Cos’è la gestione documentale? Ecco quello che devi sapere

Perché conviene portare soluzioni di trasformazione digitale nella tua azienda?

Organizzare i documenti aziendali non è mai stato così facile. Scopri come il software di gestione documentale di Intesa può semplificare e ottimizzare i tuoi processi aziendali, migliorando l’efficienza e riducendo i costi operativi.

Il sistema di gestione dei documenti, ovvero l’Electronic Document Management System (EDMS), consente di gestire, organizzare, condividere ed archiviare file. In termini tecnici si parla di “gestione documentale” quando un’applicazione, lato server, si occupa di eseguire alcune operazioni massive sui documenti, catalogandoli ed indicizzandoli secondo determinati algoritmi. In genere i sistemi documentali includono anche il Business Process Management System (BPMS), che consente di automatizzare e/o gestire i processi correlati ai dati e ai documenti (es. approvazioni a più livelli).

A cosa serve la gestione documentale?

La gestione documentale è essenziale per organizzare, condividere e archiviare i file aziendali. Un sistema di gestione documentale (EDMS) consente di automatizzare operazioni massive sui documenti, classificandoli e indicizzandoli tramite algoritmi avanzati. Solitamente, i sistemi documentali includono anche il Business Process Management System (BPMS), che permette di automatizzare e gestire i processi correlati ai documenti, come le approvazioni a più livelli, migliorando così l’efficienza operativa e riducendo gli errori umani.

Perché digitalizzare pratiche e processi

Digitalizzare le pratiche e i processi aziendali rappresenta un passo cruciale per migliorare l’efficienza e la competitività. La digitalizzazione consente di ridurre i tempi di gestione e minimizzare gli errori associati alla lavorazione manuale dei documenti. Inoltre, facilita la collaborazione tra i team aziendali, offrendo accesso immediato e condiviso alle informazioni. La sicurezza delle informazioni è potenziata, grazie a sistemi di controllo degli accessi che garantiscono che solo il personale autorizzato possa visualizzare o modificare i documenti. La digitalizzazione è quindi un fattore chiave per l’innovazione e l’ottimizzazione dei processi aziendali.

Tutti i vantaggi della gestione documentale aziendale

La dematerializzazione dei processi aziendali ottimizza le modalità di comunicazione e interazione, garantendo la gestione completa del ciclo di vita dei documenti: dalla creazione all‘archiviazione e conservazione a norma. I vantaggi della gestione elettronica dei documenti includono:

• Riduzione dei volumi di carta, rispettando l’ambiente.
• Riduzione degli spazi di archiviazione.
• Riduzione dei costi di gestione e snellimento dei processi interni.
• Documenti inalterabili, mai più sbiaditi o rovinati.
• Riservatezza delle informazioni con accesso controllato.
• Disponibilità dei documenti ovunque tramite internet.
• Ottimizzazione della stipula dei contratti online.

Leggi l’esperienza di Sorgenia

Soluzioni di gestione documentale

Le aziende che si occupano di trasformazione digitale dei processi aziendali hanno ideato delle interfacce web semplici, altamente intuitive, modulari ed integrabili. Esse consentono la gestione completa di tutti i dati aziendali accessibili da qualsiasi dispositivo, dal desktop aziendale, al tablet fino allo smartphone. I sistemi di gestione documentale sono: multi-azienda, multi-sede, multi-formato e multi-lingua. Inoltre, interagiscono con il sistema informativo esistente e dialogano con i database già utilizzati in azienda, divenendo così il fulcro di tutti i processi documentali sia per le aziende di medie e grandi dimensioni, sia per le piccole imprese ed i professionisti.

Le aziende possono anche introdurre in modo graduale la soluzione, applicandola dapprima ad una famiglia di documenti, poi ad un processo e poi, via via, ampliarla. Possono anche prendere confidenza con questi sistemi utilizzando una versione “easy”. Scopri le nostre linee guida per scegliere la soluzione di gestione documentale più idonea alla tua azienda.

Scopri le soluzione per la trasformazione digitale della tua azienda:

• Conservazione a Norma dei Documenti 
• Digital Onboarding dei Clienti 
• EDI – Electronic Data Interchange
• Piattaforma Fatturazione Elettronica
• Fatturazione Elettronica Estera
• Firma Elettronica Aziendale
• Sigillo Elettronico
• Software Gestione Documentale
• Supply Chain Management