Organizzare la gestione elettronica dei documenti, in azienda, non è mai stato così facile.

 

Il sistema di gestione dei documenti, ovvero l’Electronic Document Management System (EDMS), consente di gestire, organizzare, condividere ed archiviare file. In termini tecnici si parla di “gestione documentale” quando un’applicazione, lato server, si occupa di eseguire alcune operazioni massive sui documenti, catalogandoli ed indicizzandoli secondo determinati algoritmi. In genere i sistemi documentali includono anche il Business Process Management System (BPMS), che consente di automatizzare e/o gestire i processi correlati ai dati e ai documenti (es. approvazioni a più livelli).

La dematerializzazione dei processi aziendali consente l’ottimizzazione delle modalità di comunicazione e d’interazione e può garantire la gestione dell’intero ciclo di vita dei documenti: dalla loro creazione, all’archiviazione fino alla conservazione a norma.

La gestione elettronica dei documenti consente infatti di:

  • ridurre i volumi di carta stampata rispettando l’ambiente;
  • ridurre gli spazi di archiviazione;
  • ridurre i costi di gestione e snellire i processi interni;
  • rendere inalterabili i documenti (mai più sbiaditi, rovinati o macchiati);
  • rendere riservate le informazioni (l’utente ha la possibilità di accedere solo ed esclusivamente a determinati documenti legati al suo profilo, parametrizzabile dall’Amministratore di Sistema);
  • rendere disponibili i documenti in qualsiasi luogo tramite una semplice connessione ad internet.

Le aziende che si occupano di trasformazione digitale dei processi aziendali hanno ideato delle interfacce web semplici, altamente intuitive, modulari ed integrabili. Esse consentono la gestione completa di tutti i dati aziendali accessibili da qualsiasi dispositivo, dal desktop aziendale, al tablet fino allo smartphone. I sistemi di gestione documentale sono: multi-azienda, multi-sede, multi-formato e multi-lingua. Inoltre, interagiscono con il sistema informativo esistente e dialogano con i database già utilizzati in azienda, divenendo così il fulcro di tutti i processi documentali sia per le aziende di medie e grandi dimensioni, sia per le piccole imprese ed i professionisti. Le aziende possono anche introdurre in modo graduale la soluzione, applicandola dapprima ad una famiglia di documenti, poi ad un processo e poi, via via, ampliarla. Possono anche prendere confidenza con questi sistemi utilizzando una versione “easy”.

Un esempio di quest’ultima è EDMStart, la soluzione in Cloud di INTESA di document management che offre gli strumenti necessari per archiviare e ricercare i documenti digitali e cartacei, acquisiti via upload provenienti da: scanner, fax, mail, applicazioni office o prodotti dai sistemi gestionali aziendali.

Per approfondire gli aspetti legati a EDMStart e alla gestione documentale partecipa all’eventoCloud Solutions” che si terrà il prossimo 13 settembre a Milano.