Nuove linee guida AgID
AgID (Agenzia per l’Italia Digitale) ha adottato e pubblicato le nuove linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici che entreranno in vigore il 7 giugno 2021 sia per le pubbliche amministrazioni che per i privati. L’ambito di applicazione riguarda anche la conservazione digitale dei documenti fiscali, delle scritture contabili e dei libri sociali obbligatori, con impatti sui processi di conservazione eseguiti dalle aziende e dagli intermediari, quali gli studi professionali e le associazioni di categoria.
Intesa (Gruppo IBM) supporta i propri clienti a comprendere quali sono gli impatti sugli attuali processi di conservazione oltre che valutare come meglio adattare gli attuali modelli organizzativi a quelli previsti da AgID.
Tra le principali novità:
- Maggior valore per la funzione archivistica
- Il Sincro 2020 sostituisce il Sincro 2010
- Aumentano i formati ammessi in conservazione (es: zip compresso e vari formati audio e video)
- Previsto il responsabile del servizio di conservazione: ogni titolare dell’oggetto di conservazione dovrà prevedere il suddetto ruolo all’interno della propria struttura organizzativa
- Previsti nuovi metadati: al fine di incentivare l’interoperabilità nello scambio di documenti informatici, nell’allegato 5 “I metadati” indicati sono circa 40 da associare al documento informatico, di cui circa 30 sono obbligatori e dovranno essere utilizzati nei processi di conservazione digitale di tutti i documenti, compresi quelli fiscali.
Su indicazione delle nuove linee guida, coloro che non si adeguano entro il 7 giugno 2021, non potranno più procedere alla conservazione elettronica dei documenti.
Intesa, mette a disposizione il proprio team di consulenti specialisti per supportare i propri clienti negli adempimenti normativi.
Conservazione digitale a norma dei documenti
La soluzione garantisce la protezione, sicurezza e validità probatoria dei documenti nel tempo.
L’apposizione della firma e della marca temporale al documento, infatti, certificano l’autenticità e l’integrità dei documenti.
Ogni documento è al sicuro con la conservazione elettronica a norma
Per i documenti contenenti dati particolari (sanitari, politici, giudiziari, ecc.) oppure dati ritenuti sensibili, esiste una soluzione in grado di fornire una maggiore protezione tramite sofisticati sistemi di trasferimento sicuro e di crittografia.
Intesa, conservatore accreditato
Ci sono molte offerte sul mercato per la conservazione a norma di documenti, ma solo alcune godono della certificazione AgID.
Intesa fa parte dei Conservatori Accreditati e si sottopone a ciclici audit che mettono alla prova il servizio di conservazione, per garantirne la piena conformità alla normativa vigente e la completa affidabilità.
Oltre ad essere un Conservatore Accreditato, Intesa è anche un eIDAS Qualified Trusted Service Provider.
La garanzia che ogni azienda merita.
Come vengono gestiti i documenti mandati in conservazione?
L’accesso al singolo documento è assolutamente sicuro: viene fornito un immediato riscontro al richiedente ed è garantitoun maggiore controllo sull’esposizione dei dati aziendali riservati.
L’esibizione dei documenti conservati singolarmente risulta molto utile durante audit interni, eventuali ispezioni o nel caso contenziosi fiscali e civilistici.
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Firma elettronica
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Ogni singolo documento è certificato con una firma elettronica
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Marca temporale
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Su ogni documento conservato è apposta una marca temporale
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Dematerializzazione
Dematerializzazione dei documenti
Sicura
Gestione sicura dell’intero processo di Conservazione e dei relativi adempimenti normativi
Riduzione
Riduzione dei costi di sicurezza, dei costi di stampa e dei tempi legati alle ricerche
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