Normativa
30.12.2025
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Tempo di lettura: 6 min
La conservazione digitale dei documenti fiscali è un tema cruciale per tutte le aziende, dalle PMI alle grandi imprese, ma non sempre è chiaro quali documenti debbano essere archiviati in modo conforme alla normativa. Molte aziende si trovano spesso confuse riguardo alle fatture elettroniche, ai registri IVA, ai bilanci, e altri documenti aziendali che richiedono una conservazione a norma. Questo articolo mira a fare chiarezza su quali siano i documenti aziendali da archiviare digitalmente e come farlo in modo conforme, assicurando la validità legale e il rispetto delle normative fiscali italiane.
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In questo articolo scoprirai:
La conservazione digitale dei documenti fiscali è un processo che consente di archiviare i documenti aziendali in formato elettronico, rispettando le normative fiscali e garantendo il loro valore legale nel tempo. I documenti digitali devono essere intatti, leggibili e autenticati per mantenere la stessa validità probatoria dei documenti cartacei.
Secondo le normative italiane, la conservazione a norma riguarda non solo la protezione dei dati ma anche la loro accessibilità e ripristinabilità nel tempo. Le fatture elettroniche, i registri IVA, i bilanci e altri documenti fiscali devono essere conservati in modo conforme agli standard previsti dal Codice Civile e dalle Linee Guida AGID, in modo che possiedano valore legale durante eventuali verifiche fiscali o in caso di contenziosi legali.
La normativa italiana stabilisce che molteplici tipi di documenti fiscali debbano essere conservati digitalmente. Ecco i principali documenti aziendali che rientrano nell’obbligo di conservazione digitale:
Dal 1° gennaio 2019, tutte le fatture elettroniche emesse da Partite IVA in Italia sono obbligatorie per legge. Questi documenti devono essere archiviati digitalmente, con un sistema che ne garantisca la sicurezza e la leggibilità nel tempo. Il sistema di conservazione a norma deve permettere di recuperare le fatture in qualsiasi momento, e possibilmente di renderle accessibili agli organi competenti in caso di verifiche.
Anche i registri IVA, che documentano le operazioni soggette a IVA, devono essere archiviati in formato digitale. I registri IVA vengono periodicamente inviati all’Agenzia delle Entrate tramite il sistema Fattura Elettronica. È fondamentale che siano conservati in modo sicuro e integro per un periodo di 10 anni, come prescritto dal Codice Civile (art. 2220 c.c.).
I bilanci aziendali, insieme alle relative relazioni di accompagnamento, devono essere conservati per 10 anni. La conservazione digitale dei bilanci consente di mantenere un archivio conforme alle normative fiscali e accessibile in caso di audit o controlli.
Altri documenti fiscali che necessitano di conservazione digitale includono:
La conservazione digitale dei documenti fiscali è obbligatoria per legge e si applica a tutte le imprese, sia pubbliche che private. La normativa che regola questa conservazione è finalizzata a garantire la validità legale dei documenti nel tempo, facilitando l’accesso in caso di controlli fiscali o di necessità giuridiche. Di seguito, i motivi principali per cui la conservazione digitale è così importante:
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I documenti fiscali obbligatori da conservare digitalmente includono le fatture elettroniche, i registri IVA, i bilanci aziendali, le certificazioni uniche e altri documenti fiscali e aziendali correlati.
I documenti fiscali devono essere conservati per almeno 10 anni dalla data dell’ultima registrazione, come previsto dal Codice Civile (art. 2220 c.c.).
La conservazione digitale a norma è obbligatoria per garantire il valore legale dei documenti e la loro accessibilità durante verifiche fiscali o eventuali contenziosi legali.
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Per implementare la conservazione digitale a norma, è fondamentale adottare soluzioni software certificate che rispettino le Linee Guida AGID e i requisiti di sicurezza, come quelle offerte da Intesa.
La conservazione digitale dei documenti fiscali è un aspetto fondamentale per la gestione sicura e conforme dei dati aziendali. Adottare soluzioni tecnologiche come Intesa HIVE consente alle aziende di ottimizzare il processo di archiviazione, ridurre i rischi e garantire la conformità alle normative AGID. Affidarsi a Intesa per la gestione della conservazione digitale assicura non solo sicurezza ma anche efficienza nel lungo periodo.
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