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Conservazione a norma

Ogni documento è al sicuro
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Conservazione digitale a norma dei documenti

Con il servizio di conservazione a norma qualunque documento può essere conservato in osservanza alle direttive AgID espresse nel Codice dell’Amministrazione Digitale.
La soluzione garantisce la protezione, sicurezza e validità probatoria dei documenti nel tempo.
L’apposizione del sigillo elettronico qualificato e della marca temporale al ” pacchetto di conservazione” (composto da documenti, metadati e indice) certificano l’autenticità e l’integrità dei documenti.

Con noi conservi anche note spese e giustificativi

La conservazione a norma delle note spese e dei giustificativi è obbligatoria per 10 anni per legge. La soluzione di Intesa permette di conservare a norma non solo di documenti elettronici, ma anche qualsiasi tipologia di formato (quindi anche fotografie o scansioni di fatture o scontrini), e per questo può gestire la conservazione dei documenti utili alla contabilità aziendale.

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Intesa, conservatore qualificato

Ci sono molte offerte sul mercato per la conservazione a norma di documenti, ma solo alcune godono della certificazione AgID.

Intesa fa parte dei Conservatori Qualificati e si sottopone a ciclici audit che mettono alla prova il servizio di conservazione, per garantirne la piena conformità alla normativa vigente e la completa affidabilità.

Oltre ad essere un Conservatore Qualificato, Intesa è anche un eIDAS Qualified Trusted Service Provider.

La garanzia che ogni azienda merita.

Come vengono gestiti i documenti mandati in conservazione?

Il servizio di conservazione gestisce ogni documento conservato come singola entità, apponendo un sigillo elettronico qualificato sul “pacchetto di conservazione” e rendendolo autoconsistente.
L’accesso al singolo documento è assolutamente sicuro: viene fornito un immediato riscontro al richiedente ed è garantito un maggiore controllo sull’esposizione dei dati aziendali riservati.
L’esibizione dei documenti conservati singolarmente risulta molto utile durante audit interni, eventuali ispezioni o nel caso contenziosi fiscali e civilistici.

Linee guida AgID

AgID (Agenzia per l’Italia Digitale) nel 2021 ha adottato e pubblicato le linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici sia per le pubbliche amministrazioni che per i privati, con impatti sui processi di conservazione eseguiti dalle aziende e dagli intermediari, quali gli studi professionali e le associazioni di categoria.

Intesa, a Kyndryl Company, supporta i propri clienti a comprendere quali sono gli impatti sugli attuali processi di conservazione e a valutare come meglio adattare gli attuali modelli organizzativi a quelli previsti da AgID, mettendo a disposizione il proprio team di consulenti specialisti per supportare i propri clienti negli adempimenti normativi.

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Valenza probatoria

 
Sigillo elettronico qualificato
 
Ogni pacchetto di conservazione è certificato con una sigillo elettronico qualificato

 
Marca temporale
 
Su ogni pacchetto inviato in conservazione è apposta una marca temporale

Un’infrastruttura tecnologica proprietaria e sempre aggiornata

La soluzione di conservazione a norma di Intesa si avvale delle più evolute soluzioni tecnologiche – hardware e applicative – aderenti alle normative e alle best practice di mercato. Vuoi saperne di più?

Scarica la scheda tecnica

Quali sono i vantaggi della conservazione a norma?

Dematerializzazione

Dematerializzazione dei documenti

Sicura

Gestione sicura dell’intero processo di Conservazione e dei relativi adempimenti normativi

Riduzione

Riduzione dei costi di sicurezza, dei costi di stampa e dei tempi legati alle ricerche

Chi ci ha scelto
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