Digitalizzazione dei processi e collaborazione fra Trading Partner
Standard e approcci per favorire l’interconnessione digitale efficiente tra operatori di business.
La condivisione delle informazioni digitali nelle communities di Business Partner è fondamentale per lo sviluppo e la sopravvivenza delle aziende. La digitalizzazione supporta e facilita l’interconnessione dei diversi sistemi legacy aziendali per favorire lo scambio di informazioni, dati e documenti tra tutti gli stakeholders: questo oggi avviene con maggiore velocità, maggiore controllo ed una supervisione completa su tutte le varie fasi del processo.
Le aziende possono garantirsi l’implementazione di un ecosistema digitale, strutturato in modo corretto e secondo la normativa vigente in materia, solo attraverso la governance dell’intero flusso di informazioni. In altre parole, non basta convertire il documento in formato digitale attraverso una mera scannerizzazione ma è necessario digitalizzare e dematerializzare l’intero processo, creando e richiedendo alle controparti documenti nativamente digitali.
Il documento informatico è stato trattato con sempre maggiore precisione e, nel tempo, ne è stato allargato l’ambito: dalle modifiche del Codice dell’Amministrazione Digitale (le ultime di agosto 2016), al Regolamento eIDAS, passando per il DPCM del 13 novembre 2014 sulle regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale. In particolare il DPCM del 13 novembre 2014 insieme al Regolamento eIDAS in vigore dal 1 luglio 2016 definiscono il documento come un «qualsiasi contenuto conservato in forma elettronica, in particolare testo o registrazione sonora, visiva o audiovisiva». I documenti diventano così informazioni e possono essere composti anche da dati strutturati e non più unicamente da immagini più o meno parsificabili ed utilizzabili.
Oggi non si parla quindi più unicamente di file in formato PDF inviati ad esempio tramite email o PEC, bensì di formati XML gestiti da Sistemi di controllo, ERP (Enterprise Resource Planning), con caratteristiche di integrità, immodificabilità, autenticità e condivisione tra le controparti; si parla di sistemi EDI (Electronic Data Interchange) e di documenti informatici da inviare alla Pubblica Amministrazione attraverso lo SDI (Sistema di Interscambio).
Ogni giorno le aziende si scambiano un gran numero di documenti digitali tramite i propri sistemi legacy, sistemi informativi, informatici e applicazioni Web in cloud; si tratta ora di fare un passo verso la governance dell’intero processo, non solo gestendo i singoli sotto-processi come ora spesso avviene. Ciò significa che dal momento in cui un’azienda decide di trasformare il proprio processo in modalità digitale (com’è il caso della fatturazione elettronica, della gestione documentale interna o dei sistemi di archiviazione documentale a norma) i documenti ed i relativi dati e metadati non devono vivere l’uno separato dall’altro, ma devono essere in grado di parlarsi, di essere correlati, di fornire informazioni strutturate e collegate perché tutti i singoli dati costituiscono un valore utilizzabile ed esponenzialmente crescente in funzione del numero di relazioni che li lega. Per questo diviene necessario avere un presidio ed un controllo dell’intero processo digitale.
Se identifichiamo, per esempio, il processo della fatturazione elettronica, ricevere dai propri fornitori fatture già in un formato strutturato che possano in automatico entrare all’interno del sistema informativo, senza necessità di dover fare manualmente il «data entry», che costituirebbe un punto di rottura, si riuscirebbe a garantire che i dati trasferiti siano esattamente quelli corretti per poter gestire ed archiviare le fatture in azienda, terminando eventualmente con un processo legato alla Supply Chain Finance; un esempio di processo end-to-end nel quale è possibile ricavare valore sia per il creditore che per il debitore.
I benefici derivanti dalla gestione elettronica di tutti i documenti aziendali sono imprescindibili per semplificare la collaborazione e l’integrazione tra i diversi soggetti delle varie filiere (produttori, fornitori, operatori logistici, distributori e clienti finali) e costituiscono, di fatto, un’importante leva strategica di sviluppo e competitività per le aziende.
