Intesa Sign: la soluzione di firma per tutte le esigenze

La creazione, gestione e la dematerializzazione dei processi di firma non è mai stata così semplice

Grazie alla lunga esperienza nell’ambito della gestione documentale e dei processi di firma, Intesa può offrire una piattaforma in grado di creare workflow agili e adattabili.

In ogni tipologia di business sono moltissime le transazioni che si basano su firma di contratti e documenti: dal mondo delle banche a quello dei servizi, dall’acquisto dei beni immobili alle pratiche amministrative, la gestione digitale della documentazione è indispensabile per porre le basi di una trasformazione digitale.

Cos’è Intesa Sign

Intesa Sign è una soluzione di Digital transaction management (DTM) per gestire le transazioni basate su documenti digitali: la dematerializzazione dei processi di firma di Intesa Sign si adatta alle esigenze delle aziende di differenti settori di business e dimensioni e consente di firmare in svariate modalità (firma elettronica semplice e avanzata, firma digitale remota) ed è utilizzabile sia via browser che su tabletsmartphone; accessibile come applicazione web e tramite API.

Tipologie e modalità di firma

Attraverso la piattaforma Intesa Sign è possibile firmare sia in modalità “Click-to-sign” (con click, upload o cattura tramite fotocamera) che “Draw-to-sign”, riproducendo il tratto grafico della penna su tablet o dispositivi mobile (senza, tuttavia, registrare il vettore biometrico, peculiarità della firma grafometrica).

Dalla piattaforma, inoltre, è possibile impostare processi di firma con Firma Elettronica Semplice (FE), Avanzata (FEA) o Qualificata (FEQ), che possono essere associate a una fase di autenticazione tramite SMS con OTP (One Time Password) o codice di accesso. Nel caso della FEA e della FEQ l’autenticazione e la firma possono avvenire solo successivamente a un’identificazione del firmatario, identificazione che può essere svolta completamente da remoto tramite una procedura di digital onboarding.

La FEQ, per cui Intesa è Qualified Trust Service Provider certificato da eIDAS, può essere utilizzata tramite certificati one-shot e/o triennali.

La configurazione del workflow

In alcune transazioni o accordi, lo stesso documento (o un pacchetto di documenti) può richiedere la firma in sequenza di un gruppo numeroso di persone, mentre per altre può essere sufficiente una presa visione. In altri casi, invece, è necessario far visualizzare o approvare i documenti prima di procedere alla firma, ed è per questo è necessario gestire dei workflow

Per rispondere a tutte queste esigenze, Intesa Sign consente di adattare il workflow di firma, approvazione e presa visione:
impostando delle “fasi intermedie” e l’ordine dei firmatari che verranno coinvolti nel processo, senza limite di numero
inviando per firma non solo documenti singoli ma fascicoli interi
stabilendo da subito quali documenti devono essere firmati e quali invece necessitano di semplice approvazione

Con Intesa Sign è possibile, inoltre, inviare per firma documenti di formati differenti, PDF, Word, ecc., che saranno automaticamente convertiti in PDF una volta caricati sulla piattaforma.

I vantaggi di Intesa Sign

Intesa Sign facilita non solo la gestione del processo di firma, ma anche la supervisione delle fasi successive. È infatti possibile impostare un sistema di notifiche e viene messa a disposizione una dashboard da cui è possibile controllare lo stato di firma dei fascicoli ed esportare report su tempistiche e avanzamento. I documenti (ma non le statistiche a essi relativi) possono essere poi automaticamente cancellati dopo un periodo di tempo preimpostato.

Intesa Sign consente anche la creazione di più “unità organizzative”, all’interno delle quali è possibile condividere modelli di documenti ed e-mail (personalizzabili nella grafica e nella firma) ma anche regole e workflow di firma pre-impostati (firmatari, ruoli, ordine di firma e messaggi e-mail).

I data center di Intesa Sign sono geograficamente collocati in Italia, e sono quindi conformi alla legislazione italiana ed europea per il trattamento dei dati (GDPR).