Mundys, la firma elettronica aumenta la produttività

Il ruolo di Intesa in “Atlantia Reloaded”

La firma elettronica è una tecnologia regolamentata dal 2015 e oggi fortunatamente diffusissima. I suoi vantaggi sono svariati, ma possono essere ampliati e moltiplicati se inserita all’interno di progetti più ampi e in modo strategico. Ne è un esempio “Atlantia Reloaded”, il progetto di trasformazione digitale di Mundys Spa, holding internazionale che promuove l’innovazione e la digitalizzazione nella gestione delle infrastrutture con ingenti investimenti nel settore autostradale, aeroportuale e dei servizi alla mobilità. 

Iniziato nel 2020 e giunto quasi a conclusione, il progetto ha coinvolto più di 30 aree aziendali e processi interni, con l’ambizioso obiettivo di rinnovare il parco applicativo aziendale, semplificando i processi e rendendo la tecnologia a portata di tutti. All’interno di questo ampio percorso di trasformazione digitale, Mundys ha scelto Intesa per la digitalizzazione della documentazione aziendale e dei relativi passaggi approvativi.

Lo sviluppo della soluzione è stata preceduta da una fase di mappatura e analisi normativa e di processo, condotta da un team congiunto, che ha portato Mundys a introdurre una piattaforma di digital transaction management, FES, FEA e FEQ da utilizzare nei vari processi: HR, acquisti, finance, risk e documenti fiscali, valutando per ogni singolo processo la tipologia di firma da utilizzare. Digitalizzare i flussi documentali significa però tenere in considerazione anche di come questi documenti vengono scambiati e conservati. Per questo la soluzione di Intesa ha previsto anche un servizio per tracciare le attività dei singoli utenti sulle PEC e di un sistema di conservazione a norma di tutti i documenti: un aspetto i cui vantaggi sono stati evidenti soprattutto nella velocità di reperimento degli stessi, prestando comunque attenzione alla segregazione delle singole divisioni.

I risultati concreti sono arrivati in breve tempo, soprattutto sulla produttività.

«Da quando siamo partiti, negli ultimi 10 mesi, abbiamo firmato più di 5mila documenti e il 70% di essi è stato firmato digitalmente entro le 24 ore». ha raccontato Angelo Spalluto, CIO di Mundys, in un’intervista a Digital4 «Questo dà un vantaggio enorme sia da un punto di vista di produttività – se si pensa che in precedenza bisognava aspettare giorni o addirittura settimane prima di avere delle firme sui documenti – sia per questioni legate alla sostenibilità (5mila documenti stampati producono sicuramente un considerevole dispendio di risorse)».*

I benefici, dunque, si sono subito concretizzati, anche grazie all’utilizzo della metodologia Agile, che prevede la suddivisione del progetto in “rilasci incrementali”, coinvolgendo utenti e i principali core business ad ogni rilascio. Ogni rilascio ha così permesso di minimizzare il rischio e influenzare positivamente le aree coinvolte, creando entusiasmo. Contrariamente a quanto avviene di solito, in Atlantia Reloaded non è stato il reparto IT a spingere il cambiamento, ma le singole aree a richiederlo.

«Intesa è stato un partner fondamentale perché ha condiviso insieme a noi non solo la sfida dell’aspetto tecnologico, ma ha anche portato un valore aggiunto dal punto di vista funzionale» continua Spalluto «noi all’interno del nostro team non avevamo alcune competenze e informazioni soprattutto legate al mondo della conservazione a norma o della firma digitale. Intesa ci ha affiancato oltre che sull’aspetto tecnologico anche sull’aspetto normativo».

* Digital4, Atlantia Reloaded: il progetto di innovazione che democratizza l’IT e valorizza il tempo delle persone

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