Conservazione a norma: le nuove linee guida AgID
Tutto quello che c’è da sapere sulle nuove linee guida e come adeguarsi
Le nuove linee guida sulla formazione, conservazione e gestione dei documenti informatici hanno l’obiettivo di creare un testo unico sul tema, abrogando i DPCM precedenti. In questo articolo chiariamo alcuni dubbi.
Il 12 settembre 2020 sono state pubblicate sul sito dell’AgID le “Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici”. Queste nuove linee guida entreranno in vigore, in modo non retroattivo, a partire dal 7 giugno 2021, e contengono importanti novità riguardo:
– metadatazione
– creazione dei documenti digitali da analogico (scansioni)
– formati ammessi
Le nuove linee guida saranno valide per la conservazione a norma di tutti i documenti informatici delle imprese italiane (non società estere), comprese le fatture elettroniche.
Vediamo in dettaglio cosa prevedono le nuove linee guida per questi punti, come ci si può adeguare e gli obiettivi di questo cambiamento.
Metadatazione obbligatoria: i nuovi tag
Le nuove linee guida obbligano i produttori / titolari dell’oggetto informatico (ossia dei documenti digitali) pubblici e privati a un’archiviazione con una complessità maggiore di metadatazione. Tale metadatazione dovrà essere applicata a tutti i documenti informatici, ai documenti amministrativi informativi e agli “aggregati documentali” (fascicoli elettronici).
La nuova metadatazione è fornita da AgID e riportata nell’Allegato 5 delle nuove linee guida. Da pochi tag si passa quindi a circa 40 tag, di cui 38 obbligatori.
La scansione dei documenti analogici
Anche la creazione di documenti informatici da copie analogiche è uno dei punti che più subiscono l’impatto delle nuove linee guida: viene richiesta infatti una attestazione di conformità per ogni lotto di documenti scansionati – nel caso di scansioni massive – con firma su ogni singolo documento (precedentemente obbligatoria solo per i documenti fiscali).
L’attestazione di conformità è necessaria a confermare la leggibilità dei documenti scansionati, e dev’essere firmata da un pubblico ufficiale (nella pubblica amministrazione), da un notaio o da un responsabile aziendale delegato nel privato.
L’attestazione ha lo scopo di dimostrare l’univoca riconducibilità della copia realizzata ai documenti analogici e anche in questo caso prevede una serie di tag che devono essere inseriti.
Nuovo standard per la conservazione
L’allegato 4 delle nuove linee guida contiene il riferimento allo standard SInCRO (Supporto all’interoperabilità nella Conservazione e nel Recupero di Oggetti Digitali) UNI11386 nella versione del 2020, che andrà a sostituire quella del 2010.
I formati ammessi
Le linee guida allargano le tipologie di formati ammessi per la conservazione, comprendendo anche, per esempio, lo zip compresso e i formati video e audio.
Perché le nuove linee guida
Le nuove linee guida hanno l’obiettivo di aggiornare le attuali regole tecniche in base all’art. 71 del Codice dell’amministrazione digitale (CAD), abrogando il DPCM del 13 novembre 2014, contenente “Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici” e il DPCM 3 dicembre 2013, contenente le “Regole tecniche in materia di sistema di conservazione”.
Lo scopo, dunque, è quello di uniformare la normativa con la creazione di un testo unico di base per la formazione, gestione e conservazione di tutti i documenti informatici. Al testo delle nuove linee guida si aggiungono degli allegati più tecnici e flessibili, dunque più facilmente modificabili sulla base delle innovazioni tecnologiche che avvengono sempre più velocemente.
Cosa fare per adeguarsi
Per adeguarsi alle nuove linee guida sarà dunque importante contattare il proprio conservatore o provider per la gestione documentale e assicurarsi che venga attuato un adeguamento tecnologico. Sarà inoltre importante farsi supportare per l’inserimento dei nuovi metadati obbligatori.
