Conservatore qualificato: cos’è e perché sceglierlo

Cosa dice la normativa riguardo alle modalità di conservazione a norma per aziende private e Pubbliche Amministrazioni

Cos’è un conservatore qualificato, perché è diverso da un conservatore accreditato e perché la conservazione a norma di legge dei documenti aziendali necessità di sicurezza sotto ogni aspetto.

In questo articolo scoprirai:

Con la conservazione elettronica dei documenti, infatti, si trasformano le modalità di archiviazione, passando dalla mera attività “fisica” di conservazione dei faldoni cartacei in archivio, ad un sistema digitale ben regolamentato.

Sebbene sia la normativa a stabilire quale tipologia di documenti deve essere obbligatoriamente conservata e per quanto tempo, ogni azienda ha poi la possibilità di scegliere autonomamente a quale società terza demandare la conservazione digitale dei propri documenti, senza necessariamente rivolgersi al Marketplace AgID dei conservatori qualificati. Al contrario, le Pubbliche Amministrazioni hanno l’obbligo di rivolgersi a un conservatore che sia qualificato, secondo la verifica del Marketplace AgID, o che possegga i requisiti previsti dal Marketplace stesso.

Il conservatore qualificato è un soggetto, pubblico o privato, che svolge attività di conservazione al quale sia stato riconosciuto, da parte dell’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID), il possesso dei requisiti del livello più elevato, in termini di qualità e di sicurezza.

I soggetti “conservatori accreditati”, invece, non esistono più. Con una risoluzione, l’UE ha infatti individuato nell’obbligo di rivolgersi ai conservatori accreditati, presente in Italia fino a dicembre 2021, un ostacolo al libero mercato: a seguito del “decreto semplificazioni” (D.L. 76/2020), convertito con Legge n. 120/2020, dunque, dal 1 gennaio 2022, i conservatori accreditati sono stati rimossi, e aziende e privati possono rivolgersi a chiunque offra il servizio all’interno dell’UE.

L’AgID ha quindi istituito i “conservatori qualificati”, a cui devono rivolgersi obbligatoriamente le Pubbliche Amministrazioni.
Anche le aziende private, tuttavia, spesso scelgono anch’esse di rivolgersi a un conservatore qualificato, proprio per avere la certezza di standard elevati.

Conservazione elettronica: cosa dice la normativa

Nella modalità outsourcing la scelta del Conservatore è il primo passo verso l’implementazione di un sistema sicuro, che garantisca la piena tutela dei dati. La normativa è intervenuta in merito e le Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, pubblicate in Gazzetta Ufficiale n.259 del 19 ottobre 2020 e entrate in vigore il 1° gennaio 2022, sono state un punto di svolta per la conservazione. Sono quindi le Linee Guida AgID ed il Decreto del Ministero Economia e Finanze del 17 giugno 2014 (DMEF) a definire i requisiti e le caratteristiche del processo di conservazione digitale a norma di Legge.

La procedura informatica relativa all’emissione, alla conservazione ed all’esibizione dei documenti informatici è disciplinata in un chiaro e unico testo normativo, le Linee Guida AgID appunto, pubblicate secondo l’art.71 del CAD. Il CAD, ovvero il Codice dell’Amministrazione Digitale, è il riferimento fondamentale per le tematiche di dematerializzazione, conservazione digitale a norma e fatturazione elettronica. Esso ha lo scopo di assicurare e regolare la disponibilità, la gestione, l’accesso, la trasmissione, la conservazione e la fruibilità dell’informazione in modalità digitale.

Le disposizioni di Legge prevedono, quindi, l’esecuzione di un processo organizzativo ed informatico. Grazie a queste impostazioni si innalza il livello di sicurezza e di affidabilità dei Conservatori Qualificati. È stato inoltre predisposto un Marketplace AgID, il quale raccoglie e verifica le domande di iscrizione e, soprattutto, svolge attività di vigilanza sulle attività svolte dai Conservatori certificandone la qualifica e la qualità.

I benefici di affidarsi ad un Conservatore Qualificato

La Conservazione Elettronica in sostituzione dei vecchi archivi cartacei ha innumerevoli benefici. Affidarsi ad un Conservatore Qualificato vuol dire avere la garanzia di:

• assicurarsi soluzioni tecniche di elevata sicurezza e tecnologicamente avanzate;
• avvalersi di un’infrastruttura certificata e protetta, per avere la garanzia di prevenire attacchi da parte di hacker;
• usufruire di una piattaforma performante al fine di elaborare rapidamente i dati sia durante la conservazione che durante la consultazione;
• avere sistemi di disaster recovery e procedimenti che impediscano la perdita di dati e il pronto intervento in caso di necessità;
• avere un team di esperti di normative, tecnologia e processi, a disposizione per mantenere la compliance su quanto richiesto dalle Leggi;
• avere gli adempimenti di controllo ed il monitoraggio costante garantiti per tutti gli anni di durata della Conservazione (almeno 10 anni per i dati fiscali).

L’azienda che decide di affidarsi ad un Conservatore Qualificato, firma un contratto in cui delega a quest’ultimo la gestione dei propri documenti. Il Conservatore Qualificato che riceve l’affidamento direttamente dal Responsabile della Conservazione del cliente diviene terza parte fidata per la realizzazione di un servizio di conservazione a norma: ha il compito di assicurare una corretta gestione dei pacchetti di versamento e dei pacchetti di archiviazione, secondo le modalità descritte nella normativa e declinate nel Manuale della Conservazione.

I documenti conservati da aziende non certificate, in quanto non verificate da Enti preposti, possono presentare difetti nel processo di conservazione esponendo l’azienda cliente a possibili sanzioni.
È utile vagliare attentamente tutti questi aspetti prima di affidarsi ad un’azienda piuttosto che un’altra per la conservazione elettronica dei documenti.