La conservazione digitale dei Documenti di Trasporto
Come si conserva un DdT cartaceo o digitale
I DdT sono documenti con rilevanza fiscale, e per questo devono essere conservati per almeno 10 anni dalla loro emissione. Questo vale sia per i documenti in formato digitale che cartaceo. Vediamo come.
In questo articolo scoprirai:
La “digitalizzazione dell’intero ciclo dell’ordine” è da tempo un obiettivo molto ambito da chi si occupa di innovazione nella supply chain B2b. L’obbligo di fatturazione elettronica inserito nel 2015, infatti, ha evidenziato i numerosi benefici della digitalizzazione dei documenti fiscali, rendendone molto più semplice l’invio, la ricezione e la conservazione, ma soprattutto ha aumentato gli investimenti in innovazione, favorendo – in alcune aziende – una digitalizzazione aziendale più pervasiva.
Ma dopo l’obbligo di fatturazione elettronica la normativa si è fermata, lasciando “monca” la digitalizzazione dell’intero ciclo (che comprende anche gli ordini, le conferme d’ordine e i Documenti di Trasporto).
L’inserimento di un obbligo normativo per la digitalizzazione dei DdT, tuttavia, porterebbe diversi benefici a tutta la filiera e per questo le attenzioni di professionisti e professioniste di settore si stanno concentrando su questo documento. La digitalizzazione dei Documenti di Trasporto richiede infatti un forte livello di coordinamento da parte di tutti gli attori, con il risultato che, secondo l’Osservatorio Digital B2b, solo il 10% delle aziende italiane ha digitalizzato completamente l’invio e la ricezione dei DdT e il 34% li emette in formato digitale, optando quindi per un approccio “misto” e utilizzando sia il formato digitale che quello cartaceo.
In attesa di un’evoluzione organica, quindi, molte aziende si trovano a produrre i Documenti di Trasporto in digitale, salvo poi stamparli e utilizzarli successivamente come prova di consegna al destinatario. Quali sono le modalità e le possibilità di conservazione in questo caso?
Come conservare i documenti di trasporto cartacei e digitali
I DdT sono documenti con rilevanza fiscale, e per questo devono essere conservati per almeno 10 anni dalla loro emissione, come previsto dalle disposizioni del DMEF del 17 giugno 2014. Per tutti i documenti soggetti a questo obbligo che vengono originariamente prodotti in digitale, un semplice processo di conservazione a norma è sufficiente a rispettare pienamente le Linee Guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici.
E per i DdT cartacei da conservare come prova di avvenuta consegna? In questo caso bisognerà avvalersi della cosiddetta “conservazione sostitutiva”, ovvero la conservazione di documenti analogici che vengono dematerializzati e solo successivamente conservati a norma. Secondo le Linee Guida AgID, “la conformità della copia per immagine ad un documento analogico è garantita mediante l’apposizione della firma digitale o firma elettronica qualificata o firma elettronica avanzata o altro tipo di firma ai sensi dell’art. 20 comma 1bis, ovvero del sigillo elettronico qualificato o avanzato da parte di chi effettua il raffronto”.
La conservazione sostitutiva avrà quindi la stessa validità legale della conservazione a norma dei documenti digitali. I Documenti di Trasporto, inoltre, possono essere considerati documenti “non unici”: dopo la conservazione sostitutiva, quindi, sarà possibile eliminare la copia analogica.
La conservazione a norma dei DdT con Intesa, a Kyndryl Company
La conservazione digitale conforme alle normative rappresenta un processo cruciale per garantire l’autenticità, l’integrità, l’affidabilità, la leggibilità e l’accessibilità dei documenti informatici. Attraverso il servizio di conservazione a norma offerto da Intesa, una società di Kyndryl, qualsiasi documento, compresi quelli cartacei, può essere archiviato in conformità alle direttive dell’AgID stabilite nel Codice dell’Amministrazione Digitale. Questa soluzione assicura la protezione, la sicurezza e la validità probatoria dei documenti nel corso del tempo.
Inoltre, Intesa si trova già in sintonia con la revisione di eIDAS 2.0 e con il processo di trasformazione in atto a livello comunitario, grazie alla sua vasta esperienza nel settore e alla conformità con i requisiti normativi sia italiani che europei. Con l’introduzione del servizio di electronic archiving conforme alla normativa europea, Intesa amplia ulteriormente la sua gamma di servizi a livello europeo, garantendo la conformità normativa in vari paesi.
