Dalla customer experience all’employee experience

Le piattaforme digitali per la digitalizzazione dei processi HR

Implementare una piattaforma digitale può snellire i processi di onboarding delle nuove risorse e migliorare la user experience. Ecco come.

Nell’ambito dei rapporti umani si consiglia spesso di “non fermarsi alle apparenze”. Eppure, a volte, i dati dimostrano che è proprio la prima impressione quella che conta: secondo uno studio di Brandon Hall Group*, le aziende con un processo di onboarding strutturato aumentano la percentuale di employee retention (ovvero la capacità di trattenere i dipendenti) dell’82%, e del 70% la produttività.

In un mondo in cui le modalità di lavoro sono sempre più ibride – tra fisico e digitale – e in cui aumentano esponenzialmente le distributed companies, anche l’esperienza di onboarding HR oggi dev’essere strutturata in modo che possa completarsi completamente da remoto. D’altra parte, non c’è motivo per cui le nuove risorse (soprattutto le più giovani) non possano avere le stesse aspettative di un cliente nei confronti delle aziende.

Ecco quindi due soluzioni fondamentali per implementare un onboarding delle risorse completamente digitale e a norma GDPR.

Acquisizione dei dati e privacy

Proprio come nelle prime fasi di onboarding dei clienti, anche dal punto di vista dei processi HR il primo step sarà quello di acquisire i dati della nuova risorsa, insieme ad eventuali documenti necessari all’assunzione (carichi pendenti, certificazioni…).

Come è immaginabile, i rischi legati a una gestione “manuale” dei dati sono molteplici, dallo smarrimento della documentazione alla violazione della GDPR. Senza considerare l’enorme quantità di tempo spesa in scambi di e-mail e archiviazione manuale dei documenti.

Implementare una piattaforma digitale in grado di seguire passo passo la nuova risorsa nell’inserimento dei propri dati, identificativi e non, consente di ridurre gli errori manuali, di archiviare i documenti in modo automatico e nel rispetto della GDPR, ma anche di risparmiare tempo nello scambio di e-mail e predisposizione manuale dei contratti.

Digital Transaction Management per la firma dei contratti

Ma il vero nodo dell’onboarding delle nuove risorse è la fase di firma dei contratti, che può essere agevolmente digitalizzata con l’implementazione di un digital transaction management: grazie all’acquisizione digitale dei dati, infatti, è possibile compilare automaticamente i campi del contratto e inviarlo alla nuova risorsa, che apporrà una firma elettronica (avanzata o qualificata). Il contratto può essere poi archiviato in digitale insieme all’anagrafica e agli altri documenti della risorsa.Secondo Anna Forte, Chief Human Resources, Quality & Trust Compliance Officer di Intesa: “l’utilizzo intelligente di questi nuovi strumenti supporta un cambiamento, anche culturale, nell’ambito del recruiting e migliora sensibilmente la user experience, consentendo di attrarre risorse migliori e consolidare la brand reputation”.

Non solo documenti: i dati per la diversity & inclusion

Ma oltre ai benefici derivati dalla digitalizzazione della documentazione, l’utilizzo di piattaforme digitali per l’onboarding delle nuove risorse include un altro beneficio che, fortunatamente, sta diventando sempre più centrale nelle aziende: grazie alla presenza dei dati digitalizzati sulla popolazione aziendale è infatti possibile analizzare facilmente e tenere monitorati i KPI della diversity & inclusion e del gender gap, per capire tempestivamente quali azioni intraprendere per migliorare l’inclusione aziendale, ma anche per recuperare facilmente le informazioni necessarie alla compilazione dei Diversity & Inclusion Report.

* Brandon Hall Group, The true cost of a bad hire

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