Come archiviare le note spese digitali

La conservazione a norma delle note spese digitali è obbligo di legge, ecco come adempiere

In quanto documenti fiscalmente rilevanti, le note spese dei dipendenti e i relativi giustificativi devono essere conservati a norma di legge. Ecco come.

In questo articolo scoprirai:

Nella dematerializzazione dei processi aziendali anche la conservazione delle note spese digitali è diventata un aspetto cruciale per garantire la trasparenza finanziaria e rispettare gli obblighi normativi. Con il crescente utilizzo della tecnologia e la digitalizzazione dei processi contabili, dunque, è importante anche adottare soluzioni di conservazione idonee e sicure, per evitare rischi legali pur semplificando la gestione finanziaria aziendale.

In questo articolo esploreremo i principali aspetti della conservazione a norma delle note spese digitali.

Cos’è la conservazione a norma dei documenti digitali

La conservazione a norma dei documenti digitali è un sistema di archiviazione che assicura le caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità e che deve essere effettuato seguendo le Linee Guida e le specifiche tecniche stabilite dall’Agenzia per l’Italia Digitale. In pratica, conservare a norma le note spese digitali e i relativi giustificativi significa “metterle in cassaforte”, avere la certezza che non vengano distrutte e soprattutto che conservino la loro validità fiscale e legale.

Perché le note spese digitali devono essere conservate a norma

Le note spese digitali e i relativi giustificativi rientrano tra i documenti informatici “rilevanti ai fini fiscali”, e in quanto tali devono essere conservati per 10 anni, come previsto dall’Art. 2220 del Codice Civile, mentre il Decreto del Ministero Economia e Finanze del 2014 all’art. 2 e 4 ne prescrive la conservazione elettronica a norma di legge.

Inoltre l’articolo 1 del Codice di Amministrazione Digitale (CAD) specifica che il documento informatico, anche quello rilevante ai fini tributari, è “qualunque documento elettronico che contiene la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti” e deve possedere, tra le altre, le caratteristiche della immodificabilità, integrità ed autenticità, garantite dal processo di conservazione a norma di legge.

E per quanto riguarda i giustificativi e gli scontrini? Ebbene sì, la legge prevede la conservazione a norma anche delle foto e delle scansioni dei giustificativi. Scontrini e fatture cartacee sono infatti “originali non unici”, ovvero documenti attraverso i quali si può risalire al loro contenuto tramite altre scritture o altri documenti di cui siano obbligatorie la tenuta e la conservazione, anche se da parte di terzi. Non è quindi necessario autenticare la copia con attraverso la scrittura di un notaio o di un pubblico ufficiale.

Come conservare a norma le note spese digitali (e i giustificativi)

Per conservare a norma un documento, dunque, è necessario rispettare requisiti e regole tecniche ben precise come per esempio la creazione dei pacchetti di conservazione e la gestione dei metadati. Per questo molte aziende scelgono di demandare la conservazione dei propri documenti a service provider specializzati come Intesa, a Kyndryl Company, che è un Conservatore Qualificato da AgID. Inoltre, Intesa è Qualified Trust Service Provider: è molto probabile infatti che, con la revisione del regolamento europeo eIDAS in corso, la conservazione a norma dei documenti digitali diventi un servizio qualificato, ovvero un servizio che può essere erogato solo dai QTSP.

I vantaggi della conservazione a norma per le note spese digitali

La conservazione a norma per le note spese digitali offre numerosi vantaggi che contribuiscono a semplificare il processo di gestione delle spese aziendali e a garantire la conformità alle regolamentazioni vigenti:

• Integrità dei dati: la conservazione a norma assicura che le informazioni contenute nelle note spese digitali siano protette da eventuali alterazioni o manipolazioni non autorizzate.
• Risparmio di spazio: la conservazione digitale riduce la necessità di spazio fisico per archiviare le note spese cartacee, contribuendo alla riduzione dell’impatto ambientale.
• Accessibilità e ricerca facilitata: i documenti digitali sono facilmente accessibili da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento, permettendo una ricerca rapida e efficiente delle informazioni necessarie, migliorando l’efficienza delle attività di controllo e monitoraggio delle spese.
• Riduzione dei costi: la conservazione digitale elimina la necessità di stampare e archiviare documenti cartacei, riducendo i costi associati all’acquisto di carta, inchiostro e spazio di archiviazione.
• Conformità legale: la conservazione a norma garantisce che le note spese siano conformi alle normative fiscali e contabili, evitando potenziali sanzioni o problemi legali.
• Sicurezza dei dati: i sistemi di conservazione a norma implementano misure di sicurezza avanzate per proteggere i dati sensibili e riservati contenuti nelle note spese digitali, riducendo il rischio di violazioni della privacy e dei dati.

Conservare a norma direttamente dal gestionale di note spese

Intesa, a Kyndryl Company è un conservatore qualificato AgID ed è in grado di integrarsi con il gestionale per la contabilità aziendale già in uso per inviare automaticamente in conservazione le note spese e i giustificativi dei dipendenti. In questo modo si potrà evitare qualsiasi passaggio manuale e per la conservazione e l’impatto sull’infrastruttura IT aziendale sarà minimo.