Mundys, la firma elettronica aumenta la produttività

Le Storie di Successo raccontate dai nostri clienti 

La firma elettronica è una tecnologia regolamentata dal 2015 e oggi fortunatamente diffusissima. I suoi vantaggi sono svariati, ma possono essere ampliati e moltiplicati se inserita all’interno di progetti più ampi e in modo strategico. Ne è un esempio “Atlantia Reloaded”, il progetto di trasformazione digitale di Mundys Spa, holding internazionale che promuove l’innovazione e la digitalizzazione nella gestione delle infrastrutture con ingenti investimenti nel settore autostradale, aeroportuale e dei servizi alla mobilità. Iniziato nel 2020 e giunto quasi a conclusione, il progetto ha coinvolto più di 30 aree aziendali e processi interni, con l’ambizioso obiettivo di rinnovare il parco applicativo aziendale, semplificando i processi e rendendo la tecnologia a portata di tutti. All’interno di questo ampio percorso di trasformazione digitale, Mundys ha scelto Intesa per la digitalizzazione della documentazione aziendale e dei relativi passaggi approvativi.Lo sviluppo della soluzione è stata preceduta da una fase di mappatura e analisi normativa e di processo, condotta da un team congiunto, che ha portato Mundys a introdurre una piattaforma di digital transaction management, FES, FEA e FEQ da utilizzare nei vari processi: HR, acquisti, finance, risk e documenti fiscali, valutando per ogni singolo processo la tipologia di firma da utilizzare. Digitalizzare i flussi documentali significa però tenere in considerazione anche di come questi documenti vengono scambiati e conservati. Per questo la soluzione di Intesa ha previsto anche un servizio per tracciare le attività dei singoli utenti sulle PEC e di un sistema di conservazione a norma di tutti i documenti: un aspetto i cui vantaggi sono stati evidenti soprattutto nella velocità di reperimento degli stessi, prestando comunque attenzione alla segregazione delle singole divisioni.I risultati concreti sono arrivati in breve tempo, soprattutto sulla produttività.«Da quando siamo partiti, negli ultimi 10 mesi, abbiamo firmato più di 5mila documenti e il 70% di essi è stato firmato digitalmente entro le 24 ore». ha raccontato Angelo Spalluto, CIO di Mundys, in un’intervista a Digital4 «Questo dà un vantaggio enorme sia da un punto di vista di produttività – se si pensa che in precedenza bisognava aspettare giorni o addirittura settimane prima di avere delle firme sui documenti – sia per questioni legate alla sostenibilità (5mila documenti stampati producono sicuramente un considerevole dispendio di risorse)».*I benefici, dunque, si sono subito concretizzati, anche grazie all’utilizzo della metodologia Agile, che prevede la suddivisione del progetto in “rilasci incrementali”, coinvolgendo utenti e i principali core business ad ogni rilascio. Ogni rilascio ha così permesso di minimizzare il rischio e influenzare positivamente le aree coinvolte, creando entusiasmo. Contrariamente a quanto avviene di solito, in Atlantia Reloaded non è stato il reparto IT a spingere il cambiamento, ma le singole aree a richiederlo.«Intesa è stato un partner fondamentale perché ha condiviso insieme a noi non solo la sfida dell’aspetto tecnologico, ma ha anche portato un valore aggiunto dal punto di vista funzionale» continua Spalluto «noi all’interno del nostro team non avevamo alcune competenze e informazioni soprattutto legate al mondo della conservazione a norma o della firma digitale. Intesa ci ha affiancato oltre che sull’aspetto tecnologico anche sull’aspetto normativo». 

* Digital4, Atlantia Reloaded: il progetto di innovazione che democratizza l’IT e valorizza il tempo delle persone

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