Cosa cambia con la REM (o PEC Europea) in 5 punti

Perché PEC e REM sono diverse e quando entrerà in vigore la REM

La PEC è destinata a lasciare spazio alla REM, un Servizio Elettronico di Recapito Certificato Qualificato (SERCQ) previsto dal regolamento europeo eIDAS. Il decreto attuativo non è però ancora stato pubblicato e non esiste una data vincolante: nel frattempo la PEC resta pienamente valida. Ecco cosa cambierà.

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In questo articolo scoprirai:

La PEC (Posta Elettronica Certificata), disciplinata dal DPR n. 68 del 2005, è oggi lo strumento primario delle comunicazioni ufficiali tra professionisti, aziende e PA. Dal 2009, anno in cui ne è stata imposta l’obbligatorietà a società, professionisti e Pubbliche Amministrazioni, ha sostituito le raccomandate cartacee e reso molto più efficiente la burocrazia. È accessibile anche ai cittadini privati e restituisce una “prova di consegna” con valore legale.

La Commissione Europea sta lavorando per “uniformare” i servizi digitali certificati all’interno dell’UE, a favore di una maggiore interoperabilità, anche attraverso la revisione del regolamento eIDAS 2.0. In questo quadro nasce la REM (Registered Electronic Mail), chiamata anche “PEC Europea”, destinata a sostituire la PEC. Cosa cambierà? L’abbiamo riassunto in 5 punti.

Perché si passa dalla PEC alla REM

Oltre all’obiettivo di uniformare i servizi a livello UE, c’è una ragione più formale. Secondo il regolamento eIDAS (910/2014) la PEC, per le sue caratteristiche, può essere considerata un SERC (Servizio di Recapito Certificato). La REM, che prevede anche il riconoscimento forte del titolare della casella, è un SERCQ.

1) La PEC “sparirà”

Sarà una vera e propria sostituzione e le attuali PEC andranno fuori uso. Questo però non significa che sarà necessario cambiare o creare nuovi indirizzi: sarà il gestore ad adeguare le caselle allo standard europeo, in modo trasparente per gli utenti. Molti provider si stanno già organizzando per rendere il passaggio il più semplice possibile, offrendo la possibilità di rendere la PEC conforme ai nuovi standard con primi passi come la conferma dell’identità del titolare e l’attivazione della verifica in due passaggi.

2) Il riconoscimento sarà obbligatorio

La differenza più grande tra PEC e REM è la fase di riconoscimento e identificazione degli intestatari. Oggi per attivare una PEC è sufficiente registrare i dati anagrafici del titolare; per ottenere una REM sarà indispensabile completare un riconoscimento certo, anche tramite identità digitali come SPID e CIE. In questo modo la REM, oltre a garantire la ricezione del messaggio, darà certezza anche dell’identità di destinatario e mittente.

3) La PEC è un SERC, la REM è un SERCQ

È proprio la presenza o meno del riconoscimento a rendere PEC e REM due strumenti molto diversi anche dal punto di vista regolamentare. Per eIDAS la PEC può essere considerata un SERC (Servizio di Recapito Certificato), mentre la REM è un SERCQ (Servizio Elettronico di Recapito Certificato Qualificato). In Italia la PEC è sempre stata equiparata a un SERCQ dal Codice dell’Amministrazione Digitale, ma questa equiparazione non è considerata valida a livello europeo.

4) La REM varrà in tutta Europa

La PEC è uno strumento esclusivamente italiano. Il passaggio alla REM avrà invece l’enorme vantaggio di ampliarne la validità giuridica in tutta Europa: una REM inviata a un utente di un altro Paese UE avrà lo stesso valore legale e permetterà di inviare comunicazioni certificate verso tutte le amministrazioni dell’Unione. Il risultato è meno carta, meno tempi di attesa e un processo più lineare per notifiche, comunicazioni formali e scambi di documenti che richiedono tracciabilità.

Per le imprese italiane che operano a livello europeo questo significa meno ostacoli burocratici, una gestione documentale più semplice, maggiore conformità alle normative transfrontaliere e processi di business più rapidi.

5) Sarà necessario il doppio fattore di autenticazione

Per accedere alla REM sarà obbligatorio abilitare un doppio fattore di autenticazione, come per l’home banking: al momento dell’accesso sul portale del provider bisognerà inserire un ulteriore codice, solitamente una One Time Password (OTP) inviata via SMS o generata dall’app del provider. Oggi, per la PEC, il doppio fattore è invece opzionale e resta a discrezione dell’utente.

Quando arriverà la REM: lo stato del DPCM

Il passaggio da PEC a REM diventerà obbligatorio solo con un DPCM attuativo, che ne definirà le modalità operative. La normativa prevede un periodo di almeno 18 mesi dall’entrata in vigore del decreto.

Aggiornamento:

Ad oggi il DPCM non risulta ancora pubblicato e non esiste una data vincolante certa. La scadenza originariamente fissata al 1° gennaio 2025 è slittata a causa di continui rinvii, e la finestra “fine 2025 – inizio 2026” indicata in precedenza è passata senza esito. Si resta quindi in attesa del provvedimento nazionale. Considerati i 18 mesi previsti dopo la pubblicazione, un’entrata in vigore effettiva a breve appare improbabile. Nel frattempo la PEC resta pienamente valida e utilizzabile nel contesto nazionale.

Un problema rimane: come inviare una REM a chi non ce l’ha

Pur migliorando le comunicazioni tra professionisti, la REM non risolverà la necessità per le aziende B2C di inviare comunicazioni su larga scala via e-mail e SMS ottenendo una ricevuta di consegna. Questa esigenza può essere soddisfatta dai Servizi di Recapito Certificato, che consentono di inviare comunicazioni in forma “semplice” garantendone l’effettiva consegna al destinatario e il valore legale della comunicazione.

Come prepararsi: il Gestionale PEC Intesa

Il riconoscimento forte e il doppio fattore di autenticazione possono creare difficoltà operative alle aziende che gestiscono più caselle, a cui accedono più persone. Per questo Intesa, in qualità di Qualified Trust Service Provider e digital solution provider, offre il Gestionale PEC, che semplifica la gestione di più caselle contemporaneamente, anche attestate su provider diversi. Con l’introduzione effettiva dell’obbligo, il servizio sarà adeguato alla gestione delle caselle REM. Ecco perché conviene dotarsene già oggi:

1. Diffusione: con l’ampliamento della platea di utilizzatori a livello UE, sia come destinatari sia come mittenti, aumenterà la necessità di una gestione organizzata e tracciata di messaggi e ricevute.
2. Semplificazione e sicurezza: il doppio fattore (MFA) vale esclusivamente per l’accesso diretto alla webmail sul sito del provider REM. Per l’autenticazione application to application è stata introdotta una modalità applicativa basata sul protocollo OAuth 2.0, gestita direttamente dal Gestionale PEC e trasparente per l’utente: le connessioni alla casella REM per ricezione e invio restano sicure, senza impatti per aziende e utenti.
3. Interoperabilità: il Gestionale PEC garantirà la continuità tra il canale PEC in dismissione e il nuovo canale REM, con un passaggio trasparente per gli utenti.

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