Cos’è l’EDI (scambio elettronico di dati)
Una guida completa all’EDI: ottimizzazione e innovazione nello scambio di dati aziendali

In questo articolo, scopriremo cos’è l’EDI, come funziona, i suoi vantaggi e come può trasformare lo scambio di documenti commerciali tra partner, rendendo le operazioni più rapide, sicure e senza errori.

Le piattaforme indispensabili:
L’EDI, acronimo di Electronic Data Interchange, rappresenta una delle soluzioni tecnologiche più avanzate per la comunicazione tra aziende. Consente lo scambio elettronico di documenti commerciali in un formato standardizzato, eliminando la necessità di supporti cartacei e ottimizzando i processi aziendali. Questa tecnologia, ormai consolidata, è essenziale per le organizzazioni che desiderano migliorare l’efficienza operativa e ridurre gli errori umani.
L’EDI è molto più di una semplice trasmissione di dati: è un sistema che permette l’integrazione completa tra i partner commerciali, garantendo uno scambio rapido e sicuro di informazioni critiche come ordini, fatture, e conferme di spedizione. In questo articolo noi di Intesa vi spiegheremo nel dettaglio come funziona l’EDI, i suoi vantaggi, le modalità di implementazione e le prospettive future.

Come funziona l’EDI?
Alla base dell’EDI ci sono standard specifici che regolano la struttura e il contenuto dei documenti scambiati. Questi standard definiscono come le informazioni devono essere organizzate, assicurando che i dati siano comprensibili e processabili dai sistemi informatici delle aziende coinvolte.
Il processo di invio di documenti EDI si articola in tre passaggi fondamentali: preparazione dei documenti, traduzione nel formato EDI e trasmissione ai partner commerciali. Ogni fase è cruciale per garantire l’efficienza e l’affidabilità del sistema.
Passaggio 1: Preparare i documenti da inviare
La prima fase consiste nel raccogliere e organizzare i dati necessari per creare i documenti EDI. Invece di stampare un ordine di acquisto o altri documenti, il sistema genera un file elettronico contenente tutte le informazioni richieste. Le fonti dei dati possono includere:
- Immissione manuale: Attraverso schermate apposite per l’inserimento dei dati.
- Esportazione da fogli di calcolo o database: Per trasformare dati strutturati in file digitali.
- Riformattazione di report elettronici: Convertendo i report esistenti in formati di file compatibili con l’EDI.
- Software applicativi avanzati: Sistemi che generano automaticamente file di output pronti per la traduzione in formato EDI.
- Interfacce integrate: Applicazioni che supportano nativamente il formato EDI per una gestione semplificata.
Questa fase è essenziale per assicurare che i dati siano accurati e completi prima della conversione.
Passaggio 2: Tradurre i documenti in formato EDI
La traduzione è il cuore del processo EDI. I dati elettronici raccolti vengono convertiti in un formato standard utilizzando un software di traduzione EDI. Questo software mappa le informazioni dai sistemi interni ai segmenti e agli elementi del formato EDI standard, garantendo che i dati siano leggibili dai sistemi dei partner commerciali.
Le opzioni per la traduzione includono:
- Software interno: Le aziende possono acquistare e gestire direttamente un software di traduzione EDI. Questo approccio richiede competenze specialistiche per configurare e mantenere le mappature tra i dati interni e il formato EDI.
- Servizi di traduzione esternalizzati: In alternativa, è possibile affidarsi a fornitori di servizi EDI – come Intesa – che gestiscono l’intero processo di traduzione. I benefici di un’esternalizzazione del servizio sono molteplici: Intesa per esempio mette a disposizione un team di persone con molti anni di esperienza e specializzate nella traduzione EDI, e utilizza software specifici come il GIS.
Esistono soluzioni per ogni esigenza e budget, da sistemi complessi per volumi elevati di transazioni a software leggeri per ambienti con un numero limitato di scambi.
Passaggio 3: Connettere e trasmettere i documenti EDI
Dopo la traduzione, i documenti EDI sono pronti per essere trasmessi ai partner commerciali. La scelta del metodo di connessione dipende dalle esigenze specifiche e dal volume delle transazioni:
- Connessione diretta: Utilizzando protocolli sicuri come AS2 o SFTP, i documenti vengono inviati direttamente tra i sistemi delle aziende.
