Conservazione digitale europea: dal modello italiano all’innovativo e-Archiving di eIDAS 2
Sicurezza, interoperabilità e validità legale nella nuova era della conservazione digitale europea
La conservazione digitale in Europa sta cambiando radicalmente: con l’entrata in vigore di eIDAS 2.0 nel maggio 2024, si passa da un sistema nazionale frammentato a un quadro normativo unico e armonizzato. La grande novità è l’introduzione dell’e-Archiving, un servizio fiduciario qualificato che garantisce sicurezza, interoperabilità e validità legale dei documenti digitali in tutta l’Unione Europea.
Scopri insieme a noi:
Il regolamento UE 2024/1183, noto come eIDAS 2.0, introduce un nuovo quadro di servizi fiduciari, ampliando le funzioni e rafforzando la sicurezza nel settore digitale. Tra gli elementi più innovativi figurano l’European Digital Identity Wallet (EUDI Wallet), uno strumento di gestione dell’identità digitale, e il servizio di archiviazione elettronica (e-Archiving), che garantisce la conservazione a lungo termine e sicura di dati e documenti digitali.
L’e-Archiving viene definito come un servizio fiduciario per la conservazione digitale che assicura durabilità, integrità, riservatezza e prova dell’origine dei dati, creando un livello di affidabilità e validità pari a quello della firma elettronica.
La conservazione digitale in Italia
L’Italia ha anticipato l’Europa nel settore, sviluppando un modello normativo apprezzato a livello internazionale. La legge Bassanini del 1997 (legge n.59) ha posto le basi per la valenza giuridica del documento informatico, mentre il Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD), approvato con il D.Lgs. 82/2005, ha stabilito regole chiare sulla gestione e conservazione dei documenti digitali. L’articolo 44 del CAD impone ai sistemi di conservazione di garantire autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti, secondo le Linee Guida AgID pubblicate nel 2020 e in vigore dal 2022. Queste norme costituiscono ancora oggi il punto di riferimento principale per i sistemi di conservazione italiani, in attesa di recepire le novità europee sull’e-Archiving.
Come funziona l’iter degli Implementing Acts e il ruolo dei batch pubblicativi
L’attuazione concreta dei principi contenuti in eIDAS 2.0 avviene tramite una serie di Implementing Acts (atti di esecuzione) elaborati dalla Commissione Europea. Questi atti di esecuzione stabiliscono standard tecnici, specifiche e procedure operative, e vengono pubblicati progressivamente in diversi batch, secondo una roadmap serrata che garantisce il coinvolgimento di tutti gli stakeholder.
- Il primo batch, comprensivo di cinque atti attuativi, è stato pubblicato il 4 dicembre 2024, concentrandosi principalmente sulla definizione degli standard, delle specifiche tecniche e dei protocolli per l’emissione e l’utilizzo degli EUDI Wallet.
- Il secondo batch è stato pubblicato il 7 maggio 2025, con quattro nuovi Implementing Acts posti in consultazione pubblica tra il 29 novembre 2024 ed il 2 gennaio 2025. Questi atti di esecuzione hanno affrontato aspetti più avanzati, sempre relativi agli EUDI Wallet, come gestione delle liste dei Wallet Certificati, l’abilitazione dei Service Provider per gli EUDI Wallet (c.d. Relying Parties).
- Il terzo batch di Implementing Acts, che faceva parte del gruppo posto in consultazione tra il 15 aprile 2025 e il 13 maggio 2025, è stato ratificato nella Gazzetta Ufficiale dell’Unione Europea il 30 luglio 2025. Tra questi Implementing Acts, meritano menzione quello sulla gestione delle attestazioni elettroniche di attributi qualificate, quello sulla firma remota e quello sui sistemi di identificazione remota valevoli per l’emissione di certificati qualificati e per l’emissione di attestazioni elettroniche di attributi qualificate.
- Il quarto batch di implementing Acts, che faceva sempre parte del gruppo posto in consultazione tra il 15 aprile 2025 e il 13 maggio 2025, è stato ratificato nella Gazzetta Ufficiale dell’Unione Europea il 30 settembre 2025. Tra questi Implementing Acts meritano attenzione quello sui servizi di recapito certificato qualificati e quello sulla convalida delle firme elettroniche.
- Vi sono poi altri batch di atti implementativi messi in consultazione tra il 4 settembre 2025 ed il 2 ottobre 2025 (c.d. quinto batch) per i quali si attende la ratifica entro la fine del 2025
Per quanto riguarda l’e-Archiving, il primo Implementing Act relativo a questo nuovo servizio qualificato è presente nel batch, pubblicato per la consultazione pubblica lo scorso 4 settembre 2025, chiamando a raccolta i pareri e le integrazioni di tutti gli esperti e stakeholder europei.
