Guida completa alla Digitalizzazione dei Trasporti: eFTI, e-CMR e il futuro del settore logistico

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Cos’è l’eFTI e il Regolamento UE 2020/1056: Il cuore della Digitalizzazione nei Trasporti

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Il panorama del trasporto merci sta cambiando radicalmente. Entro il 2027, la carta non sarà più il mezzo principale di scambio informazioni: i dati prenderanno il sopravvento. Al centro di questa rivoluzione c’è il Regolamento eFTI (Electronic Freight Transport Information), un quadro normativo che trasforma il modo in cui aziende e autorità interagiscono.

Cos’è l’eFTI? (Regolamento UE 2020/1056)

L’eFTI non è un semplice documento, ma un quadro giuridico europeo che impone alle autorità pubbliche (polizia, dogane, autorità portuali) di accettare le informazioni regolamentari sul trasporto merci in formato elettronico.

• Obiettivo: eliminare la frammentazione dei sistemi IT e l’uso della carta.

• Ambito: trasporto stradale, ferroviario, aereo e marittimo all’interno dell’UE.

• Standard: i dati devono essere scambiati in formati strutturati (XML o JSON) su piattaforme certificate.

eFTI, e-CMR e DDT: facciamo chiarezza

Esiste spesso confusione tra questi termini. Ecco come cambierà l’assetto documentale:

Il nuovo assetto dei documenti: cosa succede a DDT e e-CMR?

1. 1. eFTI Dataset (Controllo Pubblico): è l’unico set di dati che “viaggia” digitalmente per essere esibito alle autorità. È standardizzato (XML/JSON) e accessibile tramite Token.

   2. e-CMR (Giuridico-Contrattuale): gestisce il rapporto e le responsabilità tra mittente, vettore e destinatario.

   3. DDT (Giuridico-Fiscale): resta il documento cardine per la prova di consegna e la detraibilità dell’IVA.

Il ruolo della Conservazione a Norma

In questo nuovo scenario, mentre il DDT continua a essere fondamentale per fini IVA, la sua gestione passa attraverso sistemi di Conservazione Sostitutiva a norma, liberando definitivamente le aziende dall’obbligo di mantenere ingombranti archivi cartacei. Grazie alla conservazione digitale, l’integrità e la validità legale dei documenti fiscali sono garantite nel tempo, permettendo un recupero immediato dei file in caso di accertamenti tributari.

eFTI: come cambia il trasporto merci

L’eFTI (Electronic Freight Transport Information) è il pilastro della logistica “paperless” in Europa. Grazie al Regolamento UE 2020/1056, le autorità sono obbligate ad accettare i dati digitali, eliminando i faldoni cartacei dai camion.

Come funziona il flusso dei dati: “Chi interroga chi?”

Il sistema eFTI è progettato per la massima privacy: i dati non vengono “inviati” continuamente alle autorità, ma sono resi disponibili solo su richiesta durante un controllo.

Le fasi del processo

• Fase A (Caricamento): l’azienda carica i dati su una eFTI Platform certificata. La piattaforma genera un Token (una chiave di accesso univoca).

• Fase B (Viaggio): l’autista non ha documenti cartacei. Porta con sé solo il Token (o un QR Code che lo contiene).

• Fase C (Controllo): l’autorità scansiona il Token. Il sistema della polizia interroga l’eFTI Gate nazionale (in Italia gestito dal MIT/RAM), che recupera i dati dalla piattaforma privata e li mostra all’agente.

L’importanza dell’interoperabilità nei trasporti digitali

L’interoperabilità è un pilastro fondamentale del sistema eFTI. Senza un’architettura interconnessa, la digitalizzazione delle informazioni di trasporto perderebbe gran parte del suo potenziale. È grazie alla comunicazione fluida tra piattaforme eFTI nazionali che si ottimizza il controllo delle merci, garantendo un monitoraggio continuo e sicuro della logistica su scala europea. Questo non solo migliora la sicurezza, ma riduce anche i tempi di controllo e semplifica il trasporto transfrontaliero, creando un ambiente dinamico e reattivo che facilita gli scambi internazionali di merci. La creazione di standard comuni e la certificazione delle piattaforme eFTI sono essenziali per garantire che tutte le parti coinvolte possano accedere, verificare e aggiornare i dati in tempo reale, ovunque si trovino.

