Tutto quello che devi sapere sulla firma elettronica

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La firma elettronica è un insieme di dati in forma elettronica, allegati oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici, utilizzati dal firmatario per sottoscrivere un documento informatico. La definizione è fissata dal Regolamento eIDAS (UE) n. 910/2014 e recepita in Italia dal Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD), oggi aggiornati dal Regolamento eIDAS 2.0 (UE) 2024/1183, in vigore dal 20 maggio 2024.

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In breve

• La firma elettronica è un dato digitale usato per sottoscrivere un documento informatico, disciplinato da eIDAS e dal CAD.
• Esistono tre tipologie: Firma Elettronica Semplice (FES), Firma Elettronica Avanzata (FEA) e Firma Elettronica Qualificata (FEQ).
• Solo FEA e FEQ hanno pieno valore probatorio, equiparabile alla firma autografa.
• La Firma Digitale è una particolare FEQ basata su crittografia a chiavi asimmetriche, definita dal CAD.
• Dal 20 maggio 2024 è in vigore il Regolamento eIDAS 2.0 (UE 2024/1183), che introduce il Portafoglio Europeo di Identità Digitale (EUDI Wallet) e nuovi obblighi per i prestatori di servizi fiduciari qualificati (QTSP).
• Gli artt. 20 e 21 del CAD equiparano le firme elettroniche avanzate e qualificate alla firma autografa per la generalità degli atti.

Che cos’è la firma elettronica?

La definizione di “firma elettronica” è data sia dal Regolamento eIDAS 910/2014 sia dal CAD (Codice dell’Amministrazione Digitale). La firma elettronica non è semplicemente un disegno digitale della nostra firma, ma un codice, segno o simbolo digitale che può avere diverse forme: può essere composta da un “nome utente” e una password, contenuta in una chiavetta USB o una smart card, oppure racchiusa nella nostra impronta digitale. A seconda di come si appone la firma e dei passaggi di verifica per certificarne la veridicità, esistono tre diverse tipologie di firma elettronica, dalla meno sicura alla più sicura:

• Firma Elettronica Semplice (FES)
• Firma Elettronica Avanzata (FEA)
• Firma Elettronica Qualificata (FEQ)

Differenza tra le firme elettroniche: cos’è il valore probatorio

Lo schema qui sopra è naturalmente una semplificazione delle differenze tra le firme elettroniche. Come si può notare, soltanto la Firma Elettronica Avanzata e la Firma Elettronica Qualificata hanno “valore probatorio”, cioè possono essere portate in tribunale per testimoniare che un documento, un accordo o un contratto è stato effettivamente firmato. In pratica, hanno lo stesso valore della firma autografa.

La FES, invece, non è automaticamente equiparata a una firma autografa per legge: starà al giudice stabilire se il processo con cui è stata generata possa considerarsi sicuro o meno.

Per approfondire: Firmare contratti online: una prassi sempre più diffusa.

Ma cosa rende una firma elettronica avanzata o qualificata una “firma” al pari di quella autografa? Per avere valore probatorio, le firme elettroniche devono garantire:

• l’identificazione di chi sta firmando;
• la connessione univoca tra chi sta firmando e la firma;
• il controllo esclusivo, da parte di chi sta firmando, sul sistema di generazione della firma;
• l’integrità del documento, che non può più essere modificato una volta firmato;
• la possibilità di verificare che il documento non abbia subito modifiche dopo l’apposizione della firma.

Firma digitale e firma grafometrica

Nonostante si usi l’espressione “firma digitale” per riferirsi genericamente alle firme elettroniche, in Italia la Firma Digitale è un particolare tipo di Firma Elettronica Qualificata, definita dal Codice dell’Amministrazione Digitale, che utilizza una tecnologia a “chiavi asimmetriche”.

Leggi questo articolo per saperne di più.

La Firma Grafometrica è invece una firma disegnata dal firmatario su un particolare tipo di tablet e automaticamente digitalizzata e apposta sul documento. Non è un semplice “disegno”: il tablet raccoglie anche dati biometrici che contribuiscono a determinarne la veridicità, come il ritmo e la velocità della penna, la pressione, l’accelerazione e il movimento.

Per approfondire: Cos’è la firma grafometrica e come funziona.

Aspetti e riferimenti normativi: CAD, eIDAS ed eIDAS 2.0

La firma elettronica è regolamentata sia a livello nazionale, dal Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD), che a sua volta fa riferimento al Codice Civile, sia a livello europeo dall’eIDAS.

Per approfondire: Firma Elettronica e Firma Digitale: differenze e quadro normativo.

 

“Il documento informatico soddisfa il requisito della forma scritta e ha l’efficacia prevista dall’articolo 2702 del Codice civile quando vi è apposta una firma digitale, altro tipo di firma elettronica qualificata o una firma elettronica avanzata o, comunque, è formato previa identificazione informatica del suo autore.” – Codice dell’amministrazione Digitale, Art. 20

La citazione è tratta dall’Art. 20 ed è la norma che equipara a tutti gli effetti le firme elettroniche avanzate (firma grafometrica compresa) e le firme elettroniche qualificate (quindi anche la Firma Digitale) a una firma autografa.

A livello europeo, l’Art. 25 del Regolamento eIDAS stabilisce che “a una firma elettronica non possono essere negati gli effetti giuridici e l’ammissibilità come prova in procedimenti giudiziali per il solo motivo della sua forma elettronica o perché non soddisfa i requisiti per firme elettroniche qualificate”. Anche in Europa, dunque, nessun dubbio sulla validità di una firma elettronica, anche nel Regno Unito dopo la Brexit. La validità della firma elettronica extra-UE dipende invece dal Paese che regolerà il contratto, ed è quindi buona norma verificare la normativa del Paese in cui si opera.

Dal 20 maggio 2024 è in vigore il Regolamento eIDAS 2.0 (UE) 2024/1183, che aggiorna il quadro europeo sui servizi fiduciari e sull’identità digitale. Tra le novità più rilevanti per le aziende: l’introduzione del Portafoglio Europeo di Identità Digitale (EUDI Wallet), che ogni Stato membro deve rendere disponibile entro la fine del 2026 e che consentirà anche di apporre firme con pieno valore legale in tutta l’Unione; nuovi obblighi tecnici per i prestatori di servizi fiduciari qualificati (QTSP), inclusa la scadenza del 21 maggio 2026 per l’adeguamento dei dispositivi qualificati di firma e sigillo elettronico gestiti da remoto; sanzioni per i QTSP inadempienti fino a 5 milioni di euro o all’1% del fatturato annuo mondiale, se superiore.

Quando è obbligatorio usare la firma elettronica

Il Codice dell’Amministrazione Digitale dà indicazioni precise sui contratti, atti e documenti in cui è obbligatorio usare una Firma Elettronica Qualificata e su quali invece è possibile apporre una Firma Elettronica Avanzata.

In questo caso si fa riferimento all’Art. 21 del CAD, che a sua volta si appoggia all’Art. 1350 del Codice Civile. I documenti elettronici che devono essere obbligatoriamente sottoscritti, pena nullità, con una FEQ sono quelli elencati all’Art. 1350 del Codice Civile, numeri da 1 a 12. Per tutti gli altri è possibile sottoscriverli con FEQ, FEA, Firma Digitale o con SPID.

Per approfondire: Firma elettronica e conservazione a norma: cosa prevede la normativa?

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Il consiglio dell’esperto

«Come suggerimento generale» ha affermato Marco Galli, Senior Associate dello studio Gattai, Minoli, Agostinelli & Partners, intervenuto a un webinar di Intesa, «posso dire che, nel momento in cui si va a esaminare una strategia o una soluzione di firma nella propria azienda, è anche importante comprendere quali possono essere i contratti o gli atti che normalmente vengono sottoscritti e avere ben chiaro quale soluzione di firma può essere utilizzata per una determinata tipologia di contratto piuttosto che un’altra».

I vantaggi della firma elettronica per le aziende

La firma elettronica offre numerosi vantaggi: in termini di tempo risparmiato per raccogliere tutte le firme, di costo ridotto nelle ore di lavoro per raccogliere e archiviare i documenti e nell’acquisto della carta, con un evidente beneficio anche per l’ambiente.

Un ulteriore vantaggio è dato dall’incremento della soddisfazione dei clienti, che possono usufruire di una customer experience completamente digitale per la firma dei contratti.

 

Per approfondire: La Storia di Successo di Sorgenia.

Glossario

• Firma Elettronica Semplice (FES): la forma più basilare di firma elettronica, priva di garanzie tecniche rafforzate; il suo valore probatorio è rimesso alla valutazione del giudice.
• Firma Elettronica Avanzata (FEA): firma collegata univocamente al firmatario, creata con mezzi sotto il suo controllo esclusivo; ha valore probatorio pieno.
• Firma Elettronica Qualificata (FEQ): FEA basata su un certificato qualificato e creata con un dispositivo qualificato; ha lo stesso valore della firma autografa.
• Firma Digitale: in Italia, una particolare FEQ basata su tecnologia a chiavi asimmetriche, definita dal CAD.
• Firma Grafometrica: FEA acquisita tramite tablet in grado di rilevare dati biometrici della scrittura (pressione, velocità, ritmo).
• eIDAS: Regolamento (UE) n. 910/2014 sull’identificazione elettronica e i servizi fiduciari, aggiornato dal Regolamento eIDAS 2.0 (UE) 2024/1183.
• CAD: Codice dell’Amministrazione Digitale (D.Lgs. 82/2005), la normativa italiana di riferimento per i documenti informatici e le firme elettroniche.
• EUDI Wallet: il Portafoglio Europeo di Identità Digitale introdotto da eIDAS 2.0, che ogni Stato membro deve rendere disponibile entro fine 2026.

Conclusioni

La firma elettronica è ormai uno strumento maturo e ampiamente regolamentato, capace di garantire sicurezza giuridica e valore probatorio quando si sceglie la tipologia corretta per ogni esigenza. Con l’entrata in vigore di eIDAS 2.0, il quadro normativo europeo si arricchisce di nuovi strumenti, a partire dal Portafoglio Europeo di Identità Digitale, destinati a rendere la firma elettronica ancora più interoperabile in tutta l’Unione.

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