Processi, documenti e firme digitali: i vantaggi raccontati dalle aziende

Aziende leader dei settori banking, utility, leasing e servizi per la mobilità stanno già raccogliendo i frutti delle soluzioni di Digital Transaction Management firmate Intesa e Docusign. I casi d’uso raccontati all’InTrust Day.

Ottimizzare i workflow, migliorare i processi approvativi, offrire una User Experience più semplice e al tempo stesso più qualificate. Ecco cosa riescono ad ottenere le aziende che hanno implementato soluzioni di Digital Transaction Management e firma elettronica con obiettivi di business chiari. La precisazione sulla consapevolezza dei risultati che si vogliono raggiungere è d’obbligo, in quanto, conditio sine qua non per mettere realmente a frutto le potenzialità offerte dalle piattaforme di ultima generazione. Ma non basta: serve anche un forte coinvolgimento degli utenti chiamati ad abbracciare le nuove procedure e soprattutto la sponsorship del Top Management. Digitalizzare i processi attraverso la dematerializzazione dei documenti è infatti, prima di ogni altra cosa, una sfida culturale.

Di questo e di molto altro si è parlato in occasione di InTrust Day 2019, l’evento di scena il 23 ottobre a Milano, grazie al quale una folta Business Community si è riunita per condividere esperienze e casi d’uso delle tecnologie digitali. Fra i diversi focus di approfondimento su soluzioni, normative e nuove tecnologie, sul palco di IBM Studios si è svolta un’interessante tavola rotonda in cui si sono alternati gli interventi di rappresentanti di aziende attive in settori con caratteristiche estremamente eterogenee, ma accomunati da un imperativo categorico di base: maggiore rapidità di processo non può in alcun modo significare minore qualità di processo.

Dematerializzare per diventare la prima Digital Energy Company: Sorgenia

“Noi per esempio avevamo un problema di gestione dei feedback nel rapporto con le agenzie sul territorio, e per questo abbiamo puntato sulla digitalizzazione, dando vita a un Business Case che si è ripagato in meno di un anno”, ha raccontato Matteo Viganò, Sales Development Manager di Sorgenia, società di distribuzione energetica. “Abbiamo poi sfruttato la piattaforma di Document Management per rendere più veloce il processo di firma dei contratti di attivazione. Il nostro motto è ‘Tutto il mondo, uno standard’, ma sappiamo bene che è difficilissimo proporre un unico standard per tutti i clienti, specialmente nel momento in cui continuano a uscire offerte studiate in funzione delle esigenze che cambiano. Con l’introduzione della nuova procedura, abbiamo fatto un passo in avanti rispetto alla nostra mission, che è essere la prima Digital Energy Company, eliminando lavori a basso valore aggiunto e migliorando la user experience per i collaboratori. La tecnologia è semplice da implementare e utilizzare, i problemi possono sorgere solo se non si ha chiaro l’obiettivo di business che si vuole perseguire. E c’è il rischio di non produrre i risultati sperati solo se non si punta a risolvere bisogni reali e concreti bisogni”, ha chiosato Viganò, precisando: “La difficoltà principale per noi? Gestire il Change Management. Specie quando si ha a che fare con le agenzie sul territorio, se non dimostri chiaramente qual è il vantaggio ottenibile e non combatti la tendenza a mantenere le vecchie abitudini, è facile incontrare una certa resistenza all’adozione dei nuovi sistemi”.

Firma digitale: quattro diverse applicazioni per Banco BPM

Massimiliano Lovati, Responsabile Consulenza Legale di Banco BPM, ha detto di avere un sogno nel cassetto: riuscire a proporre ai clienti del gruppo contratti di quattro pagine. “La strada è ancora lunga: per stilare ogni documento dobbiamo intercettare i dati corretti, fare valutazioni di impatto e gestire i vincoli della compliance. Decisamente più abbordabile è l’ambizione di non usare più carta nei processi interni. Per questo abbiamo già adottato la firma grafometrica e la firma digitale da remoto, che si stanno rivelando strategiche in quattro filoni principali. Il primo è quello della digitalizzazione dei progetti commerciali. C’è poi l’ambito legale, dove siamo in grado di dialogare con i nostri avvocati tramite Pec integrata. Il terzo filone è quello dell’analisi  dei dati, e parliamo quindi di soluzioni di AI. Infine, la digitalizzazione dei processi ci aiuta anche rispetto al tema più importante, quello culturale. In un’azienda di 20 mila persone se non agisci sulla coscienza di ciascun individuo diventa impossibile fare qualunque cosa”.

Sì all’automazione dei processi, ma la persona deve rimanere al centro: Bloomfleet

Bloomfleet, società che ha creato una soluzione per l’integrazione del servizio business di Telepass – dedicato quindi alle flotte aziendali – con i software gestionali, punta invece all’automazione spinta dei processi dei propri clienti. Edoardo Iegri, Responsabile Operations & Co-Founder del gruppo, ha spiegato che grazie al tipo di proposizione, la giovane realtà di Bloomfleet è entrata da subito in contatto con grandi aziende, “rispetto alle quali abbiamo identificato due problemi. Il primo è la mancanza di contestualizzazione: un processo automatizzato non si rende conto dell’ambiente circostante. In secondo luogo, spesso la tecnologia risulta più avanti delle capacità individuali, mentre oggi nel business l’intelligenza della persona è più importante di quella artificiale. Il nostro compito è quindi riuscire a trovare un equilibrio in questo scenario”.

Intuitiva, semplice, utilizzabile: la nuova User Experience di BCC Lease

Infine, Ugo Mauro, Responsabile Organizzazione e controllo dell’intermediario finanziario BCC Lease, ha sottolineato come la soluzione di firma digitale per la modulistica contrattuale sviluppata sulla tecnologia di Intesa si sia rivelata essenziale per “offrire una User Experience adeguata alle aspettative di tutti coloro che presiedono alla catena del valore, a partire dai fornitori. Che cosa intendo per adeguata? Imperniata su soluzioni intuitive, semplici, utilizzabili”.

Grazie alle preziose testimonianze di chi sta affrontando la trasformazione digitale da protagonista, InTrust Day ha offerto l’opportunità di condividere le metodologie di lavoro e le best practice più efficaci per il passaggio ad una gestione completamente digitale e sicura di accordi, documenti e processi di business.