Architettura e interoperabilità europea

Non esiste un unico database europeo. L’efficienza del sistema si basa sulla comunicazione tra i Gate Nazionali.

• Esempio Transfrontaliero: Un camion italiano viene controllato in Francia. L’autorità francese interroga il proprio Gate, che “parla” con il Gate italiano per recuperare i dati dalla piattaforma italiana dove l’azienda ha caricato i documenti. Il processo è istantaneo e trasparente per l’operatore.

Timeline e scadenze obbligatorie

Le aziende devono muoversi ora per non farsi trovare impreparate:

• Inizio 2026: apertura dei “Gate” nazionali e accettazione ufficiale dei dati elettronici da parte delle PA.

• Luglio 2027: il Regolamento diventa pienamente operativo in tutta l’UE.

• Dal 2029: possibile obbligo totale della digitalizzazione (attualmente è un obbligo di accettazione per le PA, ma non ancora un obbligo di invio per i privati, che però ne traggono i maggiori vantaggi).

Il ruolo delle PMI nella digitalizzazione eFTI

Le piccole e medie imprese (PMI) rappresentano una parte significativa della catena logistica, ma spesso affrontano sfide uniche nell’adottare nuove tecnologie. La transizione verso un sistema digitale come eFTI può sembrare complessa, ma le soluzioni basate su piattaforme cloud e software di gestione documentale integrato offrono una via accessibile ed economica per le PMI. La digitalizzazione consente alle PMI di ottimizzare le operazioni, ridurre i costi e migliorare l’efficienza, mentre le soluzioni scalabili permettono di adattarsi alle dimensioni specifiche dell’azienda. Con il giusto supporto, queste imprese possono trarre vantaggio dall’adozione anticipata di eFTI, diventando più competitive nel mercato europeo.

L’impatto ambientale e la sostenibilità con eFTI

La digitalizzazione dei documenti di trasporto tramite il sistema eFTI non solo migliora l’efficienza operativa, ma offre anche benefici ambientali significativi. L’eliminazione della carta e la riduzione dei tempi di elaborazione contribuiscono a un sistema logistico più sostenibile. Inoltre, l’ottimizzazione dei flussi di dati e il miglioramento dell’interoperabilità riducono la necessità di viaggi non necessari e la congestione, diminuendo le emissioni di CO2. Con l’adozione di soluzioni di trasporto multimodale supportate da eFTI, le aziende possono ridurre il loro impatto ambientale, favorendo l’uso di modalità di trasporto più ecologiche come la ferrovia o la navigazione. Questo aiuta le aziende a contribuire agli obiettivi di sostenibilità a lungo termine, allineandosi alle normative e agli standard internazionali di responsabilità ambientale.

Vantaggi: perché passare all’eFTI?

Digitalizzare i processi significa non solo conformarsi, ma evolvere:

• Riduzione costi: risparmio stimato di circa 21€ per documento (eliminazione stampa, archiviazione fisica e gestione errori).

• Automazione: integrazione diretta tra il tuo ERP (gestionale) e le piattaforme eFTI.

• Sicurezza: utilizzo della Firma Elettronica Qualificata e conformità al regolamento eIDAS per dare pieno valore legale ai dati.

 

In vista dell’entrata in vigore dell’obbligo a partire da luglio 2027, Intesa sta lavorando per aggiornare le proprie soluzioni e gestire la produzione e lo scambio delle informazioni eFTI con le piattaforme nazionali.

Prepararsi alla digitalizzazione eFTI: strategie e best practices

Affrontare la transizione alla digitalizzazione eFTI richiede una preparazione adeguata. Le aziende devono innanzitutto analizzare i propri processi per identificare le aree in cui è possibile integrare la digitalizzazione. È fondamentale aggiornare i sistemi software aziendali per garantire che siano compatibili con le piattaforme eFTI certificate, e fornire formazione al personale per familiarizzare con i nuovi flussi di lavoro digitali. Un altro passo cruciale è scegliere il giusto partner tecnologico che possa supportare l’azienda nell’implementazione delle soluzioni digitali, come i sistemi di gestione documentale e la firma elettronica qualificata. Le best practices includono anche l’automazione dei flussi documentali, la creazione di un’infrastruttura cloud sicura e l’adozione di tecnologie avanzate come l’Internet delle Cose (IoT) per migliorare la tracciabilità delle merci.

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