Conservazione a Norma
Il servizio completo e sicuro per la conservazione digitale dei documenti: ne certifica l’autenticità e l’integrità e garantisce il rispetto delle normative e la protezione dei dati sensibili.
Conservazione digitale a norma dei documenti
La conservazione digitale a norma è un processo fondamentale che garantisce l’autenticità, l’integrità, l’affidabilità, la leggibilità e la reperibilità dei documenti informatici. Questo sistema avanzato utilizza la firma digitale e la marca temporale per certificare l’autenticità e l’integrità dei documenti, fornendo una protezione completa contro alterazioni o manomissioni. Grazie all’applicazione di rigorose misure di sicurezza, la conservazione digitale a norma offre una soluzione affidabile e conforme alle normative per l’archiviazione sicura e a lungo termine dei vostri documenti.
Con il nostro servizio di Conservazione a Norma qualunque documento può essere conservato in osservanza alle direttive AgID espresse nel Codice dell’Amministrazione Digitale. La soluzione garantisce protezione, sicurezza e validità probatoria dei documenti nel tempo.
L’apposizione del sigillo elettronico qualificato e della marca temporale al “pacchetto di archiviazione” (composto da documenti, metadati e indice) certificano l’autenticità e l’integrità dei documenti.
Le funzionalità della conservazione a norma
Il nostro servizio di Conservazione a Norma, oltre a rispettare le Linee Guida dell’Agenzia per l’Italia Digitale, offre una serie di funzionalità aggiuntive per la sicurezza e il reperimento dei documenti.
- Archiviazione su cloud Intesa – La vostra documentazione sarà conservata in modo sicuro nel cloud privato Intesa, accessibile ovunque e in qualsiasi momento.
- Firma Digitale – Intesa offre la possibilità di apporre una firma digitale ai documenti a completamento del processo di formazione, se richiesto dalla normativa.
- Indicizzazione Avanzata – La piattaforma permette di indicizzare i documenti in modo efficiente, semplificando la ricerca e la gestione dei file.
- Audit Trail – Ogni operazione sui documenti viene tracciata e registrata per una maggiore trasparenza e conformità.
Conservazione Digitale: i vantaggi per la tua azienda
Conformità alle normative
Con Intesa, la vostra organizzazione sarà sempre in regola con le normative sulla conservazione dei documenti digitali.
Sicurezza dei dati
I vostri documenti saranno protetti da accessi non autorizzati grazie ai nostri sistemi di sicurezza avanzati.
Accesso e monitoraggio
Il servizio di Intesa consente di monitorare le transazioni in tempo reale e accedere rapidamente ai documenti conservati, semplificando il recupero delle informazioni.
Riduzione dei costi
Con la conservazione digitale, eliminerete i costi legati alla stampa e all’archiviazione fisica dei documenti.
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Tipologie documentali per la conservazione digitale a norma
La conservazione digitale a norma è la soluzione ideale per archiviare in modo sicuro, conforme alla normativa vigente e facilmente accessibile una vasta gamma di tipologie documentali, tra cui:
1. Fatture, documenti contabili e documenti finanziari
Conservate le vostre fatture, assegni e note spese in formato digitale per garantire la conformità fiscale e semplificare le operazioni di auditing. Potete anche archiviare report finanziari, bilanci, e altre informazioni rilevanti per la gestione e la rendicontazione finanziaria.
2. Contratti e accordi
3. Documenti legali e amministrativi
4. Libro Unico del Lavoro
Il Libro Unico del Lavoro deve essere conservato a norma per legge: la soluzione di Intesa ti permette di adempiere a questo obbligo normativo.
La conservazione oltre i contratti e le fatture
La conservazione a norma non serve solo ad archiviare documenti finanziari o contratti, ma può essere utilizzata anche per la protezione di dati sensibili o per archiviare corrispondenze.
Dati personali e documenti sensibili
La conservazione digitale a norma offre una protezione affidabile per i documenti personali acquisiti in fase di identificazione e per proteggere i dati sensibili dei clienti.
Registro carico e scarico rifiuti per il RENTRI
Con il servizio di conservazione a norma di Intesa puoi conservare anche il registro di carico e scarico rifiuti, la cui compilazione digitale sul portale RENTRI e la conservazione sono obbligatori da febbraio 2025.
Corrispondenza mail e PEC
Potete conservare anche tutti gli scambi e-mail e PEC che ritenete possano essere importanti per la sicurezza normativa del business.
Richiedi una consulenza gratuita
Vuoi capire se questa soluzione fa al caso tuo? Il nostro team di consulenti è a disposizione per rispondere a tutte le tue domande, senza impegno.
La dashboard del Responsabile della Conservazione
Con le Linee Guida AgID entrate in vigore dal 1 gennaio 2022, tutte le aziende devono individuare un Responsabile della Conservazione, incaricato di gestire e coordinare il processo di conservazione, garantendone la conformità alla normativa.
Per supportare questa figura, Intesa ha incluso nel suo servizio di Conservazione a Norma una dashboard di monitoraggio dedicata, dotata di funzionalità di interrogazione basate su specifici KPI. Ciò consente al responsabile di ottenere una visione aggregata e dinamica delle informazioni durante le ricerche e di salvare i report generati.
I tuoi documenti al sicuro con Intesa
Ci sono molte offerte sul mercato per la conservazione a norma di documenti, ma solo alcune godono della certificazione e sono iscritte al marketplace AgID.
Intesa fa parte dei Conservatori Qualificati e si sottopone a cicli di audit che mettono alla prova il servizio di conservazione, per garantire la piena conformità alla normativa vigente e la completa affidabilità.
Oltre ad essere un Conservatore Qualificato, Intesa è anche un eIDAS Qualified Trusted Service Provider e per questo segue da vicino l’evoluzione normativa verso il Qualified Electronic Archiving richiesto da eIDAS 2.0.
La garanzia che ogni azienda merita.
Domande frequenti sulla Conservazione Elettronica
1. Cos’è la conservazione digitale?
2. Come vengono gestiti i documenti mandati in conservazione?
3. Quali tipi di documenti possono essere conservati digitalmente con Intesa?
4. La conservazione digitale è legalmente valida per scopi fiscali?
5. Qual è la distinzione tra conservazione sostitutiva e conservazione digitale?
6. Qual è la differenza tra archiviazione e conservazione?
Leggi l’articolo: Conservazione Sostitutiva: Come Funziona e Perché è Fondamentale
7. Quali sono le linee guida AgID?
Le linee guida per la conservazione digitale sono descritte all’interno di un documento consultabile sul sito di AgID. Intesa effettua un monitoraggio costante della normativa per offrire un servizio sempre sicuro e aggiornato.
8. Cosa è incluso nel servizio Intesa?
9. È possibile conservare il Libro Unico del Lavoro con la soluzione Intesa?
Certo. Intesa è Qualified Trust Service Provider e Conservatore Qualificato AgID: è possibile utilizzare la nostra soluzione di Conservazione a Norma anche per conservare il Libro Unico del Lavoro.
10. Se ho già un altro fornitore per il servizio di Conservazione a Norma e voglio cambiarlo, cosa succede a tutti i documenti che ho già conservato?
Nessun problema: Intesa è in grado di recuperare l’archivio dei documenti conservati dal fornitore precedente per trasferirlo sui nostri sistemi. Lo stesso sistema può essere utilizzato anche nel caso di acquisizione di nuove società.
Siamo a tua disposizione
Il team di Intesa è composto da persone professionali, affidabili e con lunga esperienza nei diversi settori di mercato.
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