- Provider di rete EDI (VAN): Questi fornitori (come Intesa stessa) gestiscono la trasmissione e fungono da intermediari, assicurando la compatibilità tra sistemi diversi e sicurezza nella trasmissione.
- Approccio misto: Una combinazione di connessione diretta e utilizzo di provider VAN, ideale per aziende con partner commerciali eterogenei.
Questa fase garantisce che i documenti raggiungano il destinatario in modo sicuro e rapido, riducendo i tempi di elaborazione e aumentando l’efficienza operativa.
Documenti commerciali comuni
Tra i documenti più frequentemente scambiati tramite EDI troviamo:
- Ordini di acquisto
- Fatture
- Avvisi di spedizione anticipata
- Documenti di trasporto
- Documenti doganali
- Documenti di inventario
- Stato delle spedizioni
L’EDI permette inoltre di integrare altri documenti rilevanti, semplificando la gestione delle operazioni aziendali.
Formato standard
Poiché i documenti EDI devono essere elaborati dai computer senza intervento umano, è necessario un formato standard. Questo garantisce che ogni pezzo di informazione sia chiaramente definito e organizzato. Senza standardizzazione, ogni azienda potrebbe utilizzare un formato proprietario, rendendo difficile o impossibile lo scambio di informazioni.
I principali standard EDI includono:
- ANSI
- EDIFACT
- TRADACOMS
- ebXML
Ogni standard ha diverse versioni, e aziende devono concordare non solo lo standard, ma anche la versione da utilizzare per assicurare la compatibilità.
Processo di transizione da analogico a EDI
Uno degli utilizzi più comuni dell’EDI è lo scambio di ordini di acquisto e fatture. Confrontiamo come avviene questo processo nel metodo tradizionale cartaceo rispetto all’EDI.
Processo analogico
Nel metodo analogico, il flusso è spesso lungo e soggetto a errori:
- Il sistema di inventario segnala la necessità di effettuare un ordine, oppure l’acquirente lo determina manualmente.
- L’acquirente inserisce i dati in un sistema di acquisto, genera l’ordine di acquisto, lo stampa e lo invia per posta/fax.
- Il fornitore riceve l’ordine, in caso di posta dopo alcuni giorni, e lo inserisce manualmente nel proprio sistema di gestione ordini.
- Il venditore stampa una fattura e la include nella spedizione o la invia separatamente.
- L’acquirente inserisce manualmente la fattura nel sistema di contabilità fornitori.
Questo processo può richiedere giorni o addirittura settimane per essere completato, con il rischio di errori derivanti dall’inserimento manuale dei dati.
Processo EDI
Con l’EDI, lo stesso processo è automatizzato e notevolmente più veloce:
- Il sistema di approvvigionamento dell’acquirente genera automaticamente un ordine di acquisto in formato EDI quando l’inventario raggiunge un livello critico.
- Il sistema di gestione ordini del fornitore riceve l’ordine in pochi minuti, avvisa il reparto spedizioni e genera una fattura EDI.
- La fattura EDI viene inviata direttamente al sistema di contabilità fornitori dell’acquirente.
Questo processo può essere completato in poche ore, eliminando i ritardi e riducendo drasticamente gli errori.
Cosa compone un documento EDI?
Un documento EDI è costituito da elementi di dati, segmenti e buste che seguono le regole di un particolare standard EDI. Ogni componente è fondamentale per garantire che le informazioni siano comprensibili dai sistemi del destinatario.
Elementi di dati
Gli elementi di dati sono i singoli pezzi di informazione all’interno del documento, come:
- Nome della città, stato e paese
- Numero dell’articolo, quantità e prezzo
- Data dell’ordine o di consegna
Questi elementi sono definiti dallo standard EDI e includono specifiche come:
- Tipo di dato (numerico, alfanumerico, data o ora)
- Lunghezza minima e massima
- Codici specifici, ad esempio il codice valuta per indicare il tipo di valuta utilizzata.
Segmenti
Un segmento è un gruppo di elementi di dati correlati. Ad esempio, in un ordine di acquisto, i segmenti possono includere:
- Informazioni sull’acquirente: Nome, indirizzo e dettagli di contatto
- Dettagli dell’ordine: Numero dell’ordine, data e descrizione degli articoli
- Riepilogo: Totale degli articoli ordinati e costo complessivo
Ogni segmento è identificato da un ID univoco e gli elementi sono separati da un delimitatore, come un asterisco (*).
