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12.11.2021
| Tempo di lettura: 4 min

Come conservare i dati particolari rispettando la GDPR

Guida alla conservazione digitale dei “dati sensibili” nel rispetto della GDPR

La GDPR ha ridato il controllo dei propri dati personali ai cittadini. Un’attenzione in più dev’essere data alla conservazione dei “dati particolari”, ossia i dati che la normativa precedente definiva “dati sensibili”.

In questo articolo scoprirai:

Cosa sono i dati particolari secondo la GDPR

I cosiddetti “dati particolari” comprendono tutti i dati personali che la normativa precedente definiva “dati sensibili”: all’articolo 9 del GDPR, infatti, si delinea il “Trattamento di categorie particolari di dati personali”, ovvero tutti i dati che escono dal contesto standard dei dati anagrafici.

Non c’è quindi alcuna differenza tra “dati particolari” e “dati sensibili”: si tratta di un semplice cambio di terminologia tra la GDPR e la normativa precedente.

Quali sono considerati dati particolari

In sostanza, tra la vecchia normativa e la GDPR, nonostante la diversa terminologia, non cambiano i dati che rientrano nella categoria di “dati particolari”.
Vengono dunque considerati dati particolari:

  • dati che rivelano l’origine razziale o etnica
  • opinioni politiche
  • convinzioni religiose o filosofiche
  • l’appartenenza sindacale
  • dati genetici e dati biometrici intesi a identificare in modo univoco una persona fisica
  • dati relativi alla salute
  • dati relativi alla vita sessuale o all’orientamento sessuale della persona
  • dati di natura giudiziaria

Anche i dati di natura giudiziaria, dunque, sono considerati dati particolari.

La conservazione dei dati particolari

Partendo dal presupposto che ogni tipologia di azienda può trovarsi a dover trattare dati particolari, a seconda del loro utilizzo e della loro funzionalità, i dati particolari devono essere preservati secondo misure di sicurezza più stringenti.

Dal punto di vista tecnologico, saranno dunque necessarie componenti di crittografia più avanzate, politiche di controllo degli accessi con utenze molto ristrette e permessi immodificabili, verifica dell’identità dell’utente ad ogni accesso, e assicurazione della illeggibilità dei dati nel caso ne venga richiesta la distruzione.

Conservazione a norma

La conservazione dei dati sensibili cartacei

La GDPR non dà indicazioni differenti per i documenti digitali o i documenti cartacei. In questo caso è possibile tentare di riprodurre le misure di sicurezza digitali, creando stanze di archivio accessibili solo a un numero limitato di persone e procedure per le richieste di accesso.

La conservazione cartacea di dati sensibili, tuttavia, è altamente sconsigliata: se, infatti, alcune misure di sicurezza possono essere riprodotte, non vi è dubbio che la gestione della data retention ne venga irrimediabilmente complicata, aumentando le tempistiche di ricerca ed eliminazione alla fine del periodo di conservazione.

Ricordiamo inoltre che è comunque sempre possibile, al fine della conservazione digitale, scansionare i documenti cartacei in copie conformi e certificate.

Scopri il servizio di conservazione a norma di Intesa oppure contattaci.

Vuoi saperne di più?
Come conservare i dati particolari o sensibili?

Secondo la GDPR, i dati particolari devono essere preservati secondo misure di sicurezza più stringenti: sono necessarie politiche di controllo degli accessi e l’assicurazione della illeggibilità dei dati nel caso ne venga richiesta la distruzione.

Come conservare digitalmente i dati particolari o sensibili?

Per la conservazione dei dati particolari in formato digitale è possibile utilizzare componenti di crittografia avanzata, utenze con permessi immodificabili e verifica dell’identità dell’utente ad ogni accesso.

Come conservare i dati particolari o sensibili in formato cartaceo?

La GDPR non dà indicazioni differenti per i documenti digitali o i documenti cartacei. La conservazione cartacea di dati sensibili, tuttavia, è altamente sconsigliata: è comunque sempre possibile, al fine della conservazione digitale, scansionare i documenti cartacei in copie conformi e certificate. Scopri il servizio di conservazione a norma di Intesa oppure contattaci.

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Intesa, a Kyndryl Company, da oltre 30 anni si occupa di servizi di digitalizzazione per il business, ed è un conservatore di documenti elettronici certificato dall’Agenzia per l’Italia Digitale. Ci occupiamo anche della conservazione digitale dei dati particolari rispettando la GDPR, e possiamo aiutarti a digitalizzare i documenti cartacei.

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