Manuale della Conservazione: Cos’è e Chi lo Redige
Normativa
30.12.2025
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Tempo di lettura: 6 min
Il Manuale della Conservazione: Che Cos’è, Chi Lo Redige e Perché è Obbligatorio
La conservazione digitale a norma di legge è un obbligo fondamentale per tutte le organizzazioni che gestiscono documenti elettronici. Un elemento centrale di questo processo è il Manuale della Conservazione, un documento che descrive in dettaglio come l’organizzazione gestisce, conserva e rende disponibili nel tempo i propri documenti digitali, garantendo la loro integrità e valore legale. In questo articolo esploreremo cosa sia il Manuale della Conservazione, chi deve redigerlo, e perché è obbligatorio, in particolare per enti pubblici e privati che vogliono essere in regola con le normative AGID e il GDPR.
Il Manuale della Conservazione è un documento tecnico-organizzativo che descrive tutti i dettagli relativi alla gestione e conservazione dei documenti digitali all’interno di un’organizzazione. Viene redatto per garantire che i documenti elettronici possiedano i requisiti necessari per mantenere il loro valore legale nel tempo, nel pieno rispetto delle normative italiane ed europee. Questo manuale è la “carta d’identità” del sistema di conservazione digitale di un’azienda o ente pubblico.
Il manuale include informazioni cruciali sul ciclo di vita dei documenti informatici, dalla loro creazione alla consultazione, fino alla scartabilità (quando il documento perde la sua validità o utilità). Fornisce un quadro completo di processi e procedure, e stabilisce anche come gestire flussi documentali, misure di sicurezza e tecnologie utilizzate.
Cosa contiene il Manuale della Conservazione?
Il manuale descrive l’intero processo di gestione documentale, includendo:
Processi di Conservazione: Come vengono gestiti i documenti elettronici, dalla creazione alla gestione della loro archiviazione e, se necessario, alla loro eliminazione.
Architetture IT: Dettagli sulle tecnologie utilizzate per la conservazione digitale e sui sistemi di archiviazione sicura.
Misure di Sicurezza: Le politiche di protezione dei dati, autenticazione, e autorizzazioni per accedere ai documenti, in linea con i requisiti del GDPR.
Ruoli e Responsabilità: Definizione dei ruoli di chi è responsabile per la gestione dei documenti e di chi è coinvolto nel processo di conservazione.
Flussi di Gestione Documentale: Come vengono archiviati, consultati e distrutti i documenti una volta che non sono più necessari.
Tutti questi aspetti sono fondamentali per garantire che la conservazione dei documenti digitali avvenga secondo le Linee Guida AGID, mantenendo il valore legale dei documenti nel tempo.
Chi redige il Manuale della Conservazione?
Il Manuale della Conservazione deve essere redatto dal Responsabile della Conservazione (RDC), una figura chiave all’interno dell’organizzazione, che si occupa di garantire la corretta gestione e conservazione dei documenti digitali. Il RDC deve possedere competenze archivistiche, giuridiche e informatiche per garantire la conformità alle normative in materia di conservazione e per assicurare la trasparenza dell’intero processo.
Nelle Pubbliche Amministrazioni (PA), il Responsabile della Conservazione è obbligatoriamente una figura interna all’ente pubblico.
Nelle aziende private, il Responsabile della Conservazione può essere una figura interna o esterna, ma deve avere una comprovata esperienza nel settore, e può avvalersi della consulenza di un conservatore esterno.
Il RDC ha la responsabilità di garantire la conformità del processo di conservazione digitale con le normative AGID e con gli standard internazionali di sicurezza (come ISO 14721 (OAIS) e UNI 11386 (SInCRO)).
Perché il Manuale della Conservazione è obbligatorio?
