Conservazione pec a norma di legge: tempi, obblighi e come funziona

La Posta Elettronica Certificata (PEC) è diventata uno strumento essenziale per la comunicazione digitale di aziende, professionisti e pubbliche amministrazioni in Italia. Tuttavia, molti utenti non sono a conoscenza che, per mantenere il valore legale nel tempo delle comunicazioni inviate e ricevute, è necessario seguire delle procedure di conservazione a norma. Questo articolo esplorerà i principali obblighi legali, i tempi di conservazione e le modalità di archiviazione della PEC, rispondendo a tutte le domande più comuni su questo tema.

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Cos’è la Conservazione PEC a Norma di Legge?

La conservazione PEC riguarda la conservazione digitale dei messaggi PEC per garantirne la validità legale, proteggendoli da alterazioni e rendendo possibile il recupero anche a distanza di anni. Secondo la normativa italiana, la PEC deve essere trattata come un documento informatico valido, ai sensi dell’art. 2220 del Codice Civile, e conservata per almeno 10 anni. La conservazione sostitutiva deve seguire specifici standard di sicurezza e deve essere realizzata attraverso soluzioni accreditate.

Scopri di più: Conservazione Sostitutiva: Come Funziona e Perché è Fondamentale

Riferimenti Normativi Principali sulla Conservazione della PEC

• Codice Civile (art. 2220): Stabilisce che le scritture e la corrispondenza, tra cui i messaggi PEC, devono essere conservati per almeno 10 anni.
  
• Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD, artt. 43-44): Impone che i documenti informatici, inclusi quelli inviati tramite PEC, debbano essere conservati secondo regole tecniche che ne garantiscano autenticità, integrità e leggibilità.
  
• Linee Guida AGID: Stabilisce i requisiti tecnici aggiornati per la formazione e la gestione dei documenti informatici, inclusa la PEC, in conformità con la legge italiana dal 1° gennaio 2022.

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Obblighi Legali per la Conservazione della PEC

La conservazione della PEC è un obbligo legale per tutte le aziende, i professionisti e le pubbliche amministrazioni. La legge italiana stabilisce che:

1. Durata: I messaggi PEC devono essere conservati per almeno 10 anni, a partire dalla data di invio o ricezione.
   
2. Contenuti da conservare: Tutti i messaggi PEC, sia inviati che ricevuti, devono essere conservati, compresi gli allegati e le relative ricevute di accettazione e di consegna.
   
3. Modalità di conservazione: La PEC deve essere conservata digitalmente in modo conforme agli standard legali, garantendo sicurezza e accessibilità nel lungo periodo. Non basta semplicemente tenerla nella propria casella PEC, ma deve essere archiviata in un formato digitale che rispetti le normative italiane ed europee.

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Come Funziona la Conservazione Sostitutiva della PEC

La conservazione sostitutiva è il processo di archiviazione della PEC in modo conforme alle normative vigenti. Questo processo implica:

• Firma elettronica e marcatura temporale: Ogni messaggio deve essere firmato digitalmente per garantire che non venga modificato durante il processo di conservazione. Inoltre, deve essere marcato con una data e un orario ufficiali che attestino la sua validità nel tempo.
  
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• Sistemi certificati: La soluzione di conservazione deve essere conforme agli standard ISO 14721 (OAIS) e UNI 11386 (SInCRO), che stabiliscono i requisiti minimi per l’integrità, l’autenticità e l’accessibilità a lungo termine dei documenti.
  
• Accesso sicuro: Una volta che i messaggi PEC sono conservati, devono essere accessibili in qualsiasi momento ma con limiti di accesso ben definiti, in modo da proteggere la privacy dell’utente e garantirne la sicurezza.

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Chi è Obbligato alla Conservazione PEC?

• Aziende: Tutte le aziende, dalle piccole e medie imprese (PMI) alle grandi società, sono obbligate a conservare le PEC per garantire la validità legale delle comunicazioni.
  
• Professionisti: Anche i liberi professionisti devono rispettare questi obblighi per le comunicazioni ufficiali inviate e ricevute tramite PEC.
  
• Pubbliche Amministrazioni: Le PA devono rispettare rigorosamente le normative relative alla conservazione della PEC, dato che si tratta di uno strumento ufficiale di comunicazione anche tra cittadini e istituzioni.

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Intesa offre soluzioni di conservazione digitale a norma di legge per tutte le PEC inviate e ricevute dalle aziende e dai professionisti. Grazie alla nostra piattaforma sicura e certificata Intesa Hive, le tue PEC saranno archiviate in modo conforme alle normative italiane ed europee, con firma elettronica e marcatura temporale per garantire la loro autenticità e integrità nel tempo.

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I principali vantaggi della soluzione Intesa:

• Conformità alle normative: Rispettano tutte le leggi italiane ed europee relative alla conservazione dei documenti informatici, incluso il GDPR.
• Accesso sicuro e semplice: Le tue PEC saranno sempre accessibili, senza compromettere la sicurezza e la privacy.
• Servizio affidabile: La nostra piattaforma è conforme agli standard ISO e offre un’integrazione semplice nei flussi di lavoro aziendali.
  

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FAQ (Domande Frequenti)

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Conclusioni

La conservazione PEC a norma di legge è un obbligo fondamentale per tutte le aziende, i professionisti e le pubbliche amministrazioni che utilizzano la Posta Elettronica Certificata. La soluzione Intesa Hive ti offre la possibilità di conservare le tue PEC in modo conforme, sicuro e a norma di legge, proteggendo la validità legale delle tue comunicazioni nel lungo termine.

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