Buste
Per preparare un documento EDI alla trasmissione, i segmenti vengono inseriti in buste elettroniche. Ci sono tre livelli di buste:
- Busta del messaggio: Contiene un singolo documento EDI, come un ordine di acquisto.
- Busta di gruppo: Raccoglie più documenti simili, ad esempio un gruppo di ordini di acquisto.
- Busta di interscambio: Contiene tutte le buste di gruppo inviate da un mittente a un destinatario specifico.
Ogni busta è delimitata da segmenti di apertura e chiusura, che variano in base allo standard EDI utilizzato (es. EDIFACT o ANSI).

I vantaggi dell’EDI
L’implementazione dell’EDI comporta una serie di benefici tangibili per le aziende, rendendolo uno strumento strategico per il business-to-business (B2B).
1. Efficienza operativa
Automatizzando processi manuali, l’EDI consente di accelerare lo scambio di documenti, riducendo i tempi di elaborazione da giorni a pochi secondi. Ad esempio, un ordine di acquisto che richiedeva giorni per essere elaborato può ora essere gestito quasi in tempo reale.
2. Riduzione degli errori
La standardizzazione dei dati elimina errori comuni come duplicazioni o informazioni mancanti. Questo migliora la qualità dei dati e riduce la necessità di interventi manuali.
3. Risparmio economico
Eliminando i documenti cartacei e riducendo i costi associati alla loro gestione, l’EDI offre un notevole risparmio sui costi operativi.
4. Tracciabilità e trasparenza
Grazie all’integrazione con i sistemi IT, i documenti EDI possono essere monitorati e analizzati, migliorando la visibilità lungo tutta la supply chain.
5. Miglioramento delle relazioni con i partner
L’EDI favorisce una collaborazione più stretta tra le aziende, stabilendo standard comuni che migliorano l’affidabilità e la comunicazione.
6.Sostenibilità (si usa meno carta)
Automatizzando lo scambio di documenti commerciali, l’EDI elimina la necessità di stampare, spedire fisicamente e archiviare documenti cartacei, riducendo così il consumo di carta, inchiostro e energia associata ai processi tradizionali.
Per un approfondimento, consulta il nostro articolo sui vantaggi di un servizio EDI outsourcing.
Implementazione dell’EDI
Implementare l’EDI richiede una pianificazione accurata e l’utilizzo di strumenti adeguati. Sebbene possa sembrare complesso, una corretta implementazione garantisce risultati significativi.
Strumenti essenziali
- Software di traduzione: permette di convertire i dati aziendali in formati standard EDI e viceversa.
- Gestione dei batch: supporta l’elaborazione di grandi volumi di messaggi EDI, facilitando la gestione delle transazioni.
- Routing dei messaggi: garantisce che i documenti vengano consegnati ai destinatari corretti all’interno dell’organizzazione.
- Contratti con i partner commerciali: definiscono gli standard e le condizioni per lo scambio dei dati.
Business Partner
Lo scambio di documenti EDI avviene generalmente tra due aziende diverse, chiamate partner commerciali o trading partner. Ad esempio, un’azienda che acquista merci da un fornitore invia ordini di acquisto e riceve fatture. La collaborazione tra partner commerciali è facilitata dall’EDI grazie alla sua velocità e affidabilità.
Sfide comuni
Le aziende devono affrontare diverse sfide durante l’implementazione dell’EDI, tra cui:
- Adattarsi alle esigenze specifiche di ogni partner commerciale.
- Mantenere la conformità agli standard normativi e di settore.
- Gestire l’evoluzione tecnologica e l’integrazione con i sistemi esistenti.
Molte organizzazioni scelgono di affidarsi a fornitori specializzati per semplificare il processo e garantire un’implementazione efficace.
La Soluzione EDI di Intesa
La piattaforma EDI di Intesa rappresenta una soluzione avanzata e personalizzabile per rispondere alle esigenze di aziende di ogni dimensione. Grazie alla sua tecnologia all’avanguardia, supporta la digitalizzazione dei processi aziendali, migliorando la velocità, l’affidabilità e l’efficienza dello scambio di documenti commerciali.