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25.06.2020

Semplificare i processi con una Digital Platform

Il vero obiettivo della digitalizzazione è semplificare i processi e ottenere linee guida per decisioni strategiche. Una Digital Platform è il miglior alleato.

La dematerializzazione è un ottimo punto di partenza, ma la vera innovazione inizia con una Digital Platform fruibile in ogni fase dei processi aziendali.

I passaggi approvativi che avvengono all’interno di un’azienda (di qualsiasi mercato) sono molto complessi e lunghi. Accade poi spesso che, qualora alcuni di questi processi poggino su applicazioni digitali, queste siano diverse da un dipartimento all’altro, senza possibilità di integrarle tra loro: ogni ufficio usa i propri applicativi perché più adatti al loro scopo, ma difficilmente poi questi riescono a lavorare in sinergia. Così facendo, le occasioni perse sono molte.

Come confermato anche nell’ultimo report dell’Osservatorio Digital B2b del Politecnico di Milano si può leggere: “Le aziende italiane della domanda – che come quelle dell’offerta investono prevalentemente in risposta a obblighi normativi – adottano soluzioni applicative stand-alone e sono ben lontane da una piena integrazione dei processi aziendali.”*

Per poter parlare di azienda digitale, quindi, serve una visione più ampia e di larghe prospettive: scegliere una piattaforma digitale intelligente, che sia fruibile in ogni fase dei diversi processi aziendali, accessibile da qualsiasi dispositivo e da qualsiasi luogo, e possa restituire automazione e analisi.

Dematerializzare è il punto di partenza

Si sente spesso parlare di “dematerializzazione” dei processi e indubbiamente eliminare gran parte dei documenti cartacei aiuta a risparmiare denaro, tempo e spazio per l’archiviazione dei documenti, oltre a dare accesso a qualsiasi informazione via smartphone e da remoto. Alla dematerializzazione però non corrisponde sempre una semplificazione delle procedure aziendali, vero obiettivo della digitalizzazione.
Nella semplificazione dei workflow è importante che la piattaforma prescelta per la propria azienda comprenda funzionalità di Digital Transaction Management, uno dei pilastri fondamentali per tenere sotto controllo e ottimizzare il ciclo di vita dei documenti: si prevede che nel 2026 il mercato delle transazioni digitali varrà 10,528 Mld di dollari.*

User experience, collaboration e smart working

Come anticipato, l’utilizzo di soluzioni non integrate tra loro fa perdere molte occasioni di ottimizzazione del lavoro: prima fra tutte, l’opportunità di rendere disponibile a ogni utente delle interfacce adeguate alla propria operatività nelle diverse fasi, con schermate e funzionalità personalizzate a seconda della tipologia di accesso. Questo permetterà dal lato utente (i collaboratori) di lavorare più velocemente e con meno stress, dal lato cliente di avere una user experience più adeguata alle proprie esigenze.

Una piattaforma digitale in cloud, inoltre, può aumentare le possibilità di collaborazione durante le fasi di avanzamento dei progetti, e consente a chiunque di avere accesso a documenti e procedure tramite qualsiasi canale in completa sicurezza, dando così la possibilità ai propri dipendenti e collaboratori di lavorare da remoto in modo smart: si calcola che lo smart working aumenti la produttività del +15%.**

L’accesso a tecnologie esponenziali

Oltre a migliorare la user experience per i collaboratori, la piattaforma digitale può avere funzionalità di notifica e prioritizzazione, che aiutano chi ha la responsabilità del controllo gestionale.
Infine, grazie alla fruizione di una digital platform integrata si può raggiungere lo stadio più avanzato della digitalizzazione aziendale con l’ottenimento di report di analisi basati su dati omogenei e l’estrapolazione di insights che aiutano e supportano le decisioni strategiche delle direzioni aziendali, consentendo persino di creare automazioni adeguate basate su dati già acquisiti grazie all’utilizzo dell’intelligenza artificiale.

*Fonte: Polaris Market Research & Consulting
** Fonte: Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano

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Cosa mi può offrire una digital platform?

Una digital platform fornisce in un’unica interfaccia (app o web) l’accesso alle informazioni, i dati e i documenti provenienti da database e sistemi diversi. Le digital platform sono molto utili per la digitalizzazione delle aziende e servono a gestire facilmente processi e documenti (fatture, ordini, cedolini…), creare automazioni(creazione di fatture, contratti, invio per firma) e avere dati e statistiche sull’andamento del lavoro.

Una digital platform come trova le informazioni che voglio visualizzare?

Grazie alle API (Application Programming Interface), una digital platform può ricevere e condividere le informazioni con altre applicazioni e strumenti già adottati. Le piattaforme digitali utilizzano inoltre altre tecnologie quali: la connettività mobile, l’artificial intelligence, sensori e reti IoT, i servizi cloud e i Big Data.

Come faccio ad avere dati sulla produttività in azienda?

Avere dati sulla produttività e sull’andamento dei flussi di lavoro in azienda è importante per poter prendere decisioni consapevoli. Per avere questo tipo di informazioni è necessario innanzitutto digitalizzare ogni tipo di procedura e tutti i documenti cartacei; una piattaforma digitale rappresenta lo strumento ideale per avviare un percorso di trasformazione aziendale.

Come faccio ad avere sempre sotto controllo i flussi di lavoro?

Per i ruoli manageriali è importante seguire l’andamento dei flussi di lavoro, al fine di gestire al meglio l’area di propria responsabilità. Per avere sempre sotto controllo l’avanzamento delle procedure, potrebbe essere utile implementare un’unica digital platform all’interno dell’azienda.

Come faccio a digitalizzare il lavoro nella mia azienda?

Per avviare la digitalizzazione è necessario dotarsi di strumenti professionali che permettano di gestire tutta la documentazione in digitale e connettere tra loro i diversi sistemi utilizzati all’interno dell’azienda. Tutto ciò può essere concretizzato da una piattaforma digitale adattata alla tipologia di business.

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