sul singolo documento e rendendolo autoconsistente.
L’accesso al singolo documento è assolutamente sicuro: viene fornito un immediato riscontro al richiedente ed è garantito un maggiore controllo sull’esposizione dei dati aziendali riservati.
L’esibizione dei documenti conservati singolarmente risulta molto utile durante audit interni, eventuali ispezioni o nel caso contenziosi fiscali e civilistici.
Valenza probatoria
Firma elettronica
 
Ogni singolo documento è certificato con una firma elettronica
Marca temporale
 
Su ogni documento conservato è apposta una marca temporale
Quali sono i vantaggi della conservazione a norma?

Dematerializzazione

Dematerializzazione dei documenti

Sicura

Gestione sicura dell’intero processo di Conservazione e dei relativi adempimenti normativi

Riduzione

Riduzione dei costi di sicurezza, dei costi di stampa e dei tempi legati alle ricerche

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