Il Manuale della Conservazione è obbligatorio per legge dal 1° gennaio 2022, come stabilito dalle Linee Guida AGID. Questa normativa riguarda tanto le Pubbliche Amministrazioni quanto i soggetti privati che producono e conservano documenti digitali. Di seguito, esploriamo i motivi per cui questo documento è obbligatorio:
Obbligo di Legge La conservazione dei documenti digitali in modo conforme alle normative AGID e al Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) è un obbligo legale per evitare sanzioni. Le aziende e le PA devono attuare processi chiari e conformi per garantire che i documenti siano conservati correttamente e per il periodo richiesto.
Valore Legale Il manuale garantisce che i documenti conservati possiedano valore probatorio nel tempo. Questo è particolarmente importante in caso di contenziosi o verifiche fiscali, dove i documenti digitali possono essere utilizzati come prova legale.
Trasparenza e Auditabilità Il manuale rende il processo di conservazione trasparente e facilmente auditabile. Questo è essenziale per garantire che i documenti possano essere facilmente recuperati e verificati, sia da autorità esterne che da auditor interni.
Efficienza e Sicurezza Una corretta conservazione dei documenti ottimizza i processi aziendali, riducendo i rischi di perdita dei dati e garantendo che le informazioni siano sempre accessibili in modo sicuro, riducendo le vulnerabilità informatiche e proteggendo i dati sensibili.
Chi deve redigere il Manuale della Conservazione?
La redazione del manuale della conservazione è obbligatoria per tutte le aziende e le pubbliche amministrazioni che utilizzano documenti digitali. Ogni organizzazione deve nominare un Responsabile della Conservazione (RDC) che si occupi di garantire che i processi di gestione documentale siano sempre conformi alle normative.
Gli enti pubblici devono nominare internamente un RDC, mentre le aziende private possono scegliere se avere un RDC interno o avvalersi di consulenti esterni come noi di Intesa per assistenza nell’elaborazione e gestione del manuale.
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Il Manuale della Conservazione è uno strumento indispensabile per garantire la conformità normativa e la validità legale dei documenti digitali. Grazie a un sistema di conservazione a norma, le aziende e le pubbliche amministrazioni possono proteggere i propri dati, evitando sanzioni legali e migliorando l’efficienza operativa. Intesa HIVE offre una soluzione innovativa per centralizzare e gestire in modo sicuro i documenti digitali, garantendo l’integrità, la privacy e la conformità con le normative vigenti.
FAQ (Domande Frequenti)
Cos’è il Manuale della Conservazione?
Il Manuale della Conservazione è un documento che descrive come vengono gestiti, conservati e resi disponibili nel tempo i documenti digitali di un’organizzazione, garantendo la loro integrità e valore legale.
Chi deve redigere il Manuale della Conservazione?
Il Manuale della Conservazione deve essere redatto dal Responsabile della Conservazione (RDC), una figura con competenze giuridiche, archivistiche e informatiche. Nelle PA è un incarico interno, mentre nelle aziende private può essere interno o esterno. Clicca qui per visionare il nostro Manuale della Conservazione in quanto RDC per i nostri clienti.
Perché è obbligatorio redigere il Manuale della Conservazione?
È obbligatorio per legge, secondo le Linee Guida AGID, per evitare sanzioni e per garantire che i documenti conservino il loro valore probatorio nel tempo, rendendo il processo trasparente e auditabile.
Quali sono i vantaggi della conservazione a norma?
Garantire sicurezza e accessibilità ai dati aziendali e documenti legali, ridurre i rischi di frode e proteggere la privacy, oltre a ottimizzare la gestione documentale e garantire la conformità con le normative legali.
Conclusioni
Concludendo, la conservazione a norma dei documenti digitali è un processo fondamentale per garantire la validità legale e la sicurezza dei dati aziendali e pubblici. Grazie alla soluzione Intesa, le organizzazioni possono automatizzare il processo di conservazione e rispondere a tutte le esigenze normative, assicurando un’archiviazione sicura e conforme.
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