Firma elettronica e firma digitale: differenze, tipologie e valore legale

Scopri le differenze tra firma elettronica e firma digitale, dalle diverse tipologie — semplice, avanzata e qualificata — al valore legale e probatorio. Una guida completa per conoscere tecnologie, normativa eIDAS, formati di firma e principali applicazioni, e scegliere la soluzione più adatta a documenti e processi aziendali.

Aggiornato al 3 settembre 2026

Nel contesto della digitalizzazione dei processi aziendali, la firma elettronica e la firma digitale sono strumenti cruciali per garantire la validità legale dei documenti. Tuttavia, non tutti conoscono le differenze tra i vari tipi di firma e come queste si inseriscano all’interno del quadro normativo.

Qual è la differenza tra firma elettronica e firma digitale? 

La firma elettronica è una categoria generale che comprende diversi strumenti per sottoscrivere documenti e dati digitali. La firma digitale è invece una particolare tipologia di firma elettronica qualificata, basata su un certificato qualificato e su un sistema di chiavi crittografiche asimmetriche. 

In altre parole, ogni firma digitale è una firma elettronica qualificata, ma non tutte le firme elettroniche sono firme digitali. 

La scelta del tipo di firma dipende dal documento, dal livello di sicurezza richiesto, dal valore dell’operazione e dalla forma prevista dalla legge o dal contratto. 

Firma elettronica e firma digitale: confronto rapido 

Che cos’è la firma elettronica? 

Il Regolamento eIDAS definisce la firma elettronica come un insieme di dati in forma elettronica, associati o logicamente collegati ad altri dati elettronici e utilizzati dal firmatario per firmare. 

La definizione è volutamente ampia. Una firma elettronica può consistere, per esempio, in un nome digitato alla fine di un documento, in una spunta di accettazione, in una firma apposta su una piattaforma, in un codice OTP o in un processo di autenticazione collegato all’approvazione del documento. 

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La firma elettronica non ha quindi un unico livello di sicurezza o un unico valore probatorio. Questi elementi dipendono dal tipo di firma utilizzato, dal processo di identificazione, dall’integrità del documento e dalle evidenze che possono essere prodotte in caso di contestazione. 

Firma elettronica semplice (FES) 

La firma elettronica semplice (FES), spesso indicata come SES — Simple Electronic Signature — è la forma più elementare di sottoscrizione digitale. 

Può consistere in una password, un codice OTP, una spunta su un sito, un nome digitato o un’azione equivalente che dimostri l’intenzione di accettare un contenuto. 

La FES è adatta a processi con rischio contenuto, come accettazione di termini e condizioni, approvazione di preventivi, conferma di ordini o accesso a servizi online. Può avere valore giuridico, ma il suo valore probatorio viene valutato in base alle circostanze concrete, alla sicurezza del processo e alle evidenze disponibili. 

Una firma elettronica semplice non offre automaticamente lo stesso livello di garanzia della firma elettronica qualificata. 

Firma elettronica avanzata (FEA) 

La firma elettronica avanzata, o FEA, deve essere collegata in modo univoco al firmatario, consentire la sua identificazione, essere creata con strumenti sotto il suo controllo esclusivo e permettere di rilevare eventuali modifiche al documento dopo la firma. 

La FEA offre quindi garanzie superiori rispetto alla firma elettronica semplice. È utilizzata, per esempio, in contratti aziendali, processi bancari, autorizzazioni, mandati e pratiche che richiedono un’identificazione più robusta. 

Non è però corretto considerare ogni firma ottenuta tramite OTP o riconoscimento del cliente automaticamente come FEA. Per qualificarsi come firma avanzata, il processo deve rispettare tutti i requisiti previsti dalla normativa applicabile e dalle regole tecniche di riferimento. 

In Italia, il Codice dell’Amministrazione Digitale disciplina gli effetti delle firme elettroniche e i requisiti dei processi di sottoscrizione. 

Firma elettronica qualificata (FEQ) 

La firma elettronica qualificata, o FEQ, è una firma elettronica avanzata creata mediante un dispositivo qualificato per la creazione della firma e basata su un certificato qualificato rilasciato da un prestatore di servizi fiduciari qualificato, o QTSP. 

Il certificato qualificato collega la firma al firmatario. Il dispositivo qualificato protegge i dati utilizzati per creare la firma e impedisce che possano essere utilizzati in modo improprio. 

La FEQ può essere apposta attraverso dispositivi fisici, come smart card e token, oppure tramite servizi di firma remota. La firma remota non riduce il livello giuridico della firma: ciò che conta è che il servizio rispetti i requisiti eIDAS e utilizzi un dispositivo qualificato. 

La FEQ è riconosciuta in tutta l’Unione europea e ha lo stesso effetto giuridico di una firma autografa ai sensi dell’articolo 25 del regolamento eIDAS. 

Scopri di più: Firme elettroniche e digitali: differenze, esempi e validità 

Cos’è la firma digitale? 

La firma digitale è la particolare firma elettronica qualificata disciplinata dall’ordinamento italiano. Utilizza una coppia di chiavi crittografiche: 

• una chiave privata, utilizzata dal firmatario per sottoscrivere; 

• una chiave pubblica, utilizzata per verificare la firma. 

La firma digitale consente di verificare l’identità del sottoscrittore, l’integrità del documento e l’assenza di modifiche successive alla firma. 

Dal punto di vista europeo, la firma digitale italiana rientra nella categoria della firma elettronica qualificata. La differenza riguarda quindi soprattutto la terminologia e il quadro tecnico-giuridico nazionale: “firma elettronica qualificata” è il termine eIDAS, mentre “firma digitale” è l’espressione utilizzata dal CAD e dalla prassi italiana. 

Firma digitale e firma elettronica: sono la stessa cosa? 

No. La firma elettronica è una categoria generale che comprende firme semplici, avanzate e qualificate. La firma digitale è una specifica firma elettronica qualificata, basata su certificati e chiavi crittografiche. 

Dire che “firma digitale” e “firma elettronica” sono sinonimi è quindi impreciso. Nella comunicazione quotidiana i termini vengono spesso utilizzati come equivalenti, ma la distinzione è importante quando si deve scegliere il livello di sicurezza o verificare la forma richiesta per un documento. 

Valore legale e valore probatorio 

Tutte le firme elettroniche non possono essere private di efficacia giuridica soltanto perché sono in formato elettronico. Tuttavia, il loro valore probatorio può variare. 

Per una firma elettronica semplice, in caso di contestazione sarà necessario dimostrare l’affidabilità del processo, l’identità del firmatario, il collegamento con il documento e l’integrità dei dati. 

La firma elettronica avanzata offre garanzie maggiori, ma deve rispettare i requisiti previsti per questa tipologia di firma. 

La firma elettronica qualificata e la firma digitale offrono il livello più elevato di garanzia e, secondo eIDAS, hanno effetto equivalente alla firma autografa. Questo non significa che ogni documento debba essere obbligatoriamente firmato digitalmente: la forma richiesta dipende dalla legge, dal tipo di atto e dal rapporto tra le parti. 

Quadro normativo: eIDAS e Codice dell’Amministrazione Digitale 

Il quadro normativo europeo è fondato sul regolamento eIDAS, che disciplina identificazione elettronica, firme elettroniche, sigilli, marche temporali, recapito certificato e altri servizi fiduciari. 

Il Regolamento UE 2024/1183 ha modificato il regolamento eIDAS nell’ambito del nuovo quadro europeo sull’identità digitale. L’intervento introduce il riferimento ai portafogli europei di identità digitale e amplia l’ecosistema dei servizi fiduciari, senza sostituire la distinzione tra firma semplice, avanzata e qualificata. 

In Italia, il CAD — Decreto Legislativo 82/2005 — integra il regolamento europeo e disciplina, tra gli altri aspetti, efficacia, formazione e sottoscrizione dei documenti informatici. 

Per verificare se un prestatore è qualificato è possibile consultare la Trusted List europea e le informazioni pubblicate da AgID. 

Firma remota e firma digitale 

La firma remota consente di firmare senza utilizzare direttamente una smart card o un token fisico. Il dispositivo qualificato e le chiavi di firma sono gestiti da un prestatore qualificato all’interno di un’infrastruttura protetta. 

Il firmatario può autenticarsi, per esempio, tramite credenziali, OTP, SPID, CIE o altri fattori previsti dal servizio. La firma mantiene il proprio livello giuridico se il processo è conforme ai requisiti eIDAS e se il certificato utilizzato è qualificato. 

La firma remota è particolarmente utile nei processi aziendali distribuiti, nei contratti a distanza e nei workflow integrati con CRM, ERP e piattaforme di onboarding. 

Formati di firma: PAdES, CAdES e XAdES 

La firma può essere applicata a documenti in formati diversi. 

PAdES è utilizzato per i PDF e consente di mantenere il documento leggibile con i normali programmi di visualizzazione. 

CAdES genera generalmente un file con estensione .p7m e può essere utilizzato per diversi tipi di documento. 

XAdES è basato su XML e viene impiegato soprattutto in flussi strutturati e applicazioni che gestiscono dati in formato XML. 

La scelta del formato dipende dal documento, dal sistema informatico utilizzato e dai requisiti di interoperabilità del processo. 

Marca temporale e conservazione 

La firma dimostra chi ha sottoscritto un documento e protegge l’integrità dei dati. La marca temporale associa invece al documento una data e un’ora opponibili, secondo il servizio utilizzato. 

La marca temporale può essere utile quando è necessario dimostrare che un documento esisteva in una determinata data o quando si deve mantenere la validità di una firma nel tempo. 

Firma e marca temporale non sostituiscono la conservazione digitale a norma. Per garantire reperibilità, integrità e leggibilità nel lungo periodo, il documento deve essere gestito attraverso un sistema di conservazione adeguato. 

Quando usare la firma elettronica semplice, avanzata o qualificata? 

La firma elettronica semplice può essere sufficiente per accettazioni, consensi e processi a basso rischio, quando non è richiesta una verifica formale dell’identità. 

La firma elettronica avanzata è più adatta quando è importante collegare il documento al firmatario, garantire il controllo esclusivo del processo e rilevare eventuali modifiche. 

La firma elettronica qualificata o digitale è indicata quando il documento richiede il massimo livello di garanzia, quando la legge prescrive una firma qualificata o quando le parti vogliono rafforzare identificazione, integrità e valore probatorio. 

Non esiste quindi una firma migliore in assoluto: esiste la firma più adeguata al rischio e al contesto del processo. 

Firma elettronica e firma digitale con Intesa Sign 

Intesa Sign è una piattaforma di Digital Transaction Management che consente di gestire documenti e workflow di firma. 

La piattaforma supporta firma elettronica semplice, avanzata e qualificata e può essere utilizzata via browser, dispositivi mobili, API e integrazioni con i sistemi aziendali. 

I processi possono prevedere identificazione tramite SPID o CIE, autenticazione OTP, firma remota, gestione di più firmatari, definizione dell’ordine di firma, notifiche, dashboard e audit log. 

Intesa Sign gestisce inoltre formati PAdES e CAdES e può essere integrata con CRM, applicazioni aziendali e piattaforme di onboarding. La scelta del tipo di firma deve essere definita in funzione del documento, del rischio e degli obblighi applicabili. 

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Conclusioni 

Firma elettronica e firma digitale non sono sinonimi. La prima è una categoria ampia che comprende diversi strumenti; la seconda è una specifica firma elettronica qualificata basata su certificati e chiavi crittografiche. 

La scelta deve considerare valore del documento, rischio del processo, modalità di identificazione, requisiti di legge e necessità di conservazione nel tempo. 

Una piattaforma come Intesa Sign consente di configurare workflow con firme semplici, avanzate e qualificate, integrando identificazione, autenticazione, gestione documentale e monitoraggio. 

Se desideri approfondire le differenze tra firma elettronica e firma digitale o esplorare le soluzioni che Intesa offre, visita anche i seguenti articoli: 

• Tutto quello che devi sapere sulla firma elettronica 

• Firme elettroniche e digitali: differenze, esempi e validità 

• Come semplificare i processi di business con la firma elettronica 

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