Perché è bene scegliere un Conservatore Accreditato?

La conservazione elettronica a norma di Legge dei documenti aziendali necessità di sicurezza sotto ogni aspetto.   Con la conservazione elettronica dei documenti si trasformano le modalità di archiviazione; si passa dalla mera attività fisica di conservazione dei faldoni cartacei in archivio, ad un Sistema Digitale ben regolamentato. Ogni azienda ha la possibilità di procedere autonomamente alla conservazione digitale dei propri documenti oppure di demandare la gestione a società terze. Nella modalità outsourcing la scelta del Conservatore è il primo passo verso l’implementazione di un Sistema sicuro, che garantisca la piena tutela dei dati. La normativa è intervenuta in merito e le Regole Tecniche, approvate il 3 dicembre 2013, sono state un punto di svolta per la conservazione. Questo Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri (DPCM) ed il Decreto del Ministero Economia e Finanze del 17 giugno 2014 (DMEF) definiscono il processo di conservazione digitale a norma di Legge. La procedura informatica relativa all’emissione, alla conservazione ed all’esibizione dei documenti rilevanti ai fini fiscali è disciplinata con un chiaro e diretto riferimento alle Regole Tecniche del CAD. Il CAD, ovvero il Codice dell’Amministrazione Digitale, è il riferimento fondamentale per le tematiche di dematerializzazione, conservazione digitale a norma e fatturazione elettronica. Esso ha lo scopo di assicurare e regolare la disponibilità, la gestione, l’accesso, la trasmissione, la conservazione e la fruibilità dell’informazione in modalità digitale. Le disposizioni di Legge prevedono, quindi, l’esecuzione di un processo organizzativo ed informatico. Grazie a queste impostazioni si innalza il livello di sicurezza e di affidabilità dei Conservatori Accreditati. È stato anche predisposto un Albo, il quale vigila sulle attività svolte e conduce audit...

Firmare contratti digitalmente: le modalità più diffuse oggi

Uno sguardo ai modelli maggiormente adottati dalle aziende.   Oggigiorno tutto è a portata di click e i nostri device mobili sono utilizzati per qualsiasi necessità. L’utilizzo dello smartphone ha cambiato la quotidianità di ognuno di noi, introducendo il concetto di connessione 24/7 e offrendo un grandissimo numero di App utilizzabili per scopi personali così come in ambito professionale. I nuovi sistemi per firmare elettronicamente i documenti permettono di sfruttare al meglio le innumerevoli opportunità messe a disposizione dalla digitalizzazione dei processi, operando nel rispetto della normativa vigente e garantendo l’immodificabilità del documento digitale firmato. Tuttavia la firma in mobilità dei contratti è solo una delle possibilità adottate oggi dalle aziende. Analizziamo i modelli più diffusi: Un primo modello presuppone la presenza fisica e simultanea del firmatario e dell’operatore che espone (digitalmente) i documenti da verificare, completare e firmare. In questo scenario sussiste il “vincolo del luogo”, ovvero la necessità per il firmatario di trovarsi in uno specifico ufficio/filiale in compresenza con l’operatore. Dal punto di vista aziendale, questa tipologia presenta un “vincolo del tempo” poiché prevede la definizione di orari di apertura al pubblico e di disponibilità del proprio personale lavorativo a svolgere le attività di relazione con il cliente. Per quanto riguarda il cliente finale, invece, esso deve recarsi di persona presso lo sportello ad uno specifico orario. Questo modello viene principalmente adottato dalle aziende che voglio mantenere il contatto face-to-face con i propri clienti. Un secondo modello presuppone la presenza fisica e simultanea del firmatario e dell’operatore ma senza vincoli spaziali. In questo caso si tratta di un operatore/agente che è dotato di tablet, utilizzato per...

Cos’è la gestione documentale? Ecco quello che devi sapere

Organizzare la gestione elettronica dei documenti, in azienda, non è mai stato così facile.   Il sistema di gestione dei documenti, ovvero l’Electronic Document Management System (EDMS), consente di gestire, organizzare, condividere ed archiviare file. In termini tecnici si parla di “gestione documentale” quando un’applicazione, lato server, si occupa di eseguire alcune operazioni massive sui documenti, catalogandoli ed indicizzandoli secondo determinati algoritmi. In genere i sistemi documentali includono anche il Business Process Management System (BPMS), che consente di automatizzare e/o gestire i processi correlati ai dati e ai documenti (es. approvazioni a più livelli). La dematerializzazione dei processi aziendali consente l’ottimizzazione delle modalità di comunicazione e d’interazione e può garantire la gestione dell’intero ciclo di vita dei documenti: dalla loro creazione, all’archiviazione fino alla conservazione a norma. La gestione elettronica dei documenti consente infatti di: ridurre i volumi di carta stampata rispettando l’ambiente; ridurre gli spazi di archiviazione; ridurre i costi di gestione e snellire i processi interni; rendere inalterabili i documenti (mai più sbiaditi, rovinati o macchiati); rendere riservate le informazioni (l’utente ha la possibilità di accedere solo ed esclusivamente a determinati documenti legati al suo profilo, parametrizzabile dall’Amministratore di Sistema); rendere disponibili i documenti in qualsiasi luogo tramite una semplice connessione ad internet. Le aziende che si occupano di trasformazione digitale dei processi aziendali hanno ideato delle interfacce web semplici, altamente intuitive, modulari ed integrabili. Esse consentono la gestione completa di tutti i dati aziendali accessibili da qualsiasi dispositivo, dal desktop aziendale, al tablet fino allo smartphone. I sistemi di gestione documentale sono: multi-azienda, multi-sede, multi-formato e multi-lingua. Inoltre, interagiscono con il sistema informativo esistente e dialogano con...

L’unica nuvola che agevola la vacanza e il business

L’utilizzo di un’infrastruttura Cloud: una scelta per rendere sempre raggiungibile il business.   Per tanti è iniziato il countdown per le vacanze estive, molti altri sono già in ferie. Viaggiare, rilassarsi, passare del tempo con la propria famiglia sono all’ordine del giorno in questo periodo dell’anno, eppure il lavoro non si ferma mai. Anche durante l’estate il business continua, senza sosta, e qual è allora la soluzione? La risposta è semplice: utilizzare il Cloud. Condividere, monitorare, caricare documenti con un semplice click. Ecco alcuni dei reali vantaggi dell’utilizzo del Cloud, ma quanti lo conosco concretamente? La digitalizzazione ha comportato in molte aziende la migrazione di servizi e applicazioni dalle infrastrutture fisiche proprietarie al “Cloud”, concependo tutto questo come una soluzione strategica, percorribile e vantaggiosa per la crescita del proprio business. Dal punto di vista infrastrutturale, il Data Center è il perno tecnologico, il punto nodale del business perché ospita tutte le apparecchiature hardware e le soluzioni software che consentono di governare e presidiare i processi, le comunicazioni e i servizi a supporto di qualsiasi attività aziendale. Sovente le linee di business decidono di affidare alcune soluzioni applicative o parte del Data Center, direttamente a provider esterni, sempre salvaguardando sicurezza, policy e controllo, ovvero, la cosiddetta governance. Questi provider esterni si configurano sempre più spesso quali fornitori di servizi Cloud. Grazie al Cloud è possibile usufruire di spazi di archiviazione accessibili in qualsiasi momento ed in ogni luogo, utilizzando semplicemente una qualunque connessione ad Internet (Cloud storage). Il Cloud storage sincronizza i file in un unico posto, con il conseguente vantaggio di poterli riscaricare, modificare, cancellare e/o aggiornare e di farne copie di backup senza la necessità di...

Fatturazione elettronica, ciclo passivo: più controllo grazie al digitale

Ottimizzare il ciclo passivo attraverso l’impiego di adeguati strumenti IT.   Parlando di fatturazione elettronica (e-invoicing, ndr) la prima precisazione da effettuare è la differenza tra ciclo attivo e ciclo passivo. Sono entrambi processi del ciclo amministrativo che da sempre attirano l’attenzione del Management aziendale nel quale è cresciuta la consapevolezza sui vantaggi offerti dalla gestione digitale di tali processi, oggi non più limitata al semplice saving garantito dall’eliminazione della carta. Monitoraggio degli ordini, verifiche sul venduto, sulle spedizioni e sui resi (ciclo attivo), così come analisi sugli acquisti, verifiche dei listini, delle consegne e del livello di servizio dei fornitori (ciclo passivo), senza tralasciare tutto il tema della gestione dei pagamenti, sono alcune delle principali leve adottate oggi dalle aziende per portare efficienza alla gestione del ciclo “order-to-pay”. Secondo una recente indagine condotta dagli Osservatori Digital Innovation del Politecnico di Milano, il transato elettronico in ambito B2B in Italia (eCommerce B2B, ovvero le relazioni di business tra aziende operate grazie all’ausilio di strumenti elettronici) nel 2016 è stato di € 310 Mld, registrando un +19% rispetto all’anno precedente seppur sia solo il 14% del totale delle transazioni B2B nazionali (€ 2.200 Mld), la stragrande maggioranza gestite secondo modalità analogiche che limitano le possibilità di azione sulle leve del business sopra citate. Sono evidenti quindi gli enormi spazi di crescita in termini di efficienza per il mercato italiano. Tornando alla fatturazione elettronica ed al ciclo attivo, esso è parte della relazione tra azienda e clienti ed è il processo su cui tipicamente l’azienda riesce ad esercitare maggior controllo. Negli ultimi anni i servizi di fatturazione elettronica per il ciclo attivo...

Intesa (Gruppo IBM) ottiene la certificazione di conformità per conservatori accreditati

Comunicato stampa – Superato a pieni voti l’audit commissionato da Accredia.   Torino, 6 luglio 2017 – Intesa SpA aggiunge una nuova certificazione ai propri servizi di conservazione a norma. L’audit condotto nelle scorse settimane e concluso a fine giugno, ha permesso di ottenere la certificazione di conformità da parte di ente accreditato. Le verifiche hanno dimostrato il grado di sicurezza e affidabilità dell’infrastruttura e della piattaforma del sistema di conservazione di Intesa. Le recenti regolamentazioni di AgID/Accredia obbligano i conservatori accreditati a sottoporsi ad una verifica ispettiva da parte degli enti di certificazione, formati e qualificati da Accredia. Al termine dell’audit relativo alle attività di controllo, in caso di esito positivo, viene rilasciata la certificazione di conformità. Essa permette di mantenere l’accreditamento in AgID (Agenzia per l’Italia Digitale), sottoponendosi annualmente a visite di sorveglianza. In un periodo compreso tra fine ottobre 2017 e fine aprile 2018 (a seconda del periodo di accreditamento precedente) tutti i conservatori accreditati dovranno obbligatoriamente sottoporsi all’audit e ottenere il certificato per poter mantenere l’accreditamento stesso. “Tale certificazione conferma ulteriormente, ai clienti di Intesa, la scelta corretta nell’affidarsi alla nostra azienda e ci stimola a migliorare ogni giorno di più per garantire a tutto il mercato servizi di altissima qualità in un campo estremamente sensibile come quello della conservazione digitale a carattere legale, fiscale e normativo nel tempo” ha dichiarato Luigi Traverso, Responsabile Offering Dematerializzazione e B2B di Intesa. La scelta formale di AgID di sottoporre i conservatori accreditati ad un’audit meticolosa e ad una attività di sorveglianza annuale, dimostra come le istituzioni siano sempre più sensibili verso tematiche di corretta gestione del dato e del...