Standard e principi chiave negli Implementing Acts per l’e-Archiving europeo
Il documento intitolato “laying down rules for the application of Regulation (EU) No 910/2014 of the European Parliament and of the Council as regards reference standards and specifications for qualified electronic archiving services” definisce i primi elementi contenuti nella normativa europea per regolamentare il nuovo servizio qualificato di e-Archiving.
Nei considerando, in linea con la sezione 10 del Regolamento eIDAS 2024/1183, vengono ribaditi principi fondamentali della conservazione digitale continua, coerenti con la normativa italiana già in vigore.
In particolare, tra i dieci considerando emerge la tutela di principi chiave sanciti dal Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD), come il mantenimento del contenuto informativo indipendente dalla durabilità del supporto fisico, superabile nel tempo da evoluzioni tecnologiche e obsolescenza, grazie all’impiego di strumenti come il Riversamento, approfondito nelle Linee Guida AgID con l’Allegato 3. Viene inoltre sottolineata l’importanza di preservare integrità, leggibilità e garanzia sull’origine per l’intero periodo di conservazione.
Prima dell’apertura pubblica alla consultazione del relativo Implementing Act, avvenuta il 4 settembre 2025, enti pubblici e privati, insieme agli stakeholder europei, hanno contribuito a definire negli Annex gli standard tecnici da adottare.
Un ruolo centrale è stato svolto dallo sviluppo dello standard CEN/TS 18170:2025, che specifica i requisiti funzionali per i servizi qualificati di archiviazione elettronica. Sorprendentemente, questo standard è stato inizialmente escluso dalla prima versione dell’Implementing Act sottoposta a consultazione pubblica nel quinto batch. Tale omissione ha spinto Intesa e le società di Assoconservatori (sezione di Assintel dedicata alle imprese private di conservazione digitale) a richiederne formalmente l’inclusione tramite i canali pubblici di feedback della Commissione Europea.
La richiesta di inserimento del CEN/TS 18170:2025, pubblicato a maggio 2025, ha raccolto numerosi riscontri positivi dagli stakeholder nella sezione “Have your say” ed è considerata la principale modifica richiesta alla Commissione.
Sull’inserimento dello standard CEN nel prossimo aggiornamento dell’Implementing Act prevale, tra gli addetti ai lavori, un cauto ottimismo. L’ipotesi appare sempre più concreta, confermata non solo dalla presenza dello standard nelle bozze di aggiornamento, ma anche da un recente segnale ufficiale: la pubblicazione, sulla Gazzetta Ufficiale dell’Unione Europea del 28 ottobre, dell’Implementing Act relativo all’accreditamento degli organismi di valutazione della conformità (CAB).
Un passaggio che di fatto riconosce l’idoneità dello standard CEN/TS 18170 a orientare i provider per la realizzazione e l’accreditamento dei servizi di archiviazione elettronica qualificata.
In attesa della versione definitiva dell’Implementing Act relativo ai servizi di e-Archiving e di eventuali approfondimenti, è fondamentale prepararsi al nuovo scenario europeo per permettere a realtà come Intesa di adeguarsi prontamente ai requisiti tecnici e normativi che modelleranno il mercato.
Aspettative e next steps
Il percorso verso un sistema europeo armonizzato di conservazione digitale presenta sfide significative, ma anche straordinarie opportunità per il mercato italiano ed europeo.
La consultazione pubblica, conclusasi il 2 ottobre 2025, ha raccolto 41 feedback da associazioni di categoria come AssoConservatori, aziende, esperti e cittadini.
La Commissione Europea dovrebbe concludere l’adozione definitiva dell’Implementing Act sull’e-Archiving entro la fine del 2025, fornendo chiarezza sugli standard referenziati — tra cui, si auspica, il CEN/TS 18170:2025 — e sui requisiti tecnici e organizzativi per i prestatori qualificati. Nel frattempo, si prevede un progressivo allineamento tra le normative nazionali e il nuovo quadro europeo, con l’Italia pronta a giocare un ruolo di leadership grazie alla sua consolidata esperienza normativa.
Dal punto di vista operativo, i conservatori digitali italiani partono avvantaggiati, contando su competenze e infrastrutture già conformi ai principi dell’e-Archiving.
L’adozione di standard comuni a livello UE favorirà anche l’integrazione dei processi digitali, come la fatturazione elettronica europea prevista dalla direttiva ViDA (VAT in the Digital Age), la cui implementazione graduale interesserà paesi quali Belgio, Polonia e Francia tra il 2026 e il 2030.
Conclusione
Il passaggio dalla conservazione digitale nazionale all’e-Archiving europeo rappresenta una sfida complessa ma inevitabile per costruire un autentico mercato unico digitale.
Il modello italiano, che ha fatto da apripista, continuerà ad evolversi e ad integrarsi nel contesto europeo, garantendo continuità operativa alle organizzazioni che hanno già investito nella digitalizzazione e aprendo nuove opportunità di innovazione e crescita per tutto il settore.
Di Francesco De Cesare,
Business Compliance Consultant, Intesa, a Kyndryl Company
