Il servizio di gestione documentale più idoneo per il proprio business

24 agosto 2017

Fattori chiave da valutare nella scelta del sistema EDM aziendale.

Con il diffondersi del Digitale in ambito business, si sta progressivamente affermando l’impiego di sistemi EDM (Electronic Document Management) a supporto dello scambio e dell’archiviazione dei documenti elettronici aziendali. Sebbene le numerose soluzioni disponibili oggi sul mercato offrono un ampio ventaglio di funzionalità e configurazioni, non tutte sono in grado di garantire una corretta gestione dell’intero ciclo vita dei documenti al fine di preservarne integrità e valore probatorio nel tempo.

Le soluzioni EDM, specialmente quelle offerte in modalità SaaS, hanno compiuto grossi passi in avanti per quanto concerne la fruibilità dell’interfaccia di navigazione, l’indicizzazione e catalogazione dei documenti, i workflow ed il supporto di svariati formati di files ma la sfida per l’implementazione di un archivio conforme può essere vinta solo quando si combina efficacemente la gestione con un’idonea conservazione dei documenti elettronici.

Nel valutare l’implementazione o la sostituzione di un sistema EDM, infatti, una delle prime domande da porsi riguarda proprio la corretta gestione del ciclo di vita del documento: un sistema di gestione documentale efficiente deve essere in grado di creare documenti digitali originali e fornire la giusta protezione in linea con gli standard di archiviazione richiesti nel rispetto dei vincoli normativi in vigore e con la flessibilità di poterli aggiornare quando cambiano.

Il mantenimento della conformità nell’archiviazione elettronica è una sfida complessa per via della costante evoluzione dei formati, problemi di compatibilità, continuità dei sistemi di conservazione fisica ed evoluzioni normative. Il modo migliore per affrontare il cambiamento ed assicurarsi un sistema EDM conforme è quindi quello di adottare solo strumenti che rispettino tutti gli standard necessari in atto. L’utilizzo di una soluzione in grado di rispondere a questi standard di conformità garantirà la possibilità di future implementazioni e l’interoperabilità tra diverse soluzioni.

Ecco alcune semplici domande a cui dovresti saper rispondere per verificare se un servizio di gestione documentale è effettivamente efficiente ed in grado di tutelare il tuo business nel tempo.

  • I miei documenti sono sempre accessibili e consultabili in modo semplice e rapido?
  • L’integrità dei documenti è preservata durante l’intero ciclo di vita, dalla loro acquisizione e/o creazione e fino alla fine del periodo di conservazione previsto dalla legge?
  • I documenti fiscali e legali vengono conservati secondo quanto previsto dalla normativa vigente?
  • La soluzione EDM è sufficientemente scalabile per supportare la crescita del business aziendale ampliando numero e tipologia di documenti trattati?
  • Il provider del servizio è anche un Conservatore Accreditato ovvero ha ottenuto la certificazione seguendo i rigorosi iter di certificazione previsti da AgID?

Chiediti se la soluzione EDM che stai valutando ti offre tutte le garanzie necessarie per dormire sonni tranquilli. L’implementazione di un sistema con tali caratteristiche può aiutare la tua azienda a crescere gestendo tutti i tipi di documenti con maggiore efficienza e sicurezza. Fai la scelta giusta.

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