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Gestione documentale, la priorità è la user experience

6 Dicembre 2019

Così Intesa (Gruppo IBM) collabora con i partner per dare vita a strumenti realmente capaci di migliorare il lavoro (e la vita) delle persone in azienda.

Ecosistema, innovazione e usabilità: sono questi i termini che meglio descrivono la filiera tecnologica sottostante alle soluzioni che stanno permettendo al business di digitalizzarsi attraverso dematerializzazione e gestione documentale avanzata. La verità è che tecnologie, soluzioni, competenze e cultura aziendale si devono alimentare vicendevolmente a cavallo di vendor, sviluppatori, system integrator e imprese, a tutto vantaggio dell’end user. Se l’utente finale non adotta e soprattutto non sfrutta i nuovi strumenti, questi ultimi, per quanto efficienti e tecnologicamente avanzati, non produrranno alcun beneficio per il business. È necessario dunque collaborare a fondo con le persone che dovranno utilizzarli, ascoltandole e plasmando interfacce intuitive e piattaforme accessibili in funzione delle reali esigenze dei lavoratori.

Le soluzioni vanno costruite attorno alle esigenze di chi le utilizzerà

Franco Tafini, Head of B2C Solutions di Intesa, affronta così il tema della trasformazione culturale necessaria a supportare l’introduzione delle soluzioni di gestione documentale: “la tecnologia indubbiamente esiste; le sfide più complesse sono quelle da sostenere rispetto al suo impatto sul lavoro umano. Una piattaforma efficace deve essere sviluppata ricercando la soddisfazione dell’utente finale: in termini di usabilità, ciascun individuo deve beneficiare delle scelte del management, e non subirle. Diversamente, il rischio è quello di ottenere un effetto boomerang addirittura, in qualche caso si arriva a rimpiangere la carta e la soluzione viene criticata e gradualmente abbandonata. Bisogna quindi valutare attentamente i passi da compiere, magari facendosi aiutare dall’intelligenza artificiale. In Intesa”, chiosa Tafini, “in quanto parte dell’ecosistema IBM, siamo in grado di sfruttare una competenza unica in questo senso, implementando strategie che mettono l’AI al servizio dell’usabilità e della sicurezza degli strumenti”.

Per scaricare a terra l’innovazione sviluppata al proprio interno e portarla direttamente nell’operatività quotidiana, Intesa collabora con diversi partner, fra cui Salesforce e DocuSign. È grazie a questa sinergia che le tecnologie digitali si trasformano in applicazioni capaci di rivoluzionare il modo in cui le persone si approcciano al proprio lavoro. L’attenzione per una UX appagante è imprescindibile se si vuole aiutare il business a crescere, così come soluzioni di document management e firma elettronica integrate fra loro, per semplificare il processo approvativo di operazioni di compravendita.

 

Come cambia, praticamente, la gestione del processo approvativo

Quando si stipula un contratto, la prima fase prevede la preparazione dell’accordo e il procedimento deve essere semplice e intuitivo. Il sistema deve consentire di accedere con un click e raccogliere automaticamente l’insieme di clausole predefinite che costituiscono il contratto, in funzione del tipo di operazione. Una volta preparato il documento, lo si invia al cliente, che riceve via email una notifica in tempo reale. Il documento rimane nel cloud, criptato, accessibile solo a chi ha le credenziali per leggerlo o modificarlo. Il cliente apre così la mail, accede al documento, apporta eventuali modifiche e lo inoltra al sistema aziendale, che può, sempre in modo automatico, sottoporlo all’ufficio legale per verificare la conformità delle modifiche proposte. A questo punto, il contratto viene inviato agli executive, che danno l’approvazione finale, istruendo il sistema per rinviarlo al cliente, a cui non resterà che apporre la propria firma digitale. Ovunque sia e a prescindere dal device in uso. Il contratto firmato può essere inviato poi automaticamente al CRM, che lo rende attivo, avviando il workflow e generando le azioni necessarie per il processo di fatturazione e di evasione dell’ordine. Non si tratta di uno scenario fantascientifico, ma di realtà già presenti anche in Italia, dove soprattutto le filiali delle multinazionali lo hanno introdotto per omogeneizzare i flussi rispetto all’evoluzione tecnologica della casa madre.

Queste tematiche sono state ampiamente trattate durante l’evento “InTrust Day 2019”, organizzato da Intesa il 23 ottobre presso IBM Studios di Milano. Interessanti evoluzioni in termini di applicazione di nuove tecnologie quali blockchain e AI, e di nuove metodologie di identificazione digitale saranno la base portante dell’evento “InTrust Day 2020”.

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