Come semplificare lo scambio dei documenti informatici tra aziende

Scopri come semplificare lo scambio dei documenti informatici tra aziende e restare in regola con le linee guida AgID sulla conservazione a norma

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Lo scambio di documenti informatici tra aziende è il processo con cui ordini, fatture, bolle e documenti di trasporto (DDT) vengono trasmessi tra i sistemi gestionali di due o più partner commerciali in formato digitale strutturato, invece che via posta o come semplice allegato e-mail. Quando lo scambio segue uno standard tecnologico condiviso, come nel caso dell’EDI, i documenti possono essere conservati a norma secondo le linee guida AgID.

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In breve

• Nella supply chain B2B, ordini, fatture e DDT vengono scambiati continuamente tra aziende: se la gestione è manuale, il rischio di errori e perdita di documenti è alto
• L’EDI è la tecnologia che collega i gestionali di due aziende, traducendo i documenti in un linguaggio standard condiviso
• Le fatture elettroniche e altri documenti fiscali devono essere conservati a norma secondo le linee guida AgID, in vigore dal 1° gennaio 2022
• La piattaforma EDI di Intesa integra lo scambio documentale con la conservazione a norma per 10 anni, in un’unica interfaccia web
• In Italia solo il 25% delle imprese adotta soluzioni EDI, mentre il 55% scambia ancora i documenti via email o PEC

Cos’è lo scambio di documenti informatici tra aziende

Fortunatamente, quasi in nessun caso oggi si tratta di documenti cartacei che vengono spediti fisicamente tramite posta, ma in moltissime realtà è uno scambio che ancora avviene in modo disorganico, con documenti dei formati più disparati e spesso come semplici allegati mail, che una risorsa poi si occupa – manualmente – di riportare e salvare correttamente all’interno dei gestionali aziendali. Con questa gestione, il rischio di errori umani e di perdere documenti è ovviamente altissimo.

Nell’era della digitalizzazione, i servizi che permettono di facilitare lo scambio di documenti informatici tra aziende – come l’Electronic Data Interchange – sono svariati, alcuni richiesti dalla normativa sulla conservazione dei documenti informatici.

Le linee guida AgID sulla conservazione dei documenti informatici

Le fatture elettroniche (probabilmente il documento informatico che più viene scambiato tra le aziende) per esempio, sono tra i documenti che devono essere conservati a norma per legge, seguendo le linee guida AgID sulla gestione e conservazione dei documenti informatici. Le Linee guida di AgID indicano quali formati, standard tecnologici e metadati devono essere utilizzati per conservare a norma i documenti fiscali e non, ma anche come conservare le scansioni dei documenti analogici.

AgID ha rinnovato le linee guida per la conservazione nel settembre 2020, con lo scopo di uniformare la normativa con la creazione di un testo unico di base, aggiungendo degli allegati più tecnici e flessibili, dunque più facilmente modificabili sulla base delle innovazioni tecnologiche che avvengono sempre più velocemente. Le linee guida sono entrate effettivamente in vigore, dopo una proroga, il 1° gennaio 2022.

Leggi anche: Conservazione a norma: le nuove linee guida AgID.

Insomma, gran parte dei documenti commerciali dev’essere comunque trasportata su formati e in linguaggi ben precisi per poter essere conservata a norma di legge. Ma la conservazione stessa può essere resa molto più semplice se lo scambio stesso dei documenti avviene in linguaggio e formato strutturato, come nel caso dell’EDI.

Come funziona una piattaforma EDI

L’Electronic Data Interchange è una tecnologia creata appositamente per facilitare lo scambio dei documenti informatici commerciali tra aziende, ed evitare che bolle d’ordine e fatture si perdano tra gli scambi e-mail. In pratica, una piattaforma EDI “connette” i gestionali aziendali di due aziende, traducendo i documenti in un linguaggio standard pre-concordato tra i due business partner, che può variare a seconda dei settori. In questo modo i documenti e le relative informazioni verranno poi “registrate” automaticamente dai rispettivi sistemi aziendali dei due partner. Da un’interfaccia web si può poi tenere sotto controllo lo stato di invio e ricezione dei documenti.

Leggi anche: Cos’è l’EDI (scambio elettronico di dati)

Per facilitare lo scambio di documenti informatici tra aziende, conviene dunque dotarsi di una piattaforma EDI, affidandosi a un fornitore in outsourcing.

EDI e conservazione digitale: la soluzione di Intesa

La piattaforma EDI di Intesa unisce la comodità dell’EDI con il rispetto della normativa: ogni documento scambiato con EDI viene poi automaticamente inviato in conservazione a norma per 10 anni.

L’invio e la ricezione dei documenti commerciali può essere gestita da un’unica interfaccia web supportata dai browser più comuni e accessibile da più utenti con diversi livelli di autorizzazione. Non è necessaria dunque l’installazione di software o hardware aggiuntivi, né il supporto di figure specializzate.

Dal portale è possibile inoltre facilmente gestire lo scambio di documenti commerciali con più partner, segnalando eventuali errori di trasmissione / ricezione.

Perché scegliere di implementare un sistema EDI

L’EDI è il sistema più utilizzato per facilitare lo scambio di documenti informatici tra aziende. Con una piattaforma EDI tutti i documenti commerciali relativi alla supply chain potranno essere gestiti e conservati a norma in modo automatico, portando gli errori umani a zero e risparmiando tantissimo tempo per le risorse.

Nonostante i vantaggi, l’adozione dell’EDI in Italia ha ancora ampi margini di crescita: solo il 25% delle imprese italiane utilizza soluzioni EDI, mentre il 55% scambia ancora i documenti commerciali tramite email o PEC.

Inoltre, grazie all’EDI le informazioni contenute nei documenti informatici saranno standardizzate e quindi trasformate in dati leggibili e molto utili per il business, grazie a una control tower.

Glossario

• EDI (Electronic Data Interchange): tecnologia che consente lo scambio automatizzato di documenti commerciali tra i sistemi gestionali di due aziende, in un formato standard concordato
• Conservazione a norma: processo regolamentato che garantisce nel tempo l’autenticità, l’integrità e la leggibilità di un documento informatico, secondo le linee guida AgID
• DDT (documento di trasporto): documento che accompagna la merce durante il trasporto, attestandone la consegna
• AgID: Agenzia per l’Italia Digitale, l’ente che definisce le regole tecniche su formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici in Italia
• Metadati: informazioni associate a un documento informatico (data, tipologia, mittente, ecc.) che ne facilitano la ricerca e la conservazione a norma
• Gestionale aziendale: il software con cui un’azienda gestisce i propri processi interni, tra cui ordini, fatture e documenti di trasporto

Conclusioni

I vantaggi di una piattaforma EDI abbinata alla conservazione a norma sono molteplici: oltre a dematerializzare l’intero ciclo e ad eliminare la carta, l’EDI permetterà anche di automatizzare lo scambio di documenti e di informazioni tra aziende, collegando automaticamente bolle e fatture. I documenti, inoltre, saranno più facilmente reperibili. Infine, se abbinata a una control tower, una piattaforma EDI potrà aiutare ad effettuare analisi sull’andamento del business e prendere decisioni data-driven.

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