Posta certificata REM: il nuovo standard europeo per comunicazioni sicure

Dalla PEC alla REM: il futuro della posta certificata in Europa

La Posta Elettronica Certificata (PEC) sarà sostituita dalla Registered Electronic Mail (REM), un nuovo standard europeo per comunicazioni sicure, che garantirà maggiore interoperabilità e sicurezza. La transizione, prevista tra il 2025 e il 2026, offrirà vantaggi significativi per utenti e imprese, semplificando la gestione delle comunicazioni legali a livello europeo.

La PEC, acronimo di Posta Elettronica Certificata, disciplinata dal DPR n. 68 del 2005, è oggi lo strumento primario con cui avvengono le “comunicazioni ufficiali” tra professionisti, aziende e PA, che ha sostituito le raccomandate cartacee ormai da tempo. La sua diffusione, infatti, è dovuta anche al fatto di essere uno strumento facilmente accessibile anche a cittadini privati per rapportarsi con le realtà pubbliche e private, inviando comunicazioni che restituiscono una “prova di consegna”, quindi con valore legale.

La PEC, per quanto diffusa, è uno strumento destinato a evolvere nella REM (Registered Electronic Mail), chiamata anche “PEC europea”, perché sarà valida per le comunicazioni in tutta l’UE. Se la PEC è uno strumento ormai così diffuso e utilizzato, quali sono i motivi della sua “sostituzione” con la REM? Quando avverrà?

Perché la transizione dalla PEC alla REM?

La Commissione Europea sta da tempo lavorando per “uniformare” i servizi digitali certificati all’interno dell’UE, a favore di una maggiore interoperabilità, anche attraverso la revisione del regolamento eIDAS 2.0.

Esiste però anche una necessità più “formale” per cui in Italia si sta affrontando questa transizione: secondo il regolamento 910/2014 (eIDAS), infatti, la PEC, per le sue caratteristiche, può essere considerata un “SERC”, un Servizio di Recapito Certificato. La REM, invece, che prevede anche il riconoscimento forte del titolare della casella, è un “SERCQ”, un Servizio Elettronico di Recapito Certificato Qualificato. 

Le differenze chiave tra PEC e REM

Tra PEC e REM esistono quindi delle differenze che permettono di definire la REM come un Servizio di Recapito Certificato Qualificato. Ecco le principali:

1. Identificazione del titolare: come anticipato, la principale differenza tra PEC e REM è il processo di riconoscimento e identificazione degli intestatari: attualmente l’attivazione di una PEC richiede solo la registrazione dei dati anagrafici del titolare, mentre per la REM sarà obbligatorio completare un riconoscimento certo, anche tramite  identità digitali come SPID e CIE. Questo sistema non solo assicura la ricezione del messaggio, ma garantisce anche la certezza dell’identità del destinatario e del mittente.
2. Autenticazione a due fattori: per accedere alla REM sarà obbligatorio attivare un sistema di autenticazione a due fattori: al momento dell’accesso al portale fornito dal provider REM, sarà quindi necessario inserire un codice aggiuntivo, solitamente una One Time Password (OTP) creata tramite app o ricevuta via SMS. Attualmente per le PEC l’autenticazione a due fattori è opzionale, e può quindi essere impostata o meno a discrezione dell’utente.
3. Interoperabilità europea: un’ulteriore differenza tra PEC e REM è che la REM può essere considerata uno strumento valido in tutta l’UE. Inviando una REM a un utente in un altro paese europeo, quindi, questa avrà lo stesso valore legale, cosa che non avviene oggi per la PEC, uno strumento esclusivamente italiano.

Vantaggi della REM per utenti e imprese

La Registered Electronic Mail (REM) offrirà vantaggi significativi per utenti e imprese, garantendo comunicazioni più sicure e affidabili in tutta UE grazie alla tracciabilità e alla certificazione dei messaggi inviati e ricevuti. Questa soluzione, inoltre, fornirà un accesso standardizzato e uno strumento di comunicazione digitale qualificato alle amministrazioni pubbliche e alle aziende in tutta Europa, facilitando l’interazione con enti e partner internazionali. Per le imprese italiane che operano a livello europeo quindi, la REM riduce gli ostacoli burocratici, semplificando la gestione documentale e assicurando conformità alle normative transfrontaliere, con un conseguente miglioramento dell’efficienza operativa e un’accelerazione nei processi di business.

Come si passa dalla Posta Elettronica Certificata alla REM

Il passaggio dalla PEC alla REM avverrà in maniera trasparente nei confronti degli utenti. Sarà infatti il gestore ad adeguare le proprie caselle di posta allo standard europeo.

Tempistiche di implementazione della REM

Facciamo un po’ di chiarezza: il passaggio da PEC a REM non sarà obbligatorio nel 2024. Per rendere attuativo l’obbligo di migrazione è necessario un DPCM, di cui ad oggi (novembre 2024) si sta attendendo la pubblicazione. Dalla sua pubblicazione in Gazzetta Ufficiale si dovranno poi attendere le tempistiche indicate all’interno del DPCM stesso perché l’obbligo entri in vigore, ed è per questo che la scadenza verrà prorogata, presumibilmente tra la fine del 2025 e l’inizio del 2026.

Conclusione

Il passaggio dalla PEC alla REM (PEC Europea) porterà numerosi vantaggi in termini di sicurezza, affidabilità e interoperabilità. È indubbio però che la necessità di un’identificazione forte e dell’autenticazione a due fattori potrebbe portare delle difficoltà operative alle aziende che hanno necessità di avere più caselle, a cui devono accedere più persone.

Il Gestionale PEC Intesa

Proprio a questo scopo Intesa, in qualità di Qualified Trust Service Provider e digital solution provider, offre ai propri clienti un Gestionale PEC necessario proprio a semplificare l’operatività di chi ha bisogno di gestire più caselle contemporaneamente, anche attestate su diversi provider. Con l’introduzione effettiva dell’obbligo, il servizio sarà successivamente adeguato per la gestione delle caselle REM.

Oggi è quindi ancora più importante dotarsi di un gestionale dedicato alla Posta Elettronica Certificata, ecco perché:

1. Diffusione
   Con l’ampliamento della platea potenziale di utilizzatori di PEC a livello UE , sia come destinatari sia come mittenti, si estenderanno le opportunità di impiego del canale di corrispondenza legale elettronico nelle aziende. Gli utenti avranno quindi sempre più la necessità di una gestione organizzata e tracciata dei messaggi e delle ricevute.
2. Semplificazione e sicurezza
   L’adozione di un gestionale PEC consente il superamento delle complicazioni di gestione dell’autenticazione a doppio fattore (MFA) valida esclusivamente per l’accesso diretto alla web mail tramite sito del Provider REM. Per l’autenticazione application to application alla casella REM è stata infatti introdotta una modalità di autenticazione applicativa, basata sul protocollo OAuth 2.0. Grazie a questa modalità, gestita direttamente dal Gestionale PEC, totalmente trasparente all’utente, il Gestionale PEC potrà gestire in maniera sicura le connessioni alla casella REM per la ricezione e l’invio delle mail senza impatti per le aziende e per gli utenti.
3. Interoperabilità
   Il Gestionale PEC consentirà l’interoperabilità retroattiva tra il canale in dismissione della PEC ed il nuovo canale REM; il passaggio sarà trasparente per gli utenti.

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