Come semplificare i processi di business con la firma elettronica e digitale
Cos’è la firma elettronica? Quali sono le differenze tra le varie tipologie di firma? Che vantaggi apportano al business? Vediamolo in questo articolo.
Quando si tratta di digitalizzazione dei processi e dematerializzazione dei documenti, le firme elettroniche rappresentano sicuramente uno degli argomenti più interessanti. Negli ultimi due anni, infatti, è stato necessario, sia per le aziende che per i privati cittadini, trovare il modo di realizzare in digitale e da remoto moltissime attività.
Le aziende che hanno deciso di utilizzare la firma digitale per aziende per stipulare contratti online hanno ben chiari vantaggi che ne derivano, anche per il cliente. Per molti utenti la possibilità di firmare i contratti dal proprio tablet o smartphone è sinonimo di immediatezza: basta collegarsi al portale web, compilare le voci richieste e firmare elettronicamente il documento, raggiungendo così il proprio obiettivo in tempi rapidissimi, senza la necessità di recarsi fisicamente in ufficio e soprattutto senza dover stampare e scannerizzare i documenti. La firma scannerizzata viene sostituita dalla firma digitale con pieno valore legale tramite un processo totalmente dematerializzato e digitalizzato.
Per approfondire: Firmare contratti online, 7 best practice
Tuttavia, esistono diversi tipi di firma elettronica che possono essere utilizzati. La scelta dipende dal firmatario e dal documento che dev’essere firmato. Vediamo nello specifico le differenze.
In questo articolo scoprirai:
Differenze tra firma elettronica e firma digitale
Sempre più di frequente si utilizzano in ambito aziendale i termini “firma elettronica” e “firma digitale” come se fossero dei sinonimi. In realtà le due tipologie di firme fanno riferimento a due sottoscrizioni informatiche differenti, sia a livello giuridico che tecnico.
La firma elettronica è definita dal Regolamento eIDAS (UE) 910/2014 come “l’insieme dei dati in forma elettronica, allegati oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici, utilizzati come metodo di identificazione informatica”.
La firma digitale è invece prevista solo dallo stato italiano; viene definita dal codice dell’amministrazione digitale come “un particolare tipo di Firma Elettronica Avanzata basata su un certificato qualificato e su un sistema di chiavi crittografiche, una pubblica e una privata, correlate tra loro, che consente al titolare tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l’integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici”.
Per acquisire le firme elettroniche (avanzate o qualificate) o le firme digitali è comunque necessario rivolgersi a un service provider qualificato, autorizzato dall’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID), che garantisca l’identità dei soggetti che utilizzano la firma digitale e l’adeguatezza delle tecnologie utilizzate.
La firma elettronica: cosa dice la normativa
La firma elettronica è disciplinata dall’articolo 20 del Codice Amministrazione Digitale, che recita: “Il documento informatico soddisfa il requisito della forma scritta e ha l’efficacia prevista dall’articolo 2702 del Codice civile quando vi è apposta una firma digitale, altro tipo di firma elettronica qualificata o una firma elettronica avanzata o, comunque, è formato, previa identificazione informatica del suo autore.”
L’articolo sopra riportato è molto importante, perché equipara la firma elettronica avanzata (quindi anche la firma grafometrica) e la firma elettronica qualificata (quindi anche la firma digitale), a una firma autografa. Ciò significa che i documenti siglati con queste tipologie di firma hanno valore probatorio.
Come scegliere la soluzione ideale per i tuoi processi
Saper distinguere le diverse tipologie di firma è fondamentale per scegliere di volta in volta la firma elettronica più adatta in relazione al caso d’uso specifico. Per orientare la scelta della firma elettronica per aziende, è possibile utilizzare come guida alcuni criteri di massima, ovvero:
- la presenza di disposizioni normative specifiche, in relazione a particolari tipologie di documenti e contratti che possono richiedere per legge una precisa tipologia di firma elettronica;
- le caratteristiche specifiche del caso d’uso e la tipologia di documenti coinvolti;
- l’obiettivo finale le caratteristiche dei nostri utenti di riferimento.
Orientandosi su una soluzione di firma elettronica per aziende, queste può valutare la soluzione tecnologica capace di integrarsi al meglio all’interno dei propri processi e dei propri sistemi aziendali. Inoltre, può mettere a disposizione una soluzione di firma ai propri utenti e clienti, guidando il processo di onboarding mantenendo un costante controllo su tutte le fasi. Questo facilita le attività di monitoraggio sul processo e permette di realizzare una migliore interazione con i clienti finali, ottenendo allo stesso tempo uno snellimento dei processi aziendali.
Le tipologie di firma per qualsiasi azienda
Il Regolamento eIDAS ha definito 3 tipologie di firma elettronica:
- la firma elettronica semplice (FES);
- la firma elettronica avanzata (FEA);
- la firma elettronica qualificata (FEQ).
La firma elettronica semplice
La firma elettronica semplice è la tipologia di sottoscrizione più comune e semplice ma anche la più debole in quanto non utilizza strumenti in grado di garantire l’autenticità e l’integrità del documento firmato. La FES è una tipologia di sottoscrizione che non richiede particolari requisiti di riconoscimento, software o hardware per la sua costituzione. Per questo motivo il valore probatorio del documento su cui è apposta la firma elettronica semplice viene di volta in volta determinato dal giudice in base ai principi di sicurezza, integrità e immodificabilità.
La firma elettronica avanzata
La firma elettronica avanzata, come suggerisce il nome, è un avanzamento della firma elettronica semplice. Rispetto a quest’ultima, la FEA garantisce la connessione univoca al firmatario, la sua autenticità e integrità del documento sottoscritto: caratteristiche che la rendono più sicura. Infatti, prima della sottoscrizione di un documento, è prevista una fase di autenticazione del firmatario attraverso, ad esempio, una soluzione di identificazione digitale.
La tipologia di firma elettronica avanzata più diffusa è la firma grafometrica, utilizzata su tablet e in differenti contesti, tra cui quello bancario e assicurativo.
La firma elettronica qualificata
Infine, la firma elettronica qualificata è la tipologia di sottoscrizione più forte in termini di sicurezza. Al contrario delle precedenti, infatti, per apporre una FEQ è necessario un hardware specifico come un lettore smart card USB o un token. In questo modo la firma sarà legata a un certificato emesso da un’autorità che ne garantisce l’autenticità e l’assenza di modifiche al documento.
Con la soluzione Digital Transaction Management di Intesa è possibile gestire l’intero ciclo di vita del documento in modo sicuro, ottimizzare l’efficienza dei processi e migliorare la customer experience. Da un’unica piattaforma è possibile automatizzare, gestire e conservare a norma i flussi transazionali e documentali, garantendone la validità legale con l’apposizione della firma elettronica.
Conclusioni
Dopo aver definito le caratteristiche e le differenze delle diverse tipologie di firma elettronica, sono chiari i motivi che rendono di grande importanza il loro utilizzo.
Le firme elettroniche avanzate e qualificate sono indispensabili per conferire validità legale ai documenti informatici in diversi contesti come la sottoscrizione di contratti o atti amministrativi nel pubblico e nel privato mantenendo lo stesso valore della firma autografa.
I vantaggi di questi strumenti sono sostanzialmente:
- Velocità nella gestione delle procedure: si semplificano i flussi di lavoro in azienda poiché le firme di approvazione si traducono in semplici richieste on line;
- Risparmio di tempo: la gestione delle transazioni diventa veloce e pratica (si pensi anche a soggetti geograficamente distanti fra loro);
- Risparmio economico: si riducono i costi di stampa e di spedizione, si ottimizza lo spazio dedicato all’archivio.
Un ulteriore vantaggio sarà dato inoltre dall’incremento della soddisfazione dei clienti, che potranno usufruire di una customer experience completamente digitale per la firma dei